Робочий аркуш «Паспорт фонду» як структурна частина БД «Електронна справа рукописного фонду» ІР НБУВ

Тези доповіді

БД “Електронна справа рукописного фонду” Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (далі ІР НБУВ), яка створена на основі системи автоматизації бібліотек «ІРБІС-64», складається з трьох основних взаємопов’язаних структурних блоків: «Фонд», «Опис», «Документ», що охоплюють всі етапи опрацювання фондів. Для кожного блоку було визначено розгалужену уніфіковану структуру рубрик / полів.
Спеціалізований робочий аркуш, умовно названий «Паспорт фонду», в основу якого покладено зведені облікові документи фондового рівня (картка фонду, паспорт фонду, аркуш фонду, справа фонду) та основні і допоміжні форми облікової документації ІР НБУВ, розроблено для ведення службової облікової інформації у структурному блоці «Фонд».
Передумовою створення «Паспорта фонду» було визначення складу, структури, назв, кількості та послідовності розташування і заповнення полів, форматів виведення даних та вихідних форм. Крім того, було проведено уніфікацію назв фондів (визначено обов’язкові та додаткові елементи найменувань осіб-фондоутворювачів та їх уточнення).
Робочий аркуш «Паспорт фонду» призначений для введення інформації про обсяг, склад, стан і рух документів фонду від комплектування до зберігання і використання включно та про фіксацію цих записів в облікових документах. Оскільки робочий аркуш «Паспорт фонду» призначений для службового використання та виконує функції управління та обліку, відповідно інформація про історію надходження та опрацювання фонду вводиться до «Паспорта фонду» відповідальним за облік.
Формат робочого аркуша включає такі основні поля: основні відомості про фонд; місцезнаходження фонду; рух фонду; облікові документи фонду; збереженість фонду; бібліографія про фондоутворювача та фонд; експонування та копіювання документів фонду, які, в свою чергу, складаються із окремих підполів.
Додатковими засобами для введення інформації є довідкове меню, що складається із словників, які сформовані із вже введених даних. Словниково-довідкове меню полегшує та прискорює однозначний набір певних термінів або навіть дозволяє замінити набір вибором із словника-довідника, що потребує меншої кількості елементарних дій у порівнянні з прямим набором. Крім того, забезпечується однозначність подання інформації, яка виключає трудомісткі процедури семантичного аналізу слів та виразів.
Для введення даних щодо найменування особи, сформований службовий довідник щодо типів різночитання імені: псевдоніми, криптоніми, справжнє ім’я (заповнюється, коли фондоутворювач більше відомий під псевдонімом), світське ім’я (заповнюється, коли фондоутворювач більше відомий під чернечим ім’ям), ім’я в чернецтві (заповнюється у випадку, коли фондоутворювач був відомий як під світським, так і під чернечим ім’ям, крім того зазначається церковний сан даної особи), інша форма імені (зазначається, якщо фондоутворювач офіційно змінював форму свого прізвища). Наприклад, Еварницький на Яворницький і відомий під двома прізвищами, або для іноземців, які переїхали на постійне проживання до іншої країни і дещо змінили форму свого імені на більш звичну для оточуючих (наприклад, араб за походженням Кезма Товфік Жубраїль став відомим в наукових колах як Кезма Тауфік Гаврилович, його ім’я та по батькові були дещо змінені на більш звичний для українців варіант).
Для оперативнішого введення інформації щодо місцезнаходження (розташування) фонду розроблене довідкове меню, де перераховуються підрозділи, що можуть зберігати документи фонду: відділ фондів рукописної спадщини ІР НБУВ; відділ фонду юдаїки ІР НБУВ; відділ формування музичного фонду НБУВ.
На даному етапі здійснюється робота над доопрацюванням та удосконаленням робочого аркуша і вихідних форм з обліку особових архівних фондів, над внесенням змін щодо послідовності розташування та заповнення полів та виводу інформації у вихідні форми та їх взаємозв’язку, а також створення нових полів з метою внесення додаткової облікової інформації та узагальнюючих вихідних форм, уніфікованих відповідно до «Правил роботи архівних установ України», що набули чинності у 2013 році.
На основі розробленої структури робочого аркуша для фондів особового походження відпрацьовуються додаткові поля для введення інформації про архівні колекції, зібрання та комплексні фонди.