Історія формування та перспективи введення документного комплексу НАН України до науково-інформаційного електронного простору

Тези доповіді

Л.М. Яременко,
директор Інституту архівознавства НБУВ,
к.і.н., с.н.с.

Історія формування та перспективи введення документного комплексу НАН України до науково-інформаційного електронного простору

Формування Архівного фонду Національної академії наук України (АФ НАН України) почалося з моменту заснування Української академії наук, і на сучасному етапі його розвитку відповідно до положень, закріплених Статутом НАН України, триває збір, упорядкування, описування та зберігання «архівних матеріалів академічних установ, рукописів учених і діячів культури та інших матеріалів, які мають наукову, культурну та історичну цінність».
Шляхи формування та структурна побудова будь-якого архівного документного комплексу безпосередньо пов’язані з історією і діяльністю його фондоутворювача. Тому, досліджуючи історію формування АФ НАН України, ми не можемо оминути питання історії створення самої Академії.
Процеси становлення української науки, що відбувалися наприкінці ХІХ – на початку ХХ ст., насамперед завдяки патріотичній діяльності українських вчених, які спрямовували свої зусилля на інтелектуальне самоствердження нації, створили необхідні передумови для заснування національної Української академії наук (УАН). Юридичне оформлення УАН відбулося 14 листопада 1918 р., коли гетьман П.П. Скоропадський затвердив Закон Української Держави «Про заснування Української академії наук». Офіційною датою початку діяльності УАН вважається 27 листопада 1918 р. – день, коли відбулося перше установче засідання Спільного зібрання УАН і було обрано В.І. Вернадського першим президентом Академії.
За весь 95-річний період існування Академії українські вчені завжди активно і успішно працювали над вирішенням першочергових завдань країни, було досягнуто значних успіхів у багатьох наукових галузях, розвинуто традиційні та нові наукові та науково-технічні напрями, утворено наукові школи. Серед здобутків НАН України – дослідження і технічні розробки в широкому тематичному спектрі, чимало відкриттів та винаходів, наукових теорій та концепцій, що роблять честь науці України. І документи АФ НАН України досить детально розкривають наукові здобутки і світове визнання досягнень НАН України і її видатних учених.
Протягом 95-річного шляху змінювалися загальноакадемічні керівні, виконавчі органи і структура, особливо в перші роки становлення, трансформувалася і офіційна назва Академії –УАН, ВУАН, АН УРСР, АН України, НАН України. Протягом 1918–1928 рр. вищим органом управління Академією були Загальні збори, адміністративно-господарські питання вирішувала Управа. У 1928 р. їх було скасовано, управління Академією перейшло до Ради ВУАН, виконавчим органом визначено Президію. З 1936 р. відновлено керівне значення Загальних зборів як вищого органу АН. У структурі АН перебувають секції та відділення по галузях наук, регіональні наукові центри та установи. Такий порядок функціонування української Академії наук зберігається і до сьогоднішнього дня. Тільки регіональні наукові центри отримали подвійне підпорядкування – НАН України і МОН України.
Документна база, утворена в процесі діяльності УАН у 1918–1934 рр., істотно деструктуризована з погляду формування і зберігання, що зумовлено частими реорганізаціями академічної структури, і, як наслідок, зміною фондоутворювачів і фондоутримувачів архівних фондів Академії без урахування сформованої практики їхнього формування та попередньої академічної структури. У жовтні 1930 р. Президія ВУАН, враховуючи профільність роботи відділу рукописів Всенародної бібліотеки України, що перебувала в структурі Академії, прийняла рішення про передачу документів структурних підрозділів АН до ВБУ (зараз ф.10 «АН УРСР» в Інституті рукопису НБУВ). Таким чином, ВУАН вдалося уникнути розосередження документів по фондах державних архівів і залишити на постійне зберігання у межах Академії свій Архівний фонд, який утворився за перші роки діяльності. Інша частина документів цього періоду перейшла до установ-правонаступників – новостворених науково-дослідних інститутів. Після прийняття 13 лютого 1934 р. постанови Президії ВУАН про зміну структури, головною структурною одиницею в Академії стає науково-дослідний інститут і з цього моменту формуються архівні фонди академічних інститутів. Визначальні зміни у формуванні архівної системи Академії відбулися у 1968 р. після створення Центрального наукового архіву АН УРСР, який функціонує сьогодні як Інститут архівознавства НБУВ. З цього часу ЦНА почав системно впливати і науково-методично забезпечувати процеси формування АФ в установах НАН України, а також активно комплектуватися архівними документами видатних вчених України.
У наукових архівах установ НАН України відкладається документація з питань їхнього створення, діяльності, організації, проведення наукових досліджень та з кадрових питань. Крім того, в системі наукових установ АН утворився унікальний комплекс документальних джерел з історії та культури України і держав, що межують з нею, а також Європи і Близького Сходу, серед яких фонди, колекції, окремі документи наукових, культурних, навчальних, просвітницьких, церковних та інших установ, товариств, комітетів, комісій; особові документи видатних представників науки, культури, церкви, державних і громадських діячів. Широким є і діапазон мов збережених документів – церковнослов’янська, грецька, латинська, польська, вірменська, англійська, французька та ін. Також постійно зберігаються документи АФ у 16 музейних кімнатах в інститутах НАН України.
Таким чином, незважаючи на певне порушення цілісності документних структур за ранні роки діяльності української Академії наук, на сучасному етапі АФ НАН України є чітко визначеним комплексом в джерелах комплектування і нормативно та науково-методично забезпеченим у процесах формування.
Визначення перспектив розвитку архівної системи НАН України і її документного комплексу лежить в площині двох напрямів: 1) організаційно-структурних засад та укомплектування кадрового складу і 2) активного впровадження інформаційних технологій з метою входження архівної спадщини української науки до електронного інформаційного простору.
Відсутність вільних площ і забезпечення кадрами – ці проблеми стоять не тільки перед архівною системою Академії, але й всієї архівної галузі України, як, згодом, і бібліотечної. За першим напрямом потребує негайного вирішення питання про виділення приміщення для загальноакадемічного архівного сховища, що дасть можливість сконцентрувати певну частину АФ НАН України в єдиному комплексі та запобігти його можливим втратам, вивільнити площі для накопичення і зосередження поточної документації.
Ще один невирішений організаційний момент – місце зберігання документації установ постійного зберігання в регіонах за місцем розташування: Харків, Донецьк, Дніпропетровськ, Одеса, Сімферополь, Севастополь, Львів. Можливий варіант вирішення цієї проблеми – зміна статусу архівних підрозділів таких установ або створення регіональних міжінститутських архівних підрозділів для концентрації та зберігання відповідної частини АФ НАН України.
Окреслюючи другий напрям розвитку архівної системи НАН України і її документного комплексу, зазначимо, що архівним підрозділам НАН України належить не тільки меморіальна функція збирання і зберігання документальної спадщини всієї української науки, але й створення та розповсюдження інформаційних ресурсів на документи Архівного фонду НАН України традиційної та електронної форм, особливо сьогодні, коли увага суспільства звернена до першоджерел історичної інформації. І тому автоматизація процесів обробки архівної наукової спадщини, створення її електронних продуктів та введення їх до національного електронного середовища потребують значного пришвидшення.
Останнім часом значно активізується робота із введення документів АФ НАН України до сучасного електронного середовища. Зокрема, розпочато розробку електронних облікових баз даних, тематичних баз даних на документи фондів та представлення документів онлайн на електронних виставках в інститутах рукопису і архівознавства НБУВ, оцифрування протоколів засідань Президії НАН України в її науковому архіві; використання як самих архівних документів, так і їхньої інформації на офіційних веб-сайтах НАН України та понад 100 академічних науково-дослідних установ та ін. Такі направлення в архівній роботі академічної системи водночас сприяють збереженню наукової спадщини нації, швидкому її введенню до соціокультурного простору, розповсюдженню знань про архів української науки і формуванню загальнодоступних електронних інформаційних ресурсів.
Проте, на цьому шляху є певні складнощі, вирішити які можливо через максимальне адаптування і узгодження процесів обліку, описування, формування архівних фондів в традиційному і електронному форматах, визначення програмних засад та нормативно-методичної бази цього процесу. В центрі уваги повинні бути питання дотримання юридичних норм щодо власності на документи, умов їх використання в електронному середовищі. Необхідно покращити відповідне кадрове та матеріально-технічне забезпечення архівних підрозділів установ НАН України.
Вирішення цих питань дасть можливість забезпечить широкий і постійний доступ користувачів до документальних пам’яток національної науки.