Роль австралійських архівістів у розробці стандарту метаданих електронного документообігу (RKMS, Recordkeeping Metadata Standard)

Тези доповіді

Важливим напрямом розвитку архівного описування документів в Австралії стала розробка системи метаданих для архівного зберігання документів в електронному середовищі. Саме австралійські спеціалісти були в авангарді створення нових підходів до управління архівними електронними документами як у себе на батьківщині, так і на міжнародному рівні. Шістнадцять керівних принципів, запропанованих австралійським дослідником Адріаном Каннінгемом (Adrian Cunningham), були впроваджені в процесі розробки стандарту МРА з управління документами в електронному середовищі:
1. Управління документами має забезпечувати їхню достовірність, надійність, цілісність і зручність використання.
2. Документи мають бути пов'язані з їхнім діловим контекстом за допомогою метаданих.
3. Електронні документи потребують активного управління та підтримки як доказу ділової активності.
4. Документи мають зберігатися та бути доступними для авторизованих користувачів так довго, як буде потрібно.
5. Документи мають бути розташовані в керованому, систематизованому і достовірному порядку.
6. Система реєстрації та управління документами має базуватися на стандартизованих метаданих як на активній, динамічній і невід'ємній частині процесу обліку.
7. Система підтримки електронних документів має бути сумісною з різними платформами.
8. Система має спиратися, наскільки це можливо, на відкриті стандарти і технологічну інтероперабельність.
9. Система повинна мати потенціал для імпорту та експорту метаданих з використанням відкритих форматів.
10. Облік засобами системи має бути надійним.
11. Необхідний набір метаданих має генеруватися системою.
12. Система має підтримувати облік документів як органічну частину діловодства.
13. Програмне забезпечення електронного документообігу має бути повністю масштабованим: від низького рівня до використання в промислових масштабах.
14. Система має бути простою для користувачів для створення/запису документів, що відображають ділову активність.
15. Добре програмне забезпечення є лише одним компонентом успішного управління електронними документами в організаціях.
16. Інші компоненти мають включати: управління проектами в політичних структурах, аналіз бізнес-процесів, управління ризиками тощо.
На міжнародному семінарі з питань обліку метаданих, який відбувся в Нідерландах в червні 2000 р. (International Workshop on Recordkeeping Metadata held in the Netherlands in June 2000), було дано визначення системи метаданих обліку: структурована або напівструктурована інформація, що надає можливість організації управління та використання електронних документів протягом часу і на різних платформах.
Використання метаданих дає змогу визначати достовірність документів і фіксувати інформацію про людей, процеси і системи, що створюють, керують і використовують їх. Тобто результатом є унікальна ідентифікація документів; аутентифікація документів; реєстація та збереження змісту, контексту і структури документів з плином часу; адміністрування умов доступу та видалення документів; відстеження історії використання та обліку процесів; сприяння сумісності; обмеження несанкціонованого використання.
Найголовніша функція метаданих – це сприяння користувачам системи в процесах пошуку і відновлення змісту документів.
Поява електронних систем дає можливість створювати метадані/описи вже в процесі введення документів у систему, які можуть бути повторно використані для архівних цілей управління. Ці міркування стали основою для розробки вимог до взаємопов'язаних стандартів метаданих ділового обліку та архівного опису, започаткованих дослідницькою групою під керівництвом Девід Бірман і Річарда Кокса в Університеті Піттсбурга (США), а саме «Функціональних вимог до описів в електронному діловодстві» («Functional Requirements for Evidence in Electronic Recordkeeping»).
Для вирішення окресленого кола проблем австралійськими дослідниками з Університету Монаша та Національним архівом Австралії було розроблено Recordkeeping Metadata Schema (RKMS) (Стандарт метаданих для діловодства). Для того, щоб полегшити доступ до поточних документів через World Wide Web, стандарт Національного архіву також може використовуватися, але він значно розширює метадані стандарту Дублінського Ядра (Dublin Core) для відкритих онлайнових ресурсів. Отже, головний акцент ініціативи з розробки метаданих обліку припадає на інтеграцію систем для генерування та управління метаданими з метою повторного використання їх в автоматизованому режимі. У даному випадку, мета полягала в досягненні «самореєстрованих» («self-documenting») документів завдяки ретельній розробці та впровадженню системи метаданих документообігу.
В основі побудови RKMS лежить схема, що включає базовий набір з 18 елементів метаданих (12 утворюють ядро, обов'язковий набір) і 65 субелементів. Для кожного елемента і субелемента стандарт встановлює індикатори обов'язковості, умов використання, дозволених значень, рекомендованих схем тощо. Елементи можна розділити на 6 категорій (рівнів), що відображають їхню роль в автентифікації і довгостроковому управлінні документами: реєстраційні, терміни та умови, структурні, контекстні, змістовні, а також історія використання.
За допомогою стандарту можна описати п’ять об’єктів, зокрема: Документ (Record); Агент (Agent); Діяльність (Business); Повноваження (Mandate); Взаємовідносини (Relationship).
Australian Records Management Standard (AS-4390) (Австралійський стандарт управління документами) став основою для International Records Management Standard (ISO-15489) (Міжнародний стандарт управління документами). Практика австралійських федеральних і державних архівних органів у галузі управління та обліку документами була використана Міжнародною радою архівів для вироблення стандартів з управління документами в електронному середовищі.