Ініціативне документування – актуальний вид діяльності сучасних архівних установ

Тези доповіді

УДК 930.251
Дідух Людмила Валентинівна,
ORCID 0000-0002-6370-6866,
кандидат історичних наук,
завідувач відділу технологічного забезпечення архівної справи,
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
Київ, Україна
e-mail: d-lv@ukr.net

ІНІЦІАТИВНЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ –
АКТУАЛЬНИЙ ВИД ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНИХ АРХІВНИХ УСТАНОВ

Описано ініціативне документування резонансних подій сьогодення в країні як окремий вид діяльності архівних установ зі створення необхідних документів для забезпечення повноти комплектування архівних фондів.
Ключові слова: архівна справа, архівний документ, комплектування архіву, ініціативне документування, ініціативне комплектування.

Резонансні події сьогодення в Україні потребують від архівних установ істотного посилення їх інституційної спроможності забезпечити максимальну повноту комплектування архівних фондів, використовуючи прогностичну складову, інтегрувати в них багатовидове різноманіття архівних інформаційних ресурсів, які об’єктивно відображали б життя суспільства. Відповідно до Стратегії розвитку архівної справи на період до 2025 року з метою поповнення Національного архівного фонду новітніми за змістом і видами електронними інформаційними ресурсами і документами передбачається забезпечення державними архівними установами ініціативного документування резонансних подій у країні, а також розвинення ініціативного комплектування архівів шляхом залучення волонтерів, представників інститутів громадянського суспільства, широкого кола користувачів соціальних мереж до збирання документів.
Ініціативне документування – це створення архівною установою документів, що є історично цінними і підлягають зберіганню. Такий вид діяльності архіву в напрямі формування архівних фондів є перспективною і важливою складовою його роботи з комплектування як процедури систематичного поповнювання архіву різноплановими архівними документами відповідно до його профілю, зокрема створеними оперативно для відображення новітніх резонансних подій.
Наразі наявна галузева терміносистема розглядає поняття «документування» переважно як складову діловодства (за ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»: «документування управлінської інформації» є «створенням документів, змістом яких є управлінська інформація»), тлумачачи його як цілісну дію без членування на складові, що притаманно винятково документознавству.
Якщо ж ідеться про документування у контексті архівної справи, тобто окремий вид діяльності архівної установи зі створення документів, які фіксують, наприклад, значущі події, явища, процеси в країні, коли у документах інших фондоутворювачів це відображено недостатньо, тобто ініціативне документування подій, тоді цей вид діяльності може мати окремі етапи процесу створення архівного документа. Ініціативне документування проводять працівники архіву як виконання власних службових завдань чи спеціалісти, залучені архівною установою для цієї роботи за договором.
Ініціативне документування варто відрізняти від семантично спорідненого, але не тотожного поняття «ініціативне комплектування». Ці поняття хоча й тісно пов’язані, але відмінні за процесами та прикладними функціями архіву. Ініціативне комплектування – пошук, виявлення і збирання за ініціативою архівної установи окремих розпорошених документів особового походження або утворених у діяльності різноманітних юридичних осіб, які є цінні з історичної позиції та потребують зберігання.
Архівна справа за кордоном також передбачає наявність зазначених видів діяльності архіву. Наведемо кілька прикладів. Міжнародна рада архівів визначає ініціативне документування (Dictionary on Archival Terminology of the ICA / International Councilon Archives: англ. collection of information by an archives on a subject for which no archives exist) як один із способів фіксування усної та/або аудіовізуальної інформації про конкретні події, явища, факти на магнітних, плівкових та оптичних носіях, що здійснюється, як правило, за ініціативою архіву. Архівісти США і Канади у цьому контексті використовують термін «стратегія документування» (Dictionary of Archives Terminology / Society of American Archivists): англ. documentation strategy). Стратегія документування, як правило, укладається спільно утворювачами документів, архівами і користувачами. Ключовим елементом є аналіз теми, що підлягає документуванню; з’ясування, як ця тема задокументована в існуючих матеріалах, і виявлення інформації, якої бракує у таких документах; розроблення плану адекватного документування теми, включно зі створенням документів (за потреби). У німецькому архівознавстві існує поняття «додаткова документація» (Terminologie der Archivwissenschaft: нім. Ergänzungsdokumentation), що означає збагачення фондів архіву (архівних колекцій) документами, з якими можна ознайомитися на додаток до існуючих фондів, що належать до сфери відповідальності архіву. Також додаткова документація може створюватися для заповнення прогалин в архівному фонді.
Загалом робота з проведення ініціативного документування може включати такі примірні складові: вибір об’єкта документування; підготовка до проведення процедури документування (вибір методів, способів і засобів документування; підготовка необхідного технічного обладнання; складання плану, програми, сценарію, запитальника; погодження з експертно-перевірною комісією архіву (за потреби)); документування (проведення виробничо-технологічних операцій, запису, знімання тощо); оформлення результатів роботи (укладання необхідної супровідної документації; складання висновку спеціаліста (за потреби)); відбір документів на зберігання (експертиза їхньої цінності виконавцем документування (самоекспертиза)), підготовка опису документів та ін.
Ініціативне документування не замінює традиційного комплектування архіву документами, а, доповнюючи його, вирішує свої самостійні завдання: заповнення інформаційних прогалин у фондах документів через високу ймовірність неотримання повних комплексів документів про події чи явища сьогодення; формування тематичних колекцій про явища, особи, об’єкти, перебіг подій у межах відображення резонансних подій у країні; зміна ролі працівників архівів – від пасивних зберігачів до безпосередніх ініціаторів та створювачів архівних документів; удосконалення процедури оцінки та відбору документів для розширення можливостей потрапляння різних видів і форм документів до архівних колекцій; розширення можливості використання архівних документів тощо.
UDC 930.251
Liudmyla Didukh,
ORCID 0000-0002-6370-6866,
Candidate of Historical Sciences,
Head of the Department for Archival Affairs Technological Support,
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping,
Kyiv, Ukraine
e-mail: d-lv@ukr.net
THE PROACTIVE DOCUMENTATION IS A TOPICAL ACTIVITY OF THE MODERN ARCHIVAL INSTITUTIONS
The process of the collection of information by an archives on a subject for which no archives exist is outlined. The archives creat archival documents to collect information on high-profile events in the country to ensure the completeness of the archival fonds and collections.
Keywords: archival affairs, archival document, acquisition, proactive documentation, collection of information by an archives on a subject for which no archives exist, proactive acquisition.