ОНЛАЙН-СЕМІНАР ЯК АЛЬТЕРНАТИВНА ФОРМА РОБОТИ АРХІВУ З ЮРИДИЧНИМИ ОСОБАМИ – ДЖЕРЕЛАМИ КОМПЛЕКТУВАННЯ В УМОВАХ НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ

Тези доповіді

УДК 930.251:37.091.32]:342.77/78

Загорецька Олена Михайлівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-7730-3515,
кандидатка історичних наук, старша наукова співробітниця,
старша наукова співробітниця,
відділ архівознавства і документознавства,
Інститут архівознавства,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: zelena1976@gmail.com

ОНЛАЙН-СЕМІНАР ЯК АЛЬТЕРНАТИВНА ФОРМА РОБОТИ АРХІВУ
З ЮРИДИЧНИМИ ОСОБАМИ – ДЖЕРЕЛАМИ КОМПЛЕКТУВАННЯ
В УМОВАХ НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ

Розглянуто досвід проведення Інститутом архівознавства онлайн-семінару з питань впровадження Типової інструкції з діловодства в установах, організаціях та підприємствах НАН України. Окреслено переваги такого заходу, як альтернативна форма роботи архіву з юридичними особами – джерелами комплектування в умовах надзвичайних ситуацій.
Ключові слова: онлайн-семінар, нормативний документ, інструкція, діловодство, установа НАН України.

Ряд чинників негативного впливу на продуктивність і результативність діяльності юридичних осіб в Україні, зокрема установ НАН України, спричинені спочатку пандемією covid-19 і карантинними обмежувальними заходами, а наразі воєнними подіями і запровадженням воєнного стану в умовах російсько-української війни, відповідно вплинули на стан і процеси організації діловодства в зазначених установах. Частковий перехід на дистанційну роботу, скорочення оплачуваного робочого часу, тимчасовий виїзд деяких працівників діловодних служб закордон сприяли зниженню уваги як до поточних діловодних процесів, так і до подальшої роботи з документами, створеними у процесі управлінської, науково-організаційної та науково-технічної діяльності установ НАН України.
У зв’язку з цим у травні 2023 р. Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (далі – НБУВ), до функцій якого належить вивчення роботи і надання науково-методичної, консультаційної та практичної допомоги установам НАН України з питань документування їх діяльності, організації діловодства та архівної справи, а також проведення семінарів з питань впровадження нормативно-правових актів і нормативних документів з архівної справи і діловодства в установах НАН України, застосував дієву форму підвищення кваліфікації працівників служби діловодства – онлайн-семінар, що є найоптимальнішою в умовах надзвичайних ситуацій. При цьому слід зазначити, що до настання пандемії covid-19 протягом 2000–2020 рр. відділ архівознавства і документознавства організував і успішно провів безпосередньо в установах НАН України понад 70 наукових семінарів, спрямованих на підвищення кваліфікації співробітників діловодних служб і архівних підрозділів.
На запрошення взяти участь в онлайн-семінарі відгукнулися 195 представників від 107 наукових установ. Переважно це були вчені секретарі, помічники директорів, завідувачі канцелярій, а також співробітники кадрової служби й завідувачі науково-технічних архівів установ НАН України. Слід вказати, що невеликий відсоток від заявлених учасників (10 %) виявив бажання взяти участь в очному семінарі безпосередньо у приміщенні НБУВ, посилаючись на відсутність належного технічного і програмного забезпечення і/або доступу до швидкісного Інтернету.
Тема семінару була присвячена розробленню індивідуальної інструкції з діловодства установи НАН України (далі – інструкція) на підставі Типової інструкції з діловодства в установах, організаціях і підприємствах Національної академії наук України, затвердженої постановою Президії НАН України від 22.02.2023 № 98 (далі – Типова інструкція).
Онлайн-семінар проводився на безкоштовній програмній платформі для відеоконференцій, що надзвичайно проста у використанні, має зрозумілий інтерфейс, дозволяє легко і швидко приєднатися до відеозустрічі до 100 учасникам, забезпечує належну якість відеозв’язку та демонстрації екрану. Під час онлайн-семінару лекторка, крім усних роз’яснень положень Типової інструкції, демонструвала учасникам алгоритм підготовки проєкту інструкції, приклади оформлення реквізитів документів, зразки бланків різних установ, а також форми документів, наведені у додатках до Типової інструкції; при цьому звертала увагу на типові помилки в оформленні відповідних реквізитів і бланків та окреслювала шляхи їх виправлення.
До онлайн-семінару приєдналися співробітники наукових установ, розташованих у Білій Церкві, Дніпрі, Києві, Львові, Одесі, Полтаві, Сумах, Тростянці, Умані, Харкові та інших населених пунктах. Деякі з учасників семінару, які тимчасово вимушені працювати у дистанційному режимі, приєднувалися навіть із-за кордону (Німеччина, Польща).
Зазначимо, що найголовнішими перевагами онлайн-семінару є мобільність і безпечність. Приєднатися до відеозустрічі можна швидко і легко з будь-якого безпечного місця, навіть з укриття. Для цього необов’язково потрібен комп’ютер, адже сучасні телефони адаптовані під мобільні платформи, достатньо лише підключення до швидкісного Інтернету. Крім того, слід підкреслити й таку перевагу, як економія часу і коштів. Не потрібно втрачати час на те, щоб дістатися на семінар. Участь у ньому можна взяти, не залишаючи робоче місце і тим самим не порушуючи загальний робочий процес. Не потрібно витрачатися на проїзд, проживання і харчування (особливо це стосується іногородніх учасників).
За результатами проведеного заходу співробітники відділу архівознавства і документознавства та керівництво Інституту архівознавства НБУВ дійшли висновку, що в умовах надзвичайних ситуацій онлайн-семінар є альтернативною і достатньо ефективною формою роботи архіву з юридичними особами – джерелами комплектування, зокрема з питань підвищення кваліфікації співробітників діловодних служб і архівних підрозділів.

UDC 930.251:37.091.32]:342.77/78

Olena Zahoretska,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-7730-3515,
Candidate of Historical Sciences, Senior Research Officer,
Senior researcher,
Department of Archival Studies and Document Studies,
Institute of Archival Studies,
V. I. Vernadskyі National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: zelena1976@gmail.com

ONLINE SEMINAR AS AN ALTERNATIVE FORM OF ARCHIVE WORK WITH LEGAL ENTITIES – SOURCES OF ACQUISITION IN CONDITIONS OF EMERGENCY SITUATIONS

The experience of conducting an online seminar by the Institute of Archival Studies on the implementation of the Typical instruction on the records management in institutions, organizations and enterprises of the NAS of Ukraine was considered. The advantages of such an event as an alternative form of archive work with legal entities – sources of acquisition in emergency situations are outlined.
Keywords: online seminar, normative document, instruction, records management, institutions of the NAS of Ukraine.