Обстеження архівосховищ та документів державних архівів України з метою визначення дотримання нормативних вимог умов зберігання документів Національного архівного фонду України.

Тези доповіді

Гаранін Олександр Якович,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-3792-0006,
кандидат історичних наук, старший науковий співробітник,
старший науковий співробітник,
відділ наукових технологій збереження фондів,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
е-mail: ogaranin_undiasd@ukr.net

Обстеження архівосховищ та документів державних архівів України
з метою визначення дотримання нормативних вимог умов зберігання
документів Національного архівного фонду України.

Розглянуто динаміку проведення обстежень архівосховищ та документів державних архівів на відповідність дотримання нормативних вимог умов зберігання.
Ключові слова: архів, зберігання документів, Національний архівний фонд, обстеження документів, біомоніторинг, Державна архівна служба України.

Відповідно до ст. 3 Закону України від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ «Про Національний архівний фонд і архівні установи» держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання документів Національного архівного фонду України (далі – НАФ), сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи. Ст. 13 зазначеного закону визначає, що власники документів НАФ або уповноважені ними юридичні чи фізичні особи зобов’язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідний технологічний режим, іншим чином забезпечувати їх збереженість; забороняється розміщення архівних установ, у яких зберігаються документи НАФ, в приміщеннях, що не відповідають вимогам зберігання таких документів.
Згідно розділу V «Правил роботи архівних установ України», затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, оптимальні умови для зберігання архівних документів створюють шляхом: будівництва, реконструкції і ремонту будівель та приміщень архіву; обладнання будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів; застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів.
Для забезпечення належного зберігання документів НАФ, а також для запобігання їх втраті, пошкодженню чи знищенню було прийнято спеціальний нормативно-правовий акт «Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду», затверджене наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5, що встановлює основні вимоги до приміщень, обладнання та заходів, необхідних для забезпечення зберігання документів, що входять до НАФ незалежно від їх виду носія, в тому числі і на паперовій основі.
Таким чином констатуємо, що українські архівісти отримали сформовану систему нормативно-правових актів: закон-правила-положення, що теоретично створюють базу для успішного забезпечення організації збереженості та умов зберігання документів НАФ.
Пропонуємо розглянути яким чином в державних архівах України на практиці відбувається організація дотримання визначених нормативних вимог, охарактеризувати тенденції та перспективи розвитку зазначеного напрямку діяльності, наприклад, за останні 10 років.
Профільною організацією в системі архівних установ України, що здійснює централізоване наукове забезпечення формування та реалізацію державної політики у сфері архівної справи, визначено Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі – УНДІАСД), що діє на підставі Статуту, затвердженого наказом Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) від 24 вересня 2021 року № 113. УНДІАСД, серед низки завдань, що стоять перед інституцією, готує і науково-дослідні та науково-технічні (експериментальні) розробки на замовлення Укрдержархіву, відповідно до затвердженого тематичного плану.
З метою дотримання чинних нормативних вимог, надання роз'яснень та формування єдиних підходів в питаннях забезпечення збереженості та зберігання документів НАФ науковцями УНДІАСД, відповідно до затвердженого тематичного плану, було підготовлено низку методичних документів щодо організації роботи по зберіганню документів НАФ та рекомендовано проведення низки превентивних та профілактично-контрольних заходів для захисту документів НАФ. Зокрема: Вплив біологічних факторів на збереженість архівних документів: метод. рекомендації / Укрдержархів, УНДІАСД; уклад.: Л. В. Димитрова, В. О. Кітам, О. В. Мельниченко, Н. М. Христова, – К., 2013. – 43 с., що заклало підвалини початку щорічного моніторингу архівів на предмет організації заходів по збереженню документів НАФ; Аналітичний огляд емпіричних даних, отриманих за результатами моніторингу збереженості документів Національного архівного фонду у 2015 – 2018 рр., з рекомендаціями щодо покращення фізичного стану документів / Державна архівна служба України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства; виконавці: Л. В. Дідух (науковий керівник), О. Г. Гула, В. О. Кітам. – Київ, 2019. – 188 с.; та Методичні рекомендації щодо самостійного відбору мікробіологічних та ентомологічних проб працівниками архівних установ в умовах дії дистанційно-карантинних заходів /Державна архівна служба України, Український науководослідний інститут архівної справи та документознавства, Спілка архівістів України; уклад.: О. Я. Гаранін, Т.О. Кондратюк. – Київ, 2021. – 22 с., що стало реакцією науковців УНДІАСД на виклики вірусної пандемії 2019–2020 рр. та обмеження фінансування даного напрямку зі сторони Державної архівної служби України.
В результаті з 2015 по 2022 рік УНДІАСД проводив дослідження мікробіологічного, ентомологічного стану архівосховищ та документів державних архівів, дотримання фізичних умов зберігання документів. До організації дослідження було залучено усі центральні архіви та значну частину архівів областей, частину архівів окремих галузей. Означена науково-дослідна робота отримала магістральну назву «Дослідження мікробіологічного та ентомологічного стану архівосховищ та документів державних архівів з метою проведення моніторингу стану збереженості документів Національного архівного фонду» та проводилася щороку відповідно до затвердженого тематичного плану. Загальний аналіз результатів проведеної роботи свідчить, що керівники державних архівів прикладають зусилля, щодо дотримання визначених нормативних вимог але стикаються із труднощами матеріально-технічного характеру, переважно пов'язаними із недостанім фінансуванням та розміщенням подекуди архівів у технологічно не придатних приміщеннях.
На жаль, через обмеження фінансування УНДІАСД був змушений припинити у 2022 році означений напрям наукової діяльності і з 2023 року проведення моніторингу не проводиться. В наказі Укрдержархіву від 13 грудня 2024 року № 191-НОД «Про організацію виконання наукових робіт у сфері архівної справи та страхового фонду документації у 2025 році» відсутнє замовлення на виконання науково-дослідних розробок із відповідного напрямку. Так само варто зазначити, що на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву, яке відбулося 29 травня 2025 року, було схвалено проєкт тематичного плану замовлення на виконання наукових робіт УНДІАСД у сфері архівної справи на 2026 рік в якому також не передбачено здійснення моніторингу державними архівами умов зберігання документів НАФ.
Зважаючи на тенденцію останніх років може скластися враження, що керівництво Укрдержархіву не приділяє достатньої уваги напрямку діяльності фізичного збереження документів через брак коштів на фінансування відповідної діяльності, оскільки навіть в сучасній структурі Державної архівної служби України прибрано профільний відділ зберігання документів НАФ, чим, вважаємо, було порушено комплексний процес організації роботи із 4-х взаємопов’язаних складових: формування, облік, зберігання, використання документів НАФ, що чітко визначено профільним законом «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та «Правилами роботи архівних установ України». Проте, портал онлайн-закупівель «Прозорро», повідомляє, що архівна установа Дирекція з експлуатації комплексу споруд центральних державних архівних установ України яка підпорядковується та фінансується Державною архівною службою України, 25 липня 2025 року підписала договір підряду № 53 на проведення робіт по реконструкції комплексу архівних споруд у 2026 році на суму 149 мільйонів 789 тисяч 558 гривень. Сподіваємося на більш збалансоване ставлення щодо усіх напрямків фінансування організації діяльності архівних установ в питаннях організації збереження та зберігання документів НАФ.

Oleksandr Garanin,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-3792-0006,
Candidate of Historical Sciences, Senior Research Associate
Senior Research Associate,
Department of Scientific Technologies of Conservation of Funds,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
е-mail: ogaranin_undiasd@ukr.net

Inspection of archive repositories and documents of the state archives of Ukraine in order to determine compliance with the regulatory requirements for the storage conditions of documents of the National Archival Fund of Ukraine.

The dynamics of conducting inspections of archival repositories and documents of state archives for compliance with regulatory requirements for storage conditions are considered.
Keywords: archive, document storage, National Archival Fund, document preservation, biomonitoring, State Archival Service of Ukraine.