Класифікація документів як підґрунтя формування інформаційних ресурсів архіву науково-дослідної установи НАН України

Тези доповіді

Січова Оксана Василівна
Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського НАН України
науковий співробітник Інституту архівознавства НБУВ

Класифікація документів як підґрунтя формування інформаційних ресурсів архіву науково-дослідної установи НАН України

Інформаційний простір є основою соціально-економічного, політичного і культурного розвитку та забезпечення безпеки України. Одним з обов’язкових складових єдиного інформаційного простору є інформаційні ресурси (IР), під якими розуміються  бази і банки даних, усі види архівів, системи депозитаріїв державних IР, бібліотеки, музейні сховища і та ін.
Всі знання про оточуючий світ існують у вигляді різноманітних моделей, найпростішою з яких є класифікація – система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. Класифікація дозволяє відтворити існуюче різноманіття у самому спрощеному вигляді.
Будь-який документ, як об’єкт матеріального світу є частиною певної системи об’єктів цього світу. Дана система в свою чергу є підсистемою відносно системи вищого рівня. В результаті вся сукупність документів в суспільстві становить величезну систему з багатьма підсистемами. Таким чином з допомогою класифікації досліджується документ і вибудовується ієрархія документів в суспільстві  визначаються види документів і здійснюється розподіл їх за класами, системи документації, видами і підвидами. Класифікація використовується для вирішення численних практичних завдань роботи з документами, для їх ефективного пошуку, використання, зберігання тощо. За основу сучасної класифікації документів покладені головні документоутворюючі ознаки, виходячи з розуміння соціальної і інформаційної сутності документа. Вважається, що документ – це єдність двох складових: матеріальної та інформаційної. Згідно з ДСТУ 2732:2004 матеріальну основу документа становлять сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису. Носій інформації – матеріальний об’єкт, призначений для збереження й передачі інформації. Серед ознак, що характеризують матеріальні носії документної інформації, в академічних установах для роботи з документи важливу роль відіграє інформація про матеріал з якого створений носій  папір, полімерні матеріали, напівпровідники, для правильного зберігання і запобігання втраті документної інформації. Форма носія інформації – це спеціальна конструкція матеріального носія, що забезпечує виконання документом його основної функції, що робить його зручним для збереження й використання. Найпоширеніші форми носіїв документної інформації в науково-дослідних установах  аркуш, диск, карта, стрічка. Важливу роль для побутування і зберігання документів відіграють ознаки, обумовлені особливостями знакових засобів фіксації та передачі інформації. Стосовно запису інформації, переважна більшість документів установ створена механічним рідше рукотворним і технотронним способами. Відповідно створені механічним і рукописним способами  машинописні, принтерні, друковані та рукописні документи, призначені для безпосереднього сприйняття людиною, тоді як, технотронні документи  магнітні, оптичні, електронні (з використанням властивостей напівпровідників) сприймаються людиною тільки з використанням спеціальної техніки – машино сприймані документи. За рухом документа в соціальному часі і просторі (тобто з побутуванням у зовнішньому середовищі) документи поділяються на оригінали і копії, опубліковані та неопубліковані. Та найсуттєвішими для правильної систематизації документів академічних установ є класифікаційні ознаки, що відображають інформаційно-функціональну сутність документа. Г.М. Швецова-Водка у класифікації документів, важливим напрямом, виділяє класифікування за «інформаційною складовою». Характеристика інформаційної складової документа ускладнюється, через суть самого поняття – інформація. Інформацію важко побачити, виокремити з метою аналізу. Як правило аналіз інформаційної складової і визначення видів документа за її характеристиками здійснюють стосовно не всіх документів разом а окремих їх частин, що мають більш-менш спільні риси  до видань, до наукових документів, до управлінських документів. Після фіксації інформації на матеріальному носії документ приймає на себе її функції, таким чином, соціальна інформація знаходить своє відображення в різноманітних функціях документа.
В середині 50-х років ХХ ст., у зв’язку з розробкою наукових основ діловодства і архівної справи, директором архіву АН СРСР Г.О. Князєвим був розроблений класифікатор науково-організаційної і ділової документації (діловодства) установ АН СРСР. В основу класифікатора покладений систематичний перелік питань, що могли б виникати в діяльності установи та їх десятична індексація. Класифікатор складався з 10 розділів: загальні організаційні і адміністративні питання; планування, облік роботи і звітність; особовий склад і штати; господарські питання; фінансові питання і кошториси; наукові і науково-дослідні питання; зберігання, облік і використання наукових матеріалів і спеціального обладнання (архівні, бібліотечні, музейні, лабораторні і т.п. матеріали); підготовка кадрів та політико-просвітницька робота; загальнополітичні, профспілкові та інші питання; листування з кореспондентами по загальних питаннях і окремі групи документів, що не ввійшли до складу справ. На рівні установ докумети, класифікують відповідно до потреб практичної роботи з документами, тому в залежності від пріоритету тої чи іншої функціонально-цільової ознаки (оскільки будь-який документ багатофункціональний) з усієї сукупності документів виокремлюються окремі класи, зокрема управлінські документи – що забезпечують функціонування і взаємозв’язок керуючої і тої якою керують систем на всіх рівнях; учбові документи  призначені для поширення і закріплення знань; наукові документи – пов’язані з дослідженнями закономірностей розвитку природи і суспільства; технічні документи  пов’язані з перетворенням природи і виробництвом матеріальних благ; та ін. Ці класи в свою чергу діляться на групи, які часто виступають самостійними системами документації. Інститути НАН України є державними науковими установами, з правами юридичної особи, а функціями їх є здійснення фундаментальних і прикладних досліджень з метою одержання нових наукових знань. Таки чином документи, які створила або отримала установа в процесі діяльності відносяться до службових. С.Г. Кулешов ділить службові документи на типові (спільні для всіх) і профільні (пов’язані зі специфікою діяльності). В установах НАН України типовою є управлінська документація, а профільною науково-технічна. В сфері діловодства і архівної справи, тобто в практиці роботи з документами, їх класифікація здійснюється на основі найсуттєвіших і повторюваних ознак, що витікають з реквізитів документів, тобто за основу класифікації беруться елементи структури документованої інформації. Це ознаки «заведення справ», до них відносяться  1) номінальна  використовується для формування справ по видах документів (накази, протоколи, постанови, розпорядження тощо); 2) галузева, функціональна, тематична, предметно-запитальна  застосовується для групування справ у відповідності з галузями діяльності і функціями установи, по темах чи питаннях, відображених в основному тексті документів (документи про міжнародні наукові зв’язки інституту; договори про творчу співдружність); 3) авторська  групування документів по назві установи, організації, особи, автора документів  протоколи Президії НАН України, протоколи засідань ученої ради інституту, накази директора інституту); 4) кореспондентська  використовується для групування документів по окремих установах чи особах, в результаті листування з якими були сформовані справи; 5) географічна  застосовується для групування документів по територіях з якими пов’язані автори, кореспонденти чи зміст документів; 6) хронологічна ознака  групування документів з врахуванням періодів часу (рік, квартал, місяць тощо), до яких відносяться документи; 7) структурна  застосовується для групування документів по їх належності до певного структурного підрозділу, в діяльності якого вони виникли (протоколи засідань відділу, звіт відділу).
Разом з тим під час формування справи, та систематизації комплексу справ, як правило вищезазначені ознаки в чистому вигляді майже не використовуються, а поєднуються в різних комбінаціях для різних груп документів. На рівні окремих установ поряд зі змістом і значимістю документів при класифікації документів враховується структура чи питання її діяльності (функції). З врахуванням сукупності цих ознак створюється класифікаційних довідник – номенклатура справ.