Документи в електронній формі як джерело історичної інформації

ЗаявникЧернятинська Юлія Геннадіївна (Україна)
ФорумМіжнародна наукова конференція «Бібліотека. Наука. Комунікація: формування національного інформаційного простору»
Захід• Семінар: Архівна спадщина в інформаційному просторі: традиції, інновації, перспективи
Назва доповідіДокументи в електронній формі як джерело історичної інформації
Інформація про співдоповідачів
Презентаціяне завантажено
Статтяне завантажено


Тези доповіді

Документи в електронній формі як джерело історичної інформації

Нині не можна уявити свого існування без інформаційних технологій та мережі Інтернет - найпоширеніших комунікативних засобів спілкування людей у світовому просторі. За допомогою даних технологій ми опрацьовуємо, передаємо, зберігаємо та використовуємо інформацію, таким чином створюючи документи в електронній формі.
Документи в електронній формі дозволяють розкрити приватне життя людини, діяльність організацій, події державного, політичного, культурного значення, що робить їх цінними для вивчення історичного процесу.
Вже сьогодні архівісти намагаються зберегти інформацію на електронних інформаційних ресурсах, адже зрозуміло, що від форми документа та носія на якому він створений, його зміст не стає менш цінним, ніж у традиційного документа.
Документ в електронній формі – це документ, інформація якого зафіксована на електронному (матеріальному) носії, який створюється, зберігається, передається і надається в користування лише в інформаційно-телекомунікаційній системі.
Зараз документи практично всіх видів у процесі підготовки проходять стадію електронної форми. Такий документ ми можемо створювати за допомогою комп’ютерної техніки, отримувати електронною поштою, переводити в електронну форму шляхом оцифровування традиційних документів. Одним із видів документів в електронній формі є інтернет-ресурси, які в будь-якому з форматів можуть бути джерелом поповнення історичної інформації.
Обсяги інформації документів в електронній формі збільшуються не тільки за рахунок нової інформації, яка вже створюється в даній формі, але й за рахунок ретроконверсії, переведення в електронну (цифрову) форму раніше створених інформаційних ресурсів. Необхідно зазначити, що масив створених таким чином документів більший, ніж «оригінальних» документів в електронній формі.
Серед документів в електронній формі можна виокремити такі види:
- документи в електронній формі (текстові), створені юридичною або фізичною особою за допомогою електроннообчислюванної техніки;
- електронні інформаційні ресурси, до яких відносять бази даних і веб-сайти;
- аудіовізуальні документи – фото, відео, аудіо документи в електронній формі;
- науково-технічна документація (креслення в електронній формі), системи автоматизованого проектування;
- листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі (електронна пошта);
- оцифровані копії традиційних документів;
- сторінки соціальних мереж.
Слід зазначити, що подібні документи створюються без використання електронного цифрового підпису. Також вже сьогодні може постати питання чи варто вважати документом в електронній формі sms-повідомлення?
Ще наприкінці ХХ ст. виникали питання про те чи будуть архіви зберігати документи в електронній формі. З часом стало зрозуміло, що існує реальна загроза назавжди втратити значні масиви інформації, які існують лише в електронній формі, навіть, з чисто технічних причин – через швидке відновлення програмних продуктів і технічної неможливості відтворити інформацію.
Найскладнішими для дослідження з позицій документознавства та архівознавства є електронні інформаційні ресурси. Нині найбільш розповсюдженими формами існування електронних інформаційних ресурсів є бази даних та веб-сайти. Важливою особливістю таких документів в електронній формі є їх мінливість. Процес зміни електронних інформаційних ресурсів може відбуватися у режимі їх постійного поповнення, зміни інформації, або її заміни.
Розглядаючи базу даних, як заздалегідь структуровану форму для фіксації інформації, можна стверджувати, що разом з відповідним програмним забезпеченням бази даних є сучасним засобом для документування інформації.
Цікавим аспектом є те, що електронні інформаційні ресурси одночасно містять інформацію різних видів носіїв, наприклад текстових та аудіовізуальних документів. Зокрема, у формі веб-сайт такі документи не можуть існувати окремо, в традиційній формі, так як тоді вони будуть розділятися на окремі складові частини і перейдуть в іншу якість.
Все ж деякі документи в електронній формі залишаються додатковими джерелами, що фіксують інформацію, адже часто до них створюється паперовий примірник. Здебільшого це документи, які створені юридичною або фізичною особою за допомогою електроннообчислюванної техніки. Але навіть, в такому випадку цінність документа в електронній формі не зменшується, оскільки він є готовим фондом користування для архівної пошукової системи, в якій буде можливість надавати доступ до документів в електронній формі.
Завдяки широкому розповсюдженню документів в електронній формі у всіх сферах людської діяльності вони повинні стати невід’ємною складовою Національного архівного фонду України, адже є винятково цінними джерелами з багатьох галузей знань, оскільки містять значний інформаційний потенціал з історії політичного, громадського, економічного та культурного життя українського суспільства.
Необхідно зазначити, що практика приймання на архівне зберігання документів в електронній формі поширена у світі. Такі роботи проводяться й в Україні, зокрема в Центральному державному електронному архіві України, де на сьогодні зберігається 19 фондів, які містять документи в електронній формі.