Нормативні та науково-методичні засади діяльності архівних підрозділів установ НАН України

Тези доповіді

Діяльність архівних установ України, в т. ч. і Національної академії наук (НАН) України, регулюється комплексом законодавчих, нормативно-правових актів, державних і галузевих стандартів, методичних та інших документів у цій галузі.
До системи архівних установ України входять архіви та архівні підрозділи, що забезпечують формування Національного архівного фонду (НАФ), його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі. Вони можуть засновуватися державними органами, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Більшість з них, в рамках організаційної структури архівної системи України, входять до системи Державної архівної служби України (ДАСУ). Водночас весь комплекс робіт, зазначений вище і віднесений до компетенції архівних установ і насамперед державне зберігання документів НАФ, здійснюють також архівні установи, що не входять в систему ДАСУ, це – галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек. До таких установ входить і низка архівних підрозділів установ НАН України.
Головним і визначальним документом в організації роботи архівних установ України є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (прийнятий 24.12.1993 р., зі змінами, останні – 09.04.2015 р.), який унормовує єдині основи системи архівних установ в незалежній Україні та регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням НАФ, та інші основні питання архівної справи. Зокрема, місце в системі архівних установ України архівних підрозділів установ НАН України, як архівних підрозділів державних наукових установ, закріплене ст. 23 цього Закону, а ст. 30 визначає їх призначення як зберігачів документів НАФ та унормовує статус.
Водночас треба зазначити, що академічна архівна система складається з низки підрозділів, які мають різний статус і щодо утворення та зберігання документів Архівного фонду (АФ) НАН України як невід’ємної складової НАФ, і щодо виконання управлінських функцій у забезпеченні формування та обліку його документів. Ці аспекти зафіксовані в Положенні про АФ НАН України, затвердженому постановою Президії НАН України (від 05.12.2001 р. № 299) та схваленому центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства (на той час – Державний комітет архівів України). Умовно ці підрозділи академічної системи можна поділити на такі групи:
1. Головний архівний підрозділ в системі НАН України, що виконує функції науково-дослідного, науково-методичного та науково-організаційного центру з питань формування, зберігання, обліку й використання документів АФ НАН України – Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (ІА НБУВ). Він також наділений правом комплектування і постійного зберігання частини документів АФ НАН України.
2. Архівні підрозділи, рукописні відділи, музеї та музейні кімнати установ НАН України, яким надано право постійного зберігання документів АФ НАН України і які водночас підпорядковуються Інституту архівознавства НБУВ у науково-організаційних та науково-методичних питаннях щодо здійснення експертизи цінності, формування, обліку документів своїх фондів та подання цієї інформації для забезпечення централізованого обліку АФ НАН України. Серед них підрозділи таких установ: НБУВ, Інституту літератури ім. Т. Г. Шевченка, Інституту мистецтвознавства, фольклористики та етнології ім. М. Т. Рильського, Інституту археології, Львівської національної наукової бібліотеки ім. В. Стефаника та ін. Статус цих підрозділів щодо постійного зберігання документів НАФ, крім Положення про АФ НАН України, також закріплений у Списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до ІА НБУВ.
3. Архівні підрозділи установ НАН України, що включені до Списку юридичних осіб – джерел формування АФ НАН України, які передають документи до ІА НБУВ, схваленого Експерно-перевірною комісією (ЕПК) НАН України та затвердженого головним вченим секретарем НАН України (29.09.2011), і які зберігають документи НАФ тимчасово, до передачі на державне зберігання до ІА НБУВ. Проте з огляду на норму зазначеної вище ст. 23 Закону, з урахуванням відсутності в Академії приміщення загальноакадемічного архівосховища ось уже майже протягом 50-ти років (з моменту створення у 1968 р. ІА НБУВ – тоді Центральний науковий архів АН УРСР) на порядок денний найближчим часом може бути поставлене питання щодо надання цій категорії архівних підрозділів установ НАН України права постійного зберігання документів НАФ.
4. Архівні підрозділи установ НАН України, в діяльності яких не утворюються документи АФ НАН України і які перебувають у зоні комплектування ІА НБУВ. Вони включені до відповідного Списку юридичних осіб, схваленого ЕПК НАН України та затвердженого головним вченим секретарем НАН України (04.04.2013).
Для всіх категорій вищезазначених архівних підрозділів НАН України нормативно-правова і науково-методична база забезпечення діяльності включає: законодавчу базу; нормативно-правову базу вищих органів влади; постанови і розпорядження Президії НАН України; накази керівника установи; державні і галузеві стандарти; нормативні і інструктивно-методичні розробки ДАСУ, Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, ІА НБУВ; індивідуальні нормативні документи установи в галузі діловодства і архівної справи. Але виконання, дотримання і врахування у роботі вимог конкретних нормативних документів залежить від визначення статусу архівного підрозділу установи в архівній академічній системі, закріпленого у відповідному списку.
Також треба зазначити, що ІА НБУВ, з огляду на ст. 26 Закону, яка нормативно закріплює порядок створення галузевих державних архівів «для зберігання специфічних видів архівних документів, які потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей, що в них містяться», фактично виконує в системі НАН України функції такого галузевого державного архіву, тільки без статусу юридичної особи. Визнанням особливих функцій ІА НБУВ є також організація роботи на його базі ЕПК НАН України, яку традиційно очолює директор ІА НБУВ, із залученням до її складу провідних фахівців інституту.
Інститут архівознавства НБУВ протягом всього часу свого функціонування розробляє теоретичні та науково-практичні засади організації комплектування, наукового опису, зберігання та використання специфічних наукових архівних фондів, за результатами яких створює нормативні і науково-методичні документи з діловодства і архівної справи для архівної системи НАН України. Серед вже напрацьованого ІА комплексу таких документів, зокрема, є положення про: АФ НАН України, Експертно-перевірну комісію НАН України та експертні комісії установ НАН України, фонд особового походження видатного вченого, науковий архів установи, методичні рекомендації щодо складання описів, інструкція з діловодства та ін. Відповідні розробки ІА НБУВ, після затвердження постановами або розпорядженнями НАН України, головним ученим секретарем Академії, рішеннями ЕПК НАН України, стають обов’язковими для виконання установами НАН України і сприяють удосконаленню діяльності їхніх архівних підрозділів та формуванню архівних фондів.