Використання нормативної документації при виконанні технологічних процесів у Відділі наукової організації основного фонду Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського

Тези доповіді

Раціоналізація виробничих процесів, підвищення ефективності бібліотечної праці та забезпечення соціальної захищеності працівників інформаційної сфери можливі на основі застосування науково обґрунтованих норм праці.
У зв’язку з підвищенням загального рівня організації праці, зміною технологічних процесів та технічного оснащення бібліотеки необхідною умовою вдосконалення її діяльності є своєчасний перегляд норм, встановлення їхньої відповідність сучасному стану бібліотечної справи та фіксування досягнутого рівня продуктивності праці в нормативній документації. Вищезазначене потребує вирішення дослідницьких, методичних та організаційних питань нормування.
Аналіз публікацій та нормативної документації з досліджуваного питання довів необхідність оновлення діючих норм на основні процеси бібліотечно-інформаційної роботи в структурних підрозділах НБУВ, зокрема, у Відділі наукової організації основного фонду (ВНООФ).
Починаючи з 2005 р. у Відділі було розпочато впорядкування норм часу на оперативну роботу, оскільки застосовувалися норми праці, затверджені в Бібліотеці в 1982 році. З того часу змінилися композиційно-архітектурні умови (Бібліотека отримала нове приміщення), почалося впровадження в практичну діяльність автоматизованої бібліотечно-інформаційної системи, тому виникла необхідність в уточненні, розширенні, доповненні та уніфікації нормативної документації.
При розробці норм часу на основні технологічні процеси у Відділі було використано:
– документи з питань наукової організації праці;
– результати вивчення й аналізу нормативно-методичних документів НБУВ та інших бібліотечно-інформаційних установ;
– "фотографію" (самофотографію) робочого часу, дані хронометражних досліджень.
Норми розроблялися на технологічні процеси, які систематично виконуються у Відділі: з обліку, організації та зберігання бібліотечних фондів, виконання замовлень користувачів, а також планово-звітну та наукову роботу ВНООФ.
При нормуванні в структурних підрозділах Відділу було виявлено, що у нормативній документації відсутня значна кількість норм на виконання виробничих процесів і операцій, тому запропоновано перелік норм, яких не існувало у Відділі раніше, зокрема:
– приймання документів та їхній розподіл за шифрами зберігання на відповідні ділянки книгосховища;
– виконання читацьких замовлень із записом у реєстраційний документ;
– виявлення, фіксування та доопрацювання лакун документів;
– внесення відомостей до електронного каталогу та БД тощо.
Розроблені та рекомендовані для впровадження норми на бібліотечні та інформаційні процеси, згруповані за відповідними підрозділами, зафіксовано за такою формою: № п/п, назва процесу, одиниця виміру, норма часу на одиницю виміру, норма виробітку за одну годину, норма виробітку за день, примітки.
На основі опрацьованих та проаналізованих матеріалів було складено збірник “Норми на виконання основних технологічних процесів у Відділі наукової організації основного фонду”, затверджений на засіданні його методичної ради 5 квітня 2011 р. Структура збірника, зміст та формулювання розділів і підрозділів, їхня технологічна послідовність відповідають завданням і функціям підрозділів ВНООФ, з урахування технологічної практики, що склалася на окремих ділянках. У ньому також відобразився зв’язок між плануванням, обліком та звітністю в діяльності Відділу. На сьогодні збірник норм включає 75 назв процесів та операцій.
Безпосередньо впровадження норм часу передбачає аналіз існуючого рівня організації праці з метою визначення відповідності фактичних, організаційно-технічних умов, запропонованих у збірнику норм часу; фактичного навантаження на одного співробітника; складання рекомендацій по зміні технології у зв’язку із впровадженням засобів автоматизації; складання плану на основі встановлених норм часу; підведення підсумків використання бюджету робочого часу.
Впровадження норм в практику роботи Відділу виявилося відповідальним та складним заходом, який потребував відповідної учбово-виховної роботи серед співробітників структурних підрозділів та організації обліку використання їхнього робочого часу. З цією метою для кожного співробітника розроблено індивідуальні аркуші обліку. Щомісячний підрахунок витрат часу кожним співробітником Відділу надав можливість з’ясувати та розподілити їхнє навантаження.
Систематичний, достовірний облік робочого часу є однією з умов його ефективного використання. Від постановки цієї роботи залежить дисципліна й організованість співробітників.
Облік виконання норм проводиться як кожним окремим співробітником, так і по структурним підрозділам Відділу в цілому. Це дозволяє своєчасно визначити причини невиконання норм, виявити фактори, які забезпечують їхнє перевиконання.
Аналіз рівня виконання норм дозволяє визначити конкретні операції, які діють по застарілим та зниженим нормам та прийняти заходи щодо їхнього перегляду та уточнення.
Проведення щорічного аналізу використання запланованого бюджету робочого часу у Відділі, оперативний аналіз виконання норм за основними показниками роботи надають змогу виявити резерви робочого часу, які перерозподілено з метою здійснення першочергових завдань.
Усі випадки невиконання норм повинні аналізуватися з тим, щоб визначити їхні причини (порушення дисципліни, низький рівень кваліфікації, відсутність навичок виконання конкретної роботи тощо) та забезпечити виконання норм всіми співробітниками структурних підрозділів Відділу.
Згідно з результатам аналізу можна зробити висновок про роботу Відділу в цілому, регулювати розстановку персонала, оперативно контролювати виконання робочого плану. Періодично, за необхідності, результати роботи з нормування повинні обговорюватися на виробничих нарадах колективу.
Складання річних та оперативних планів грунтується на реальних можливостях Відділу. А річні звіти є важливішими документами, в яких підводяться підсумки виконання квартальних та річних планів за повним обсягом робіт та бюджетом робочого часу. Вони є завершальним етапом обліку, контролю та звітності в роботі ВНООФ.
З метою спрощення планування та звітності, скорочення трудовитрат на складання планів та звітів і досягнення порівняльної наочності між показниками планів та їх виконанням у Відділі використовується єдина форма планово-звітної документації. Автоматизація різноманітних завдань статистичного обліку та аналізу, хоча й не дає безпосередньої економії людських ресурсів, однак, дозволяє динамічно контролювати технологічні процеси, надає керівництву структурними підрозділами інформацію, необхідну для прийняття науково обґрунтованих управлінських рішень.
Суттєвого підвищення продуктивності праці бібліотечних працівників можливо досягти за рахунок впровадження автоматизації в інформаційні та технологічні процеси, що дозволяє по-новому організувати бібліотечну роботу. Окремі технологічні процеси у Відділі здійснюються із використанням АБІС ІРБІС-64, такі як: приймання нових надходжень документів із реєстрацією супровідних актів на них, фіксування відомостей про направлення документів до структурних підрозділів Бібліотеки, зміна попереднього направлення документів, призначених для тимчасового використання в відділах-фондоутримувачах, наповнення електронної БД документів, що вийшли друком у 1970 – 1980-х рр. ХХ ст., внесення до БД відмов відомостей про відсутні в фонді основного зберігання видання.
Разом із тим, у Відділі широко використовуються традиційні методи роботи, зокрема, виконання та транспортування читацьких замовлень і документів. Найраціональнішим вирішенням цього питанням є вдосконалення технологічних процесів шляхом упровадження новітніх інформаційних технологій, що дозволить підвищити ефективність праці бібліотечних працівників, покращить якість обслуговування користувачів.
На нашу думку, за сучасних організаційно-технічних умов праці повинна приділятися увага оновленню форм існуючої нормативної документації, уточненню функціональних обов’язків співробітників, ліквідації дублювання в роботі, відповідній координаційній роботі, підвищенню кваліфікації окремих категорій працівників шляхом індивідуальних консультацій, проведенню занять із питань наукової організації праці.