ON-LINE ДІЛОВОДСТВО З ДОПОМОГОЮ САЙТУ УСТАНОВИ

Тези доповіді

УДК [930.25:004](477.41)
Бєлая О.М. – кандидат історичних наук, начальник відділу використання інформації документів Державного архіву Київської області

ON-LINE ДІЛОВОДСТВО З ДОПОМОГОЮ САЙТУ УСТАНОВИ

Діловодство кожної установи – це діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для подальшого використання у процесі реалізації їх функцій. Традиційні машинописні, рукописні та друковані документи на сучасний момент складають основу інформаційної сфери будь-якої установи України. Для прийому, реєстрації та доведення до виконавця документа в установі та (або) в її підрозділі існують паперові журнали.
В установах України останнім часом почали впроваджуватись системи електронного документообігу (далі – СЕД), які стали революційним кроком в діловодстві. Зокрема, в Державному архіві Київської області (далі – ДАКО) велась журнальна та карткова система реєстрації кореспонденції (письмових запитів; вхідної та вихідної кореспонденції), а з листопада 2013 р. сектором організаційно-аналітичної роботи та діловодного забезпечення ДАКО (далі – сектор діловодства) було розпочато експлуатацію на постійній основі СЕД «АСКОД». Проте, незважаючи на в цілому успішне використання СЕД на прикладі ДАКО, були виявлені і суттєві недоліки, властиві даному типу універсальних систем діловодства. Так, наприклад, встановлена на комп’ютері працівника сектору діловодства, СЕД забезпечувала діяльність даного структурного підрозділу державного архіву, проте не звільнила інші підрозділи від ведення ряду паперових журналів, зокрема, у відділі використання документів та інформаційних технологій (з вересня 2014 р. – відділу використання інформації документів, далі – відділ інформації). Крім того, виявилось, що через універсальність та орієнтацію такої СЕД на ведення загального документообігу, неможливо або надто складно та незручно задіяти її для обробки даних, які мають вузькоспецифічне призначення (наприклад, обліковувати кількість наданих кожним працівником відділу консультацій на різні теми, вести реєстрацію справ, виданих користувачам читальних залів, яких у відділі два, тощо). Елементом незручності був і наявний порядок використання даної СЕД, яка встановлена лише на одному комп’ютері та в одному місці, що пояснюється умовами експлуатації такого виду комерційного продукту (вартість ліцензії, яку повинен купувати ДАКО, залежить від кількості робочих місць, на яких має бути встановлена система).
Все це разом спонукало автора, взятись за розробку принципово іншого функціоналу для діловодства, де основними вимогами було б наступне: кожний напрямок діяльності (установи, структурного підрозділу) має забезпечувати окремий електронний журнал, який у повній мірі повинен враховувати його специфіку та містити відповідні поля для заповнення; кожен журналів – мати більш розширений і конкретніший перелік сервісних функцій, необхідність яких мотивована отриманим досвідом роботи з універсальною СЕД; електронні журнали не повинні бути програмою, яка встановлюється на комп’ютері, а мати ВЕБ-формат для доступу до них з будь якого комп’ютера через інтернет; даний функціонал має бути безкоштовним; дані, які внесені до електронних журналів, повинні бути надійно захищеними.
У 2013 р. було розпочато розробку моделей журналів, а до кінця року створені алгоритми були запрограмовані спеціалістами НТУУ «Київський політехнічний університет», відтестовані у відділі інформації, а з початку 2014 р., комплект електронних журналів, вже в якості повноцінного програмного забезпечення, став доступним для всіх архівних установ Київської області (через службові сторінки офіційних сайтів цих установ), та відділу інформації (через службову сторінку ініціативного сайту відділу), за допомогою відповідної кнопки – «Електронні журнали».
Система on-line діловодства – функціонал «Електронні журнали», підвищила ефективність контролю за термінами виконання запитів, обліком наданих консультацій, кількістю вхідної та вихідної кореспонденції, користувачів у читальних залах та виданих до читальних залів архіву справ і була впроваджена у 58 з 62 архівних установах Київської області та відділу інформації.
Функціонал «Електронні журнали» (повністю був впроваджений у відділі інформації) складається з 9-ти окремих тематичних електронних журналів, які мають спільну базу даних: «Журнал реєстрації письмових запитів», «Журнал реєстрації консультацій: на особиcтому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотньому зв'язку», «Журнал вхідної кореспонденції», «Журнал вихідної кореспонденції», «Журнал реєстрації користувачів у читальних залах архіву», 2-х журналів відвідування користувачами читальних залів державного архіву, розташованих у м. Києві (№ 1 – по вул. Мельникова, 38, кабінет 3 та № 2 –по вул. Солом`янська, 24) та 2-х журналів видавання справ користувачам читальних залів державного архіву. Вищезгадані журнали є інструментами, призначеними для узагальнення відомостей про кількість письмових запитів фізичних та юридичних осіб, консультацій громадянам України та іноземних держав, наданих за зверненнями, про спосіб їх надходження (на особистому прийомі, поштою, електронною поштою, тощо), їх види (соціально-правові: щодо розміру зарплати, підтвердження стажу роботи, тощо; біографічні; фактографічні; тематичні; майнові; генеалогічні), кількість позитивних, негативних відповідей, відповідей з рекомендаціями, надісланих інформацій, договорів, рахунків на оплату послуг державного архіву, зокрема, виконаних для громадян України та іноземців по кожному виконавцю; узагальнення відомостей про кореспонденцію від установ та організацій, яка надходить до відділу інформації (архівної установи) до відома або на виконання, щодо ініціативних листів, іншої кореспонденції, яка виходить з відділу інформації (архівної установи) на виконання доручень або листів від установ та організацій; даних про користувачів у читальних залах архіву, виданих ним справ. Графи «№ за порядком» та «Дата реєстрації» заповнюються автоматично із наповненням любої іншої графи, визначеної кнопками меню конкретного журналу. Також автоматично збирається статистика про відомості, зазначені в меню електронних журналів. Дані щодо завантаженості читальних залів користувачами за будь-який період роботи залів з початку ведення журналів також можна переглядати з допомогою спеціального інструменту у графічному вигляді – у формі діаграм.
Підсумовуючи, потрібно зазначити, що більш ніж річний досвід експлуатації архівними установами Київської області та відділом інформації новоствореного комплекту електронних журналів підтвердив, що даний програмний продукт не тільки не поступається за своїми основними функціональними показниками класичним СЕД (які доступні на комерційній основі), але й має ряд істотних переваг: доступ до електронних журналів через службову сторінку сайтів відділу інформації (архівної установи) є безкоштовним (оплачується тільки хостінг); електронні журнали не «прив’язані» до конкретного комп’ютера, тому надають можливість здійснювати документоведення звідусіль, наприклад з ноутбуку, який має доступ до інтернету через Wi-Fi, мобільний телефон, або модем; доступ до електронних журналів захищений 8-ми значними логіном, паролем та персональним ключем кожного працівника, який має доступ до них; з допомогою спеціальних інструментів можна рахувати статистику щодо будь-яких відомостей, внесених до електронних журналів і, головне – це абсолютно нові функціонали, вони не мають стандартних шаблонів (назви будь-яких граф в електронних журналах можна змінювати), і взагалі, за необхідністю, можна самостійно створювати повністю нові електронні журнали, розробляючи для них оригінальні форми.