Дослідження організації роботи з документами державних архівів України, що містять персональні дані

Тези доповіді

УДК 930.253:342.7](477)
Дідух Людмила Валентинівна,
ORCID 0000-0002-6370-6866,
кандидат історичних наук,
завідувач відділу технологічного забезпечення архівної справи,
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
Київ, Україна,
e-mail: d-lv@ukr.net
Залєток Наталія Валеріївна,
ORCID 0000-0002-5319-3876,
кандидат історичних наук,
завідувач відділу архівознавства,
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
Київ, Україна,
e-mail: nataliazaletok@gmail.com

ДОСЛІДЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ УКРАЇНИ, ЩО МІСТЯТЬ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ

Окреслено основні результати прикладного наукового дослідження питань використання та забезпечення доступу до документів державних архівів України, що містять персональні дані.
Ключові слова: персональні дані, архівний документ, доступ до інформації, державні архіви, науково-методичний супровід.

Чимала кількість документів, які зберігаються в державних архівах України, містить конфіденційні персональні дані про фізичних осіб, тому доступ до них має бути обмежений, якщо інше не передбачено законодавством. Під час розгляду запитів користувачів на доступ до архівних документів, що містять персональні дані, основною складністю є те, що в українському законодавстві ні право на отримання інформації, ні право на приватність не мають пріоритету одне над одним. Тому кожен такий запит в державних архівах розглядається індивідуально.
Надаючи доступ до документів, що містять персональні дані, архіви переважно стикаються з такими труднощами: з одного боку – брак спеціального галузевого законодавства і необхідність пошуку підстав для задоволення або відхилення запиту на таку інформацію в різних нормативно-правових актах, з іншого – нормативна база України, яка регулює використання персональних даних, представлена низкою взаємопов’язаних законів, правил, роз’яснень тощо, що суттєво ускладнює роботу архівістів та збільшує вірогідність помилки; недостатнє матеріально-технічне забезпечення архівів, яке унеможливлює знеособлення персональних даних в документах тощо.
Науково-методичний супровід процесів доступу до архівних документів, що містять персональні дані, та їх використання покликаний реалізувати аналітичний огляд «Використання документів державних архівів, що містять персональні дані, та організація доступу до них», підготовлений у 2020 р. науковими працівниками Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства як основний результат спеціальної прикладної науково-дослідної роботи. Його положення доцільно впроваджувати в практичну роботу насамперед державних архівів.
Під час проведення дослідження було розмежовано такі поняття національного законодавства як «персональні дані», «інформація про фізичну особу», «конфіденційна інформація». Зокрема, з’ясовано, що поняття «інформація про фізичну особу» є ширшим і включає в себе поняття «персональні дані». Персональними даними інформація про фізичну особу є лише у тому разі, коли особу, якої вона стосується, можна ідентифікувати. Персональна інформація не завжди є конфіденційною і стосується тільки живих осіб. Конфіденційною ж може бути інформація про фізичну або юридичну особу, про померлу особу або ж про особу, що не є ідентифікованою. Не вся конфіденційна інформація містить персональні дані.
З’ясовано форми та підстави організації доступу до документів, що містять персональні дані. Такими підставами можуть бути: звернення суб’єкта персональних даних щодо доступу до інформації про себе; звернення родича суб’єкта(ів) персональних даних щодо доступу до інформації про них; звернення довіреної особи суб’єкта персональних даних (у разі наявності відповідного нотаріально засвідченого документа); наявність у користувача нотаріально засвідченого дозволу суб’єкта(ів) персональних даних на доступ до його (їхньої) персональної інформації із зазначенням конкретних документів, до яких користувача допущено, і на яких умовах; звернення щодо доступу до суспільно необхідної (суспільно корисної) інформації (визначається розпорядником інформації на підставі трискладового тесту); у разі наявності у користувача рішення суду, яке зобов’язує державний архів надати доступ до закритої інформації, яка містить персональні дані.
Складено примірний 5-кроковий алгоритм дій у випадку надходження запиту на доступ до документа, що містить персональні дані.
Для удосконалення процедури доступу до архівних документів, що містять персональні дані, та їх використання рекомендовано наступне: розмежувати та законодавчо зафіксувати терміни «доступ до документів» та «доступ до інформації»; унормувати процес архівування персональних даних (передавання персональних даних від володільця до архіву; визначення мети, критеріїв і обсягів їх зберігання); обґрунтувати необхідність постійного зберігання документів, які містять персональні дані, і одночасно є складовою частиною Національного архівного фонду з огляду на Закон України «Про захист персональних даних», де передбачається видалення або знищення персональних даних; законодавчо закріпити статус зображення та голосу особи як різновиду персональних даних; внести зміни до Типових норм часу і виробітку на основні види робіт, що виконуються у державних архівних установах, передбачивши у них вид робіт щодо вивчення документів на предмет виявлення персональних даних, які віднесені до конфіденційної інформації; укласти внутрішньоархівні реєстри документів, які містять персональні дані для прискорення обробки запитів користувачів; продовжити наукового вивчення окресленої проблематики, досліджуючи питання питань захисту персональних даних під час організації доступу до електронних документів та цифрових (оцифрованих) копій документів фонду користування з детальним описом такої процедури.

UDC 930.253:342.7](477)
Liudmyla Didukh,
ORCID 0000-0002-6370-6866,
Candidate of Historical Sciences,
Head of the Department for Archival Affairs Technological Support,
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping,
Kyiv, Ukraine
e-mail: d-lv@ukr.net
Nataliia Zalietok,
ORCID 0000-0002-5319-3876,
Candidate of Historical Sciences,
Head of the Department for Archival Studies,
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping,
Kyiv, Ukraine
e-mail: nataliazaletok@gmail.com
THE STUDY OF ORGANIZATION OF WORK WITH DOCUMENTS OF STATE ARCHIVES OF UKRAINE THAT CONTAIN PERSONAL DATA
The main results of applied research on the use of the documents of state archives of Ukraine that contain personal data and provision of access to them are outlined.
Keywords: personal data, archival document, access to information, state archives, scientific and methodological support.