ПРОБЛЕМИ ЦИФРОВІЗАЦІЇ АРХІВНИХ СЛУЖБ НА ВИРОБНИЧИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

Тези доповіді

УДК 005.92:004.63
Плешакова-Боровинська Марина Геннадіївна
ORDIC: https://orcid.org/0000-0002-5134-2137
аспірантка, Харківська державна академія культури (ХДАК),
Харків, Україна
e-mail: marina862006@i.ua

ПРОБЛЕМИ ЦИФРОВІЗАЦІЇ АРХІВНИХ СЛУЖБ НА ВИРОБНИЧИХ ПІДПРИЄМСТВАХ
Розглянуто можливість використання електронних архівів в діяльності архівних служб виробних підприємств. Окреслено проблеми, які відбуваються при цифровізації архівних служб.
Ключові слова: архів, виробниче підприємство, система електронного документообігу, цифровізація.

В процеси управлінської діяльності виробничих підприємств почали активно впроваджуватися електронні документи. Перехід від паперової до електронної форми реєстрації документів та службового листування спричинив ряд методичних та організаційних питань як в сфері загального діловодства, так і в сфері інформаційного забезпечення. Виникло безліч питань юридичного характеру з приводу впровадження та використання електронного документообігу в управлінсько-виробничих процесах. В результаті чого з’явилися проблеми цифровізації архівних служб на виробничих підприємствах.
Процес систематизації документів (як паперових, так і електронних) на виробничих підприємствах починається з формування номенклатури справи. І саме відповідно до неї відбувається формування документів у справи (електронні та традиційні).
На підставі індексу відбувається формування справ. При використанні засобів цифровізації (таких як системи електронного документообігу) формування відбувається в автоматичного режимі під час реєстрації, а документи, створені традиційним способом – формуються відповідальними за діловодство в структурних підрозділах.
Щорічно здійснюється передавання паперових справ до архіву згідно з актом, який був створений відповідно до запису про категорії та кількість справ, які були заведені протягом року, а передавання електронних справ до архіву здійснюється в автоматизованому режимі з формування інформаційної картки архівної справи (обкладинки справи) зі зміною права доступу.
Оскільки усі документи тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, то виникає прецедент законодавчої необхідності паперового (традиційного) зберігання електронних документів. А в результаті цього постає проблема доцільності цифровізації документів тривалого строків зберігання. Тому, на виробничих підприємствах, в першу чергу, відбувається цифровізація документів тимчасових строків зберігання (до 10 років).
Архівна служба виробничих підприємств забезпечує: збереження документів, облік і контроль документів, організацію пошуку документів, захист від несанкціонованого доступу, анотування документів.
Електронний архів, який є логічним та необхідним модулем системи електронного документообігу, відповідає за збереження електронних документів. Також електронний архів можна розширити довідково-інформаційною базою паперових документів, що зберігаються в архіві та провести оцифрування документів, які знаходять на зберіганні.
Для здійснення ретроконверсії (переводу паперових документів в електронну форму) використовуються різнофункціональні сканери: книжні (для великоформатних документів, книг, папок) та документні, а також комплекси високоякісного (безконтактного) сканування.
Завдяки електронним архівам декілька структурних підрозділів одночасно можуть працювати з одним документом, що дозволяє значно зменшити час на обробку інформації та прийняти управлінські рішення або надати довідкову інформацію у скорочений термін.
Однак, на виробничих підприємствах майже не використовуються системи цифровізації архівних служб. Документи передаються до архіву в традиційній (паперовій) формі, тому оперативний пошук документів. Складання звітів та видача архівних довідок здійснюються шляхом пошуку документів в архівосховищі за допомогою топографічних покажчиків та описів справ. Не у всіх архівних служб виробничих підприємств створена база даних архівної інформації підприємства та не формується електронних довідковий апарат.
Архівні служби виробничих підприємств мають організовувати роботу архівів під час надзвичайних ситуаціях. Дієвим інструментом у таких ситуаціях є електронний архів, який дозволяє отримати доступ до необхідних документів та даних не перебуваючи безпосередньо у приміщенні архіву або у будь-якій точці світу. Дуже важливим питанням успішного використання електронного архіву та цифровізації архівних служб є надійність зберігання документів в електронній формі.
Отже, проблеми цифровізації архівних служб виробничих підприємств пов’язані з комплектуванням необхідним програмно-технічним забезпеченням для організації роботи щодо збереження та доступу роботи з електронними документами та здійснення ретроконверсійної діяльності. Переваги використання систем електронного документообігу в управлінській діяльності виробничих підприємств є беззаперечними, що безпосередньо сприяє цифровізації архівних служб та робить цей процес актуальним.

UDK 005.92:004.63
Pleshakova-Borovynska Maryna,
ORDIC: https://orcid.org/0000-0002-5134-2137,
postgraduate student, Kharkiv State Academy of Culture (KhSAC),
Kharkiv, Ukraine
e-mail: marina862006@i.ua

THE PROBLEMS OF DIGITALIZATION OF ARCHIVAL DEPARTMENTS OF THE MANUFACTURING ENTERPRISES

The possibility of using electronic archives in the activities of archival departments of the manufacturing enterprises is considered. The problems of digitalization archives departments are identified.
Keywords: archive, manufacturing enterprises, electronic document management system, digitalization.