Авторитетний файл ЛННБ України ім. В. Стефаника: етапи формування

Тези доповіді

Стрімке нагромадження даних в електронних каталогах поставило перед бібліотеками завдання створити ефективний інструмент уніфікації заголовків бібліографічних записів. Вирішенням цієї проблеми стало застосування авторитетного контролю, який належно виконує функцію організації та підтримки усталених форм заголовків і є, на сьогодні, однією з найважливіших ділянок роботи в галузі комп’ютеризованої каталогізації.
В ЛННБ України ім. В. Стефаника створення авторитетних записів імен осіб в форматі MARC21 було започатковано в 2009 р. як один з рівнів впровадження інтегрованої бібліотечної системи Aleph 500. До цього нас спонукала виробнича необхідність, а саме, значне зростання бібліографічної бази даних і критичне переважання у ній конвертованих каталожних записів (224 тис.), створених на основі програмного забезпечення CDS/ISIS, яке застосовувалося до 2007 р.
Формування авторитетного файлу ЛННБ України ім. В. Стефаника триває не так довго, тим не менше, уже можна виділити декілька етапів створення нормативних записів, структура, інформаційне наповнення та функціональна ефективність яких є різними, в залежності від рівня засвоєння науково-методичних основ авторитетного контролю та ступеня їх впровадження в практику.
Перший етап тривав близько року і був позначений відсутністю досвіду ведення авторитетного файлу в будь-яких його формах та браком теоретичної і методичної бази. Авторитетна робота мала швидше навчальний, аніж прикладний характер та фокусувалася на виборі усталеного заголовку імені автора й максимально можливої кількості неусталених (функція автоматичного контролю заголовків у бібліографічній базі даних не застосовувалася).
На другому етапі, протягом 2010 року, з одного боку, продовжується наповнення авторитетної бази даних за початковим шаблоном, з іншого –враховуючи зміни у міжнародних правилах каталогізації, частина записів доповнюється новими полями (блок біографічної інформації). Паралельно відбувається підготовка існуючих авторитетних записів до застосування функції автоматизованого редагування бібліографічної бази даних, шляхом визначення полів неусталених заголовків, відповідно до наявних варіантів.
Третій етап тривав приблизно два роки (2011-2012 рр.). В практику створення нормативного запису остаточно запроваджується його розширення за рахунок блоку біографічних відомостей та транслітерованої форми імені автора як одного з неусталених заголовків. Активується функція заміни авторських полів для імен осіб, представлених найбільшою кількістю записів у електронному каталозі. На даному етапі авторитетна робота набуває прикладного характеру та відчутних масштабів.
Починаючи з 2013 р. (четвертий етап) блок біографічних відомостей нормативного запису доповнено інформацією про сферу діяльності автора. Функція заміни заголовків стає обов’язковою для всіх поточних нормативних записів і починає застосовуватися для заміни авторських предметних полів у бібліографічних записах.
Варто зауважити, що поряд з еволюцією інформаційного наповнення нормативних записів, досліджувалися і змінювалися підходи у відборі до авторитетного файлу ЛННБ України ім. В. Стефаника індивідуальних авторів з точки зору їх пріоритетності. Це було, насамперед, пов’язано з недостатнім кадровим забезпеченням цієї ділянки роботи. Спочатку до опрацювання бралися автори – відомі світові та українські письменники. Згодом, перевага надавалася авторам окремих наукових, навчальних, творчих колективів (для прикладу, ЛННБ України ім. В. Стефаника). Також, певний час застосовувався алфавітний порядок селекції імен осіб. На сьогодні, відбір базується на кількісному критерії, тобто в залежності від обсягу праць відображених в електронному каталозі. Цей підхід найбільш виправданий з точки зору його прагматичності.
Попри усі складності організації цієї нової для бібліотеки ділянки роботи, за п’ять років створено основу авторитетного файлу “Індивідуальний автор” ЛННБ України ім. В. Стефаника, що налічує понад 25 тисяч нормативних записів, здійснено серйозну інформаційно-пошукову роботу, напрацьовано основні організаційно-методичні та концептуально-технологічні підходи авторитетного контролю.