ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ: УКРАЇНСЬКИЙ ДОСВІД

Тези доповіді

Перехід до електронних засобів і технологій розпочався в тих сферах та сегментах суспільного життя, в яких швидкість і точність збору, обробки та передачі інформації є основними факторами успішної реалізації процесів базової діяльності. В результаті цих перетворень з’являються нові явища, такі, як документи на принципово нових носіях, що, в свою чергу, викликало появу поняття «електронний документ» (ЕД). Сферами застосування поняття ЕД є галузі людської діяльності, де реалізуються процеси створення, перетворення, зберігання, передачі інформації або здійснюються форми соціальної комунікації з використанням засобів електронно-обчислювальної техніки.
Питання трактування поняття ЕД в Україні однаково актуальне в юридичній, технічній та документознавчій галузях знань. Відповідні дефініції представлені у наукових працях О. А. Баранова, С. В. Дудченко, М. М. Дутова, Ю. С. Ковтанюка, С. Г. Кулешова, Н. М. Кушнаренко, Г. М. Швецової, М. Б. Проценко, П. М. Марченко, С. В. Собура, А. В. Чучковської.
Аналіз визначень поняття ЕД, закріплених в українських нормативно- правових актах, дає змогу стверджувати, що ЕД в них розглядається з позиції використання інформаційно-комунікаційних технологій для їх створення, передавання, зберігання та відтворення або візуалізації як необхідної форми сприйняття людиною їх змісту. Разом з тим ЕД визначається як різновид документа у традиційному трактуванні, що має необхідні реквізити, які підтверджують його цілісність та статус. При цьому ЕД відрізняється лише формою представлення інформації та необхідністю її візуалізації.
У наведених визначеннях поняття ЕД, які прийняті в інформатиці, чітко окреслено, що наявна програмна основа ЕД визначає формат, форму, тип носія та технічні характеристики апаратного забезпечення, необхідного для роботи з ЕД. Одиницею представлення ЕД в апаратно-програмному середовищі є комп’ютерний файл, з яким і здійснюються всі основні операції (копіювання, редагування, видалення). Проте, як показує досвід вивчення даного явища, ЕД може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігається в декількох різних файлах.
Ключовим аспектом у визначенні ЕД в юридичній галузі є обов’язковість закріплення на електронних носіях відомостей про конкретні життєві обставини або події та явища, які в подальшому виступатимуть передумовами правових відносин. ЕД, на думку юристів, повинен обов’язково візуалізуватися, оскільки більшість документів, що утворюються внаслідок певних дій в інформаційних системах, є автоматично згенерованими. Значна увага у визначеннях також приділяється наявності у ЕД реквізитів, в тому числі й аналогу власноручного підпису, які забезпечують ідентифікацію ЕД та його незмінність.
Визначення поняття ЕД в документознавстві відбувається з врахуванням дефініції традиційного документа. Розкриваються особливості основних складових поняття документ, таких, як інформаційна складова та форма і спосіб фіксації інформації в контексті використання електронно-обчислювальної техніки. Визначення ЕД базується на описуванні його відмінностей від паперового документа, зумовлених використанням певних технологій для фіксації, забезпечення збереження та передачі інформації. На нашу думку, використання змістової аналогії з поняттям традиційного документа значно спрощує процес ідентифікації ЕД та його правової сутності.
За цією методикою сформовано власну дефініцію поняття ЕД, що базується на визначенні Документа IV, значення якого використовується в бібліотечній, бібліографічній, науково-інформаційній діяльності та архівній справі. Електронний документ, за цією дефініцією, можна визначити як запис цифрової інформації. Цифрова інформація – це сукупність дискретних даних, зрозумілих лише апаратно-програмним засобам та недоступних для сприйняття людиною. Проте попри недоступність до людського сприйняття цифрова інформація є своєрідним джерелом даних для комп’ютерної техніки, що спонукає інформаційну систему до дій відтворення інформації у вигляді, доступному для сприйняття людиною. Тому запис цифрової інформації доцільно ототожнити з поняттям «файл», який електронно-обчислювальна техніка не тільки зчитує, а й починає відтворювати самостійно без участі користувача. Ключовою особливістю для виділення ЕД з усієї сукупності цифрових файлів є можливість їх візуалізації або аудіалізації для подальшого сприйняття людиною.
Отже, на нашу думку, електронний документ – це запис цифрової інформації, що трансформується в доступну для сприйняття людиною форму. Юридичний статус ЕД визначатиметься його цільовим призначенням і формою його візуалізації, яка повинна відповідати нормативно визначеним характеристикам відповідного виду документа та переліком відповідних реквізитів.