Основні організаційно-управлінські напрями науково-методичного забезпечення діяльності НБУВ

Тези доповіді

Основні організаційно-управлінські напрями науково-методичного забезпечення діяльності НБУВ

З огляду на масштаби та інтенсивність розвитку і поширення інформаційних технологій та зміщення зацікавленості користувача у послугах і продуктах бібліотеки, що спостерігається щонайменше в останнє десятиріччя, у НБУВ ще у 2005 році у відділі бібліотекознавства було порушене питання про ефективність діючої в Бібліотеці системи інформаційного обслуговування.
Результати проведеного у 2006 році дослідження, окрім інших речей, підтвердили невпинне зниження основних традиційних показників роботи Бібліотеки (відвідуваність бібліотеки і структурних підрозділів, видача документів), що почало фіксуватись з початку 2000-х років. Також у НБУВ уже понад 10 років проводились локальні дослідження, спрямовані на вивчення ефективності використання складових електронного каталогу та інших інформаційних ресурсів, розміщених на веб-сайті, читачами в читальних залах бібліотеки, їхньої інформаційної поведінки, інформаційно-пошукових пріоритетів, тематичного аналізу інформаційних запитів користувачів тощо, результати яких теж вказували на необхідність переформатування системи обслуговування Бібліотеки.
Це дало підстави стверджувати те, що система обслуговування, яка була розроблена в 1970-х роках і функціонувала в головному корпусі НБУВ з 1989-го року, у значній мірі вичерпала свої можливості і потенціал, і на даний момент її ефективність не відповідає вимогам сьогодення.
На початку 2007 року був підготовлений звіт за підсумками проведеного моніторингу, в якому містились статистичні та аналітичні дані, пояснення та обґрунтування отриманих результатів, зроблено висновки і запропоновано шляхи та напрями комплексних організаційно-структурних і функціональних змін системи інформаційного обслуговування НБУВ, а також, безперечно, непростих, проте, вимушених управлінських рішень.
Одним із недоліків було зазначено відсутність окремої відповідальної ланки, яка б займалася, зокрема, питаннями обслуговування читачів бібліотеки, робить цей напрям роботи незлагодженим, внаслідок чого постійно виникають неузгодженості управлінського, виконавського, технологічного, виробничого характеру.
Створення спеціального підрозділу з широкими повноваженнями, наприклад технологічного відділу, дозволило б вирішити низку нагальних питань, а вже у найближчій перспективі значно вдосконалити і підняти на якісно новий рівень такі складові системи обслуговування бібліотеки як аналіз, облік, управління, прогнозування, контроль, якість і ефективність обслуговування. Головне завдання технологічного відділу – створення єдиного методичного, організаційного, управлінського, аналітичного центру для усієї бібліотеки.
Загалом можна констатувати, що в структурі низки великих бібліотек України і Росії функціонують подібні відділи, їхня назва – технологічний відділ, відділ бібліотечних технологій, відділ наукової організації бібліотечних процесів тощо. Зміст роботи таких підрозділів є різним.
На початку 2011 року у НБУВ було створено Інститут науково-методичного забезпечення бібліотечно-інформаційної роботи, основними функціями якого є науково-методичне забезпечення діяльності усіх підрозділів Бібліотеки, координація науково-методичної роботи, планування, розроблення, аналіз і оцінка науково-методичної продукції Бібліотеки. Зокрема, з перших місяців свого функціонування Інститут визначив пріоритетні напрями своє діяльності і першочергові конкретні проекти, серед останніх яких можемо зазначити наступні:
- аналіз, оцінка і шляхи подальшого удосконалення системи організаційно-управлінської документації структурних підрозділів НБУВ (за результатами ознайомлення з документацією структурних підрозділів проаналізовано зібрану інформацію, здійснено типізацію організаційно-управлінської документації, подано загальну характеристику стану справ, а також пропозиції і шляхи удосконалення даного виду діяльності);
- вивчення умов праці та визначення виробничого навантаження співробітників у процесі оцифрування документів і підготовка рекомендацій з удосконалення і оптимізації роботи групи оцифрування у Відділі програмно-технологічного забезпечення комп’ютерних мереж (з використанням методів хронометражу, фотохронометражу, фотографії робочого дня та спостереження здійснено вибірковий аналіз за організацією технологічного процесу оцифрування документів; зібраний фактичний матеріал було узагальнено, проаналізовано, опрацьовано і здійснено розрахунки норм "виробництва" однієї оцифрованої сторінки у відповідності до конкретного технічного обладнання, фізичного стану і виду документа, що оцифровується, та продуктивного робочого часу на 8-годинний робочий день співробітника групи оцифрування);
- визначення оптимального режиму функціонування технології централізованого бібліотечного опрацювання документів у НБУВ з урахуванням комплексного впровадження САБ ІРБІС-64 у діяльність Бібліотеки та підготовка технологічної інструкції (проведено організаційно-виробничий і управлінський аналіз та компонування різних виробничих ділянок для найоптимальнішого функціонування даного технологічного процесу);
- дослідження функціональних змін у низці структурних підрозділів, діяльність яких значною мірою була змінена з впровадженням у їхню роботу САБ ІРБІС-64, та напрацювання нових норм праці на відповідні технологічні ділянки (проведено підготовчу науково-методичну та науково-організаційну роботу, підготовлено фахівців, визначено методику, організацію та черговість проведення нормативно-хронометричних замірів);
- переформатування, зміна структури представлення і наповнення Переліку платних послуг, що надаються "Національною бібліотекою України імені В. І. Вернадського", перегляд цінової політики і умов надання платних послуг читачам Бібліотеки (розроблено нову структуру, доопрацьовано формулювання та оновлено ціни в Переліку платних послуг);
- розроблення структури, конфігурації і принципів функціонування нового веб-сайту НБУВ на сучасній динамічній платформі, який був розроблений на основі типового проекту співробітниками Відділу програмно-технологічного забезпечення комп’ютерних мереж (розроблено багаторівневу структуру нового веб-сайту, запроваджено низку нових веб-сторінок, які розкривають усю багатогранність діяльності НБУВ, започатковано низку сучасних веб-сервісів, які допоможуть користувачу веб-сайту комфортніше працювати з великими масивами наукової інформації.
Реалізація запланованих заходів та ідей, серед яких управлінські посідають провідне місце, дозволить Бібліотеці перейти на якісно новий рівень свого розвитку. Також не викликає сумніву гостра потреба у комплексному впровадженні та ефективному і зручному, в першу чергу для користувачів Бібліотеки, функціонуванні системи послуг, у тому числі і платних, на основі як бібліотечно-інформаційних, аналітичних, прогностичних та експертних продуктів і послуг, так і з використанням усього спектру і досягнень інформаційної технології (з широкомасштабним використанням дистанційних інструментів), що передбачає створення кімнат, залів, секторів, відділів, основним завданням яких було б створення зручних сервісів та найсприятливіших умов для користувачів у задоволенні їхніх різноманітних інформаційних потреб.