ВПРОВАДЖЕННЯ КОНТРОЛІНГУ В УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ БІБЛІОТЕК.

Тези доповіді

Ніколаєнко Н.М.

ВПРОВАДЖЕННЯ КОНТРОЛІНГУ В УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ БІБЛІОТЕК.

На етапі поліпшення бібліотечної діяльності та виходу на інформаційно-аналітичний рівень соціальних комунікацій традиційні методи управління потребують інноваційних підходів. Тому природно, що бібліотеки, які функціонують в умовах інформаційного ринку, мають переглянути свої підходи до організації виробничих та управлінських процесів з метою їх удосконалення та, в разі необхідності, впровадити елементи системи управління процесом досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.
Одним із шляхів ефективного функціонування бібліотек може бути запровадження концептуальної бази контролінгу, в основу якої покладено вирішення завдань стосовно координації управлінської діяльності з метою досягнення цілей бібліотеки; інформаційної та консультаційної підтримки щодо прийняття ефективних управлінських рішень; створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи управління бібліотекою; забезпечення раціональності управлінського процесу; впровадження систем планування, контролю й аналізу діяльності; забезпечення мотивації персоналу в підвищенні ефективності і якості роботи бібліотеки.
Той, хто вперше чує слово «контролінг», звичайно ототожнює його з поняттям контролю. Однак ці поняття відмінні. Контролінґ (англ. Controlling) — міжфункціональний напрям управлінської діяльності, який завдяки цілеспрямованим збору, обробці та альтернативному інтерпретуванню отриманої інформації допомагає у процесі прийняття управлінських рішень, головною метою котрих є досягнення оптимальної узгодженості рівня розвитку та прибутковості підприємства.[1] Контроль — одна з основних функцій системи управління. Контроль здійснюється на снові спостереження за поведінкою керованої системи з метою забезпечення оптимального її функціювання (вимірювання досягнутих результатів і співвіднесення їх із очікуваними результатами). На основі даних контролю здійснюється адаптація системи, тобто прийняття оптимальних управлінських рішень.[2]
Контролінг є складовою системи управління, що забезпечує ефективну реалізацію основних функцій управління. Загальними, характерними для всіх напрямків управління є функції організації, планування, прогнозування, регулювання, контролю і мотивації.
Стосовно бібліотечно-інформаційної діяльності контролінг  це процес ефективного управління бібліотекою для забезпечення її ефективного, якісного функціонування. Цей процес може чітко визначати цілі бібліотеки, принципи управління, способи їхньої реалізації. Процес контролінгу спрямований на усунення «вузьких місць» у роботі бібліотеки, орієнтацію на майбутнє, на досягнення конкретних результатів роботи бібліотеки відповідно до її цілей і перспективних завдань. Застосування процесу контролінгу в бібліотеці дає можливість не тільки виявити відхилення від прийнятих і затверджених правил, процедур, законоположень, але й дати оцінку причин цих відхилень, конкретизувати їх за ступенем участі в них посадових осіб, структурних підрозділів діяльність яких перевіряється.
Процес впровадження контролінгу в бібліотеках може відбуватися в три етапи: на першому етапі (підготовчий) необхідно вивчити поточний стан бібліотеки, провести експрес-діагностику роботи відділів та усунути недоліки, виявлені під час експрес-діагностики; на другому (організація служби контролінгу)  необхідно провести зміни в організаційній структурі бібліотеки зі зміною системи документообігу, надати оперативний доступ всім до інформації про результати діяльності всіх структурних підрозділів бібліотеки, уникнути дублювання роботи між підрозділами, підпорядкувати службу керівництву бібліотеки, система інформаційних потоків контролінгу повинна органічно вплітатися в загальну систему інформаційних потоків бібліотеки; на третьому етапі (автоматизації)  обов’язкова автоматизація інформаційної служби контролінгу.[3]
Таким чином контролінг забезпечує поєднання воєдино традиційно ізольованих один від одного аспектів управління бібліотекою з урахуванням їх взаємозв’язків. Порушується класичний принцип лінійності в управлінні.
Отже, сутність контролінгу як процесу в управлінні складається в представленні методів перспективного планування діяльності бібліотекою (визначення цілей), оцінки поточного стану бібліотеки (аналізу ситуації), вироблення цільового (коригувального) управлінського впливу в якості ефективної методичної системи управління.
Аналіз змісту управління дозволяє звернути увагу керівників бібліотек на те, що їхнім завданням є не тільки прийняття рішень, а й послідовне виконання всього комплексу робіт з управління. Сьогодні багато поточних проблем, які виникають в бібліотеках уже не можуть бути ефективно вирішені за допомогою традиційного управління. Їхнє вирішення залежить від якісно нового підходу до управління.
Тому використання контролінгу в управлінні бібліотекою розглядається як один з провідних напрямів наукового управління. Актуальним на часі є реформування організаційної структури управління бібліотекою, яка б передбачала створення служби контролінгу і базувалася на системі планових показників роботи всіх структурних підрозділів бібліотеки з використанням принципів та методів контролінгу. Розробка чіткої ієрархії цілей у процесі контролінгу створить необхідні передумови для удосконалення якості управління бібліотекою з відповідною зміною прав і функцій структурних підрозділів. А найважливішою функцією сучасного бібліотечного менеджера у процесі контролінгу є здатність не лише професійно вирішувати назрілі проблеми, скільки уміння попереджати виникнення проблемних ситуацій.
Таким чином вирішення зазначених вище завдань за рахунок потенційних можливостей контролінгу забезпечить позитивну динаміку розвитку бібліотек.
Список літератури
1. Контролінг [Електроний ресурс] // Вікіпедія: Вільна енциклопедія – Режим доступу: http://ru.wikipedia.org/wiki/ Контролінг. – Заголовок з екрану.
2. Контроль [Електроний ресурс] // Вікіпедія: Вільна енциклопедія – Режим доступу: http://uk.wikipedia.org/wiki/ Контроль. – Заголовок з екрану.
3. Лала О.М. Оцінка якості системи управління підприємством: Монографія. – Полтава: РВВ ПУСКУ, 2008. – 165 с.