Електронна база даних на особові фонди вчених НАН України – перспективний цифровий ресурс Інституту архівознавства.

Тези доповіді

Електронна база даних на особові фонди вчених НАН України – перспективний цифровий ресурс Інституту архівознавства

Одним із ключових напрямів роботи Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського є інтеграція інформаційних ресурсів, які зберігаються в інституті, в єдиний електронний інформаційний простір. Основний масив інформації, закомульованої інститутом, представлено у вигляді архівних фондів, сформованих із документів особового походження вчених – академіків та членів-кореспондентів НАН України, а також вчених, які зробили вагомий внесок у розвиток української науки. Забезпечити електронний доступ користувачів до науково-довідкового апарату до цих фондів покликана електронна база даних, яка повинна містити можливо повну та детальну інформацію на усіх рівнях архівного описування: на рівні архівних фондів, на рівні описів, на рівні справ та на рівні документів (подокументний опис).
Створення подібної бази даних в Інституті архівознавства проходило у кілька етапів. На початковому етапі база формувалась на основі пакету прикладних програм CDS / ISIS (Computer Documentation System / Integrated System Information Services) та програми Microsoft Access 2000. Робота була спрямована на введення інформації на рівні справ. В базу було введено дані по 28 349 справах, в повному обсязі оброблено 169 фондів.
Другим етапом можна вважати роботу для забезпечення конвертування масиву введеної інформації до програми ІРБІС-64 і створення пошукової системи по базі даних. З цією метою було розроблено класифікатор тематичних розділів, видів документів і способів їх відтворення.
Сучасний етап характерний роботою з формування бази даних на основі програми ІРБІС-64, яка полягає у редагуванні уже введених даних на рівні справ та введенні інформації на рівні описів та фондів. Для вводу даних використовуються робочі листи: «FOND», для даних на рівні фондів; «OPYS» – на рівні описів, «ASP – документ» – на рівні справ. Станом на сьогодні за статистичними показниками ІРБІС-64 база даних складається з 28 575 записів, з них 28 339 – на справи ( за нашими підрахунками, 173 фондів), 232 – на фонди (217 особових, 13 фондів установ та дві колекції), один запис – на описи.
Варто відзначити, що робота з формування бази даних проводилась у тісній співпраці Інституту архівознавства та Відділу програмно-технологічного забезпечення комп'ютерних мереж, який надав необхідне програмне забезпечення, здійснив його налаштування, забезпечив конвертування даних. Однак, в результаті конвертування виявились певні проблеми, пов’язані з тим, що у програмі ІРБІС-64 не була врахована специфіка описування архівних документів, які зберігаються в Інституті архівознавства.
З метою усунення недоліків було проведено тестування бази даних. Було виявлено низку проблемних моментів у її роботі. Для оптиміації системи введення даних до бази необхідно вирішити ряд проблем. По-перше, потребує вдосконалення система вкладок та полів у робочих листах вводу «FOND», «OPYS» та «ASP – документ».
Робочий лист «OPYS» виявився практично не пристосований для введення передмов до архівних описів. Доцільно перемістити з робочого листа вводу «FOND» до робочого листа вводу «OPYS» вкладку «Опис», але передбачити можливість відображення посилань на описи на екрані фонду з тим, щоб користувач міг перейти за ними з екрану фонду до екрану конкретного опису; у даній вкладці створити поле «Додаткові відомості», у яке можна було б розмістити інформацію про особливості формування конкретного опису. Окрім того, у даній вкладці треба створити поле «Крайні дати матеріалів опису».
Для повного та правильного відображення даних, що містяться у базі необхідно вирішити конкретні проблеми із їх вводом та відображенням. Загалом зміни торкатимуться структури та призначення 8 підполів, 4 полів та 3 вкладок робочого листа вводу «FOND»; 3 полів та однієї вкладки робочого листа вводу «OPYS». Значного доопрацювання потребує робочий лист вводу «ASP – документ». Редагуванню підлягають: назва робочого листа «ASP – документ» (на «ASP – справа»), позначення «од. зб.» (на «док.»), позначення фонду, опису, справи. Також потрібно усунути проблеми з відображенням інформації з окремих полів на екрані для користувачів; наприклад, при вводі «дати написання» не відображається позначення року для повних дат через тире, всі характеристики документів виводились в одному рядку і т. д. Бажано налагодити автоматичний режим вводу таких даних, як номер фонду та опису, до яких належить конкретна справа, що дасть можливість приєднувати пропущені справи до уже сформованих описів та фондів, а також дублетних даних при вводі прізвищ авторів, коли інформація, введена по конкретному автору буде автоматично продубльовуватись у полях лише при вводі його прізвища, і. т. д. Відділом програмно-технологічного забезпечення комп'ютерних мереж проводяться заходи з усунення виявлених недоліків.
Значного покращення потребує система пошуку інформації, ефективність якої напряму залежить від правильності її розміщення у відповідних полях. На даний момент робочий лист «FOND» містить 5 вкладок, 17 полів першого рівня, 19 полів другого рівня і 21 поле третього рівня; робочий лист «OPYS» – 3 вкладки, 14 полів першого рівня, 4 поля другого рівня і 26 полів третього рівня; робочий лист «ASP – документ» – 7 вкладок, 42 поля першого рівня, 47 полів другого рівня та 203 поля третього рівня.
Перспективним завданням є також розробка найбільш повного каталогізатора для архівних документів. Необхідно також продовжувати введення до бази даних інформації про новооброблені в Інституті архівознавства фонди.