Забезпечення інтелектуального доступу до архівних фондів наукових установ НАН України в умовах електронного інформаційного середовища

Тези доповіді

Зберігання і використання інформаційних ресурсів архівних фондів установ забезпечують науково-технічні архіви або архівні підрозділи близько 180 науково-дослідних установ академії наук розташованих в різних регіонах України. За таких умов значно ускладнюється забезпечення фізичного доступу до архівних документів, і посилюється роль засобів, що забезпечують інтелектуальний доступ до інформації архівних документів. Провідну роль в забезпеченні інтелектуального доступу до архівних документів виконує довідковий апарат архівів, який становить собою, створений на єдиній науково-методичній основі, комплекс взаємопов’язаних архівних довідників, призначених для розкривання складу і змісту архівних документів та їх пошуку. Відповідно рівень забезпечення інформаційних потреб користувачів напряму залежить від якості довідкового апарату, тому актуальності набуває всебічне дослідження процесів формування та функціонування довідкового апарату до архівних фондів науково-дослідних установ.
Облік і зберігання документів Архівного фонду НАН України організовується за фондами, колекціями, одиницями зберігання (справами) та окремими документами. Головною умовою забезпечення установ, організацій, дослідників і рядових громадян повноцінною ретроспективною інформацією, є існування довідкового апарату до документів Архівного фонду НАН України.
Склад довідкового апарату архіву установи НАН України визначається складом і змістом документів, характером і завданнями пошуку та інтенсивністю використання документів.
Склад довідкового апарату рукописних відділів з постійним строком зберігання в силу особливостей, що виникли в процесі історичного розвитку відрізняється від загальноприйнятого в державних архівах. В переважній більшості це: алфавітні, хронологічні, систематичні, жанрові, іменні, географічні каталоги, інвентарні книги, картотека, покажчики по окремих фондах, останнім часом на зміну інвентарним книгам приходять архівні описи. Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського; Інститут літератури ім. Т.Г. Шевченка; Інституту мистецтвознавства, фольклористики та етнології ім. М.Т. Рильського розробили путівники по особових фондах, що зберігаються у їхніх наукових архівах.
Основним елементом довідкового апарату в установах НАН України є опис архівних документів. Опис – це архівний довідник, призначений для розкриття змісту справ та закріплення систематизації документів у межах архівного фонду, їх обліку та забезпезпечення пошуку справ. Основні принципи формування описів викладені в розроблених спеціалістами ІА НБУВ методичних рекомендаціях – «Методичні рекомендації щодо складання описів на документацію Архівного фонду НАН України в установах НАН України».
Тривалий час єдиним джерелом інформації про склад архівних фондів установ НАН України слугували описи, історичні довідки до фондів, частково картотеки до документів та поодинокі публікації. У 2007 р. за результатами вивчення і аналізу описів та історичних довідок до документів архівних фондів установ до друку підготовлене видання «Архівні фонди установ Національної академії наук України. Путівник».
Підготовка архівного опису в електронному форматі здійснюється з допомогою текстових редакторів і систем управління базами даних. Текстові редактори обгрунтовано застосовувати для створення опису, його коригування, редагування. Текстові редактори дозволяють швидко вводити дані, перевіряти орфографію, роздрукувати чорновик опису для вичитування, і за необхідності підготувати текс для конвертування в базу даних. Для вводу можна використовувати будь-який редактор під Windows (MS Word), який дозволяє працювати з таблицями (як основними елементами форматування опису). Не рекомендується використовувати редактори під DOS, оскільки створені в них таблиці потребують в подальшому трудомісткої ручної обробки. При конвертуванні такої таблиці в формат баз даних кожну строчку таблиці доведеться правити вручну.
Системи управління базами даних (СУБД) можуть використовуватися і при початковому вводі даних і при оцифруванні уже готових описів (при конвертуванні електронних описів в текстовому форматі) для створення електронного довідкового апарату. При підготовці архівного опису в електронному форматі необхідно наперед передбачити її сумісність з програмним комплексом «архівний фонд». В базі даних «архівний опис» в обов’язковому порядку повинні бути обов’язкові поля, також за необхідності можуть створюватися додаткові. Впровадження автоматизованих архівних технологій диктує необхідність суворої регламентації описування, чіткого впорядкування елементів описування і їх уніфікації в межах архівного довідника.