Оптимізація автоматизованого робочого місця комплектатора

Тези доповіді

Інформаційний простір бібліотеки забезпечується доступом до наявних фондів. Для зручного пошуку документів використовуються спеціалізовані бібліотечні програми. Електронний каталог (ЕК) надає користувачам можливість зручної орієнтації у великих обсягах інформації. Усю інформацію до нього заносять кваліфіковані оператори. Навіть невеличка помилка, під час введення інформації, може утруднити подальше опрацювання документа або дезінформувати користувачів. Особливо критичними є помилки комплектаторів, до службових обов’язків яких відноситься введення ідентифікаційної інформації документів, без якої важко буде знайти документ у фондах або він може стати недоступним для користувача бібліотеки.
Для зниження ймовірності помилок, що виникають за рахунок людського фактору, слід створювати комфортні умови праці. Відносно програмного забезпечення це:
• швидка реакція програми на дії оператора;
• ергономічний формат виведення інформації на екран монітора;
• автоматичне формування інформації там, де це можливо;
• зручна послідовність виконуваних операцій;
• використання введеної інформації з максимальною користю (адаптивний пошук з одночасним заповненням поля);
• уникнення двозначності під час прийняття рішення;
• короткі та своєчасні підказки;
• автоматичний контроль можливих помилок.
Головна вимога до програмно-технологічних рішень, що впроваджуються на шляху документа – це оперативне реагування на дії оператора – робота в режимі реального часу. Іншими словами: «натиснув на кнопку і одразу отримав результат», без тривалого очікування.
Під час впровадження електронної каталогізації в НБУВ у 90-х роках минулого сторіччя використовувалися комп'ютери на 286-процесорах з тактовою частотою 10 Мгц з операційною системою DOS. Розмір доступної пам'яті складав 640 КБ. Це накладало обмеження на додаткові функції, які можна було делегувати комп'ютеру. Сьогодні сучасне бібліотечне клієнт-серверне програмне забезпечення, аналогічне САБ «ИРБИС64», яке працює з операційною системою Windows, забезпечують суттєво більші можливості для реалізації опрацювання інформації в режимі реального часу. Програми виконуються значно швидше. Цей чинник перестав бути стримуючим для розширення можливостей інтерактивної допомоги оператору електронного каталогу. У першу чергу це стосується контролю випадкових помилок та формування підказок для їх виправлення. Однією із найнеприємніших помилок комплектатора є неможливість коректного виявлення дублетних примірників документа. Для остаточного виправлення такої помилки необхідно виконати великий обсяг технологічних операцій, у яких будуть задіяними не лише комплектатори, а всі подальші ланки технологічного циклу шляху документа. При значному обсязі таких помилок, це призводить до зайвого витрачання робочого часу багатьох кваліфікованих співробітників.
Для вирішення всіх цих завдань, було розроблено комплекс програмно-технологічних рішень, що швидко виконує монотонну механічну роботу оператора, із додаткового контролю за дублетністю документів у процесі первинного опрацювання комплектаторами.
Розроблена програма виконує автоматичний пошук в електронному каталозі схожих записів і виводить їх на екран у форматі коротких бібліографічних описів із необхідними службовими коментарями. Інформація надається в зручній, для прийняття рішення оператором, формі.
Пошук описів, схожих на дублетні, здійснюється за такими параметрами:
• перевірка на збіг інвентарного номера із вже внесеними до ЕК документами (поточними та ретроспективними);
• перевірка на збіг ISBN (пошук та виведення на екран всіх знайдених описів для подальшого аналізу);
• перевірка на збіг назви, складеної у відділі комплектування на етапі формування супровідного акту.
Для забезпечення ефективної роботи комплектатора було введено комплекс додаткових полів, які заповнюються комплектатором і залишаються незмінними в процесі подальшого опрацювання. Виокремлення цієї групи полів пов’язано із особливостями технологічного процесу комплектування і помилками, що зустрічаються, в оформленні назв видавництв та інших елементів бібліографічного опису, які необхідно зберегти в уніфікованій формі (відмінної від вимог повного бібліографічного опису за ДСТУ) для забезпечення оперативного отримання інформації на етапі комплектування.
Електронний каталог включає велику кількість документів з однаковими назвами. Особливо це стосується підручників та деяких продовжуваних видань. Для запобігання відображення надмірної кількості знайдених описів у них додатково перевіряються рік видання та прізвище хоча б однієї особи, залученої до видання (автор, редактор, перекладач тощо), перевірка за назвою сформульованою каталогізатором (для продовжуваних видань, перевірка року видання не здійснюється), перевірка на збіг назви багатотомного видання і номера тому, складеного у відділі комплектування на етапі формування супровідного акту.
Для зниження навантаження на оператора, знайдений опис для різних параметрів фільтрації, має виводитися на екран лише один раз. Для реалізації цієї вимоги застосовано контроль за порядковими номерами знайдених записів у ЕК. Програма пройшла апробацію на шляху документа НБУВ та була оптимізована відповідно до вимог співробітників відділу комплектування. Під час випробувань число тестових записів з однаковими назвами, що проходили обробку для формування одного повного опису, складала декілька сотень.
Увесь комплекс програмно-технологічних рішень включає:
• робочий аркуш комплектатора, складений в зручній послідовності та апробований на практиці;
• спеціалізований словник для пошуку за назвами, складеними у відділі комплектування на етапі первинного опрацювання;
• засоби формально – логічного контролю для окремих полів / підполів;
• засоби конвертування інформації, введеної з використанням спеціалізованого робочого аркуша комплектатора до стандартних каталогізаційних полів;
• захист від несанкціонованого виконання небезпечних дій оператора.