Принципи організації документів НАФ в архівах установ НАН України

Тези доповіді

В організаціях НАН України з двох загальноприйнятих принципів організації архівних документів  пертиненції та провенієнції – пануючим є провенієнцпринцип. Провенієнцпринцип  це принцип організації архівних документів, що потребує врахування генетичних зв’язків документів з фондоутворювачем, його ще називають принципом походження. Пертинетпринцип  це принцип об’єднання архівних документів у групи відповідно до предметних та інших логічно визначених ознак, застосовується лише в кількох установах НАН України, при архівуванні документальних колекцій, зібраних в процесі науково-дослідної роботи цих установ.
На практиці здійснення організації документів НАФ за фондовою системою, тобто фондування, полягає у визначенні чи уточненні фондової належності документів, утворенні архівних фондів, наданні їм назв та встановленні їхніх хронологічних меж, тобто сукупності процесів пофондової та внутрішньофондової систематизації документів.
Визначення фондової належності документів полягає у необхідності вивчення складу документів установи та визначенні належності їх до складу документації даної установи. Як відомо, для правильного визначення фондової належності документів та вилучення з їхнього числа документів, що належать іншим фондоутворювачам і є частиною інших архівних фондів, необхідно дотримуватися принципу історизму, який передбачає, що ретроспективна інформація виникла в конкретних історичних умовах і будь-яка штучно здійснена модернізація призведе до викривлення семантики документів. Саме тому перед початком роботи над визначенням фондової належності документів, особлива увага приділяється вивченню історії установи в той хронологічний проміжок часу, до якого відносяться дані документи, з врахуванням її юридичного статусу та підпорядкованості. Безперечно, важливу роль для уточнення складу документів відіграють знання про функції, напрями діяльності установи, її права і обов’язки, прописані у статуті чи положенні.
Окрема увага приділяється реорганізаційним змінам установи та її структурних підрозділів. Звичайно більш пильна увага при фондуванні приділяється комплексній реорганізації, оскільки вона може призвести до закриття архівного фонду. Якщо створена в ході реорганізації нова установа починає виконувати інші функції ніж її попередник, то з’являється підстава для створення нового архівного фонду, навіть за умови збереження назви. Однак коли організація зазнає часткових змін у напрямах наукових досліджень, які призводять до зміни назви чи реорганізація полягає в зміні підпорядкування то архівний фонд установи продовжується. Не є підставою для створення нового архівного фонду і зміна територіального розташування організації фондоутворювача.
Для правильного визначення фондової належності документів важливим є знання функцій організації та як ці функції документуються. З цією метою насамперед вивчається номенклатура справ та правила віднесення документів до діловодних справ, чинні на момент їх створення, реквізити документів, якщо недостатньо, то інформаційний зміст.
До архівного фонду відносяться документи створені установою, в тому числі, копії листів надісланих до інших організацій, як їх ще називають (відпуски). Авторство установи відображається в реквізитах документа. Передусім це назва організації розміщена у відповідному реквізиті. Реквізити «підпис», «гриф затвердження», «резолюція», «віза», «заголовок», «реєстраційний номер» дають можливість визначити, що документи відносяться до внутрішніх документів конкретної установи, тих, які покликані регулювати діяльність всередині установи. У випадках, коли вищезазначені реквізити документів оформлені з помилками, потрібно проаналізувати текст, і, виходячи зі знань про функції, статус та структуру установи, визначити належність документів до її архівного фонду.
Вхідні документи відносяться до архівного фонду установи, якій вони адресовані. В реквізиті «адресат» такого документа будуть прописані назва установи, якій він був направлений, чи прізвища й імена когось з її керівників або керівників наукових напрямів. У деяких академічних інститутів збереглися індивідуальні кореспондентські індекси, призначені в межах академії, тому в окремих випадках номери реєстраційний вхідних документів можуть бути використані для підтвердження адресата. Як додаткові елементи, що підтверджують адресата, можуть також використовуватися реквізити «заголовок» і «текст документа», але лише в тих випадках, коли в них безпосередньо йдеться про те, кому адресований даний документ.
Всередині архівного фонду установи НАН України документи НАФ систематизуються з врахуванням специфічних функцій академічних установ та загальноприйнятої класифікації службових документів. Як правило, документи розподіляються на дві групи: управлінські з науково-організаційними та науково-технічні документи. Всередині цих груп документи систематизуються за структурним, номінальним або функціональним принципом в хронологічному порядку.
Назва архівного фонду установи НАН України відповідає її юридичній назві. Таким чином, назва архівного фонду, який продовжується, може кілька разів змінюватися.
У методичних рекомендаціях Укрдежархіву та УНДІАСД із фондування документів НАФ, зазначається, що межі архівного фонду, як правило, визначаються крайніми датами існування фондоутворювача і для архівних фондів офіційного походження за основу рекомендується брати офіційні дати утворення та ліквідації установи. Однак в архівний системі НАН України за основу при визначенні хронологічних меж фонду беруться крайні дати документів фонду, які не завжди співпадають з датами створення чи ліквідації організації. Така ситуація зумовлена відсутністю у вітчизняній історіографії загальноприйнятої методики визначення дати створення і дати ліквідації організації, особливо державної форми власності, оскільки нерідко вищезеначені процеси, задекларовані в офіційних розпорядчих документах керівних органів, на практиці могли втілюватися в значно пізніший хронологічний проміжок часу, або взагалі етапами, тому фактично створена організація з політичних, економічних чи інших причин могла тривалий час існувати лише на папері.