Концептуальні засади цифрової трансформації системи зберігання документальної історико-культурної спадщини України

Тези доповіді

Ковтанюк Юрій Славович
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
кандидат історичних наук, старший дослідник,
заступник генерального директора з наукової роботи,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
е-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

Концептуальні засади цифрової трансформації системи зберігання документальної історико-культурної спадщини України

Розглянуто основні концептуальні засади, що впливають на цифрову трансформацію системи зберігання документальної історико-культурної спадщини. Основну увагу приділено створенню інформаційних систем, у базах даних яких накопичується інформація про фізичний стан фондів інституцій, що зберігають документи, як основу для створення програмних інструментів для автоматизованої обробки накопиченої інформації, що дозволяє змінити підходи фахівців до роботи з інформацією та провести перехід до якісно нового рівня керування усіма процесами щодо забезпечення збереженості документів.
Ключові слова: системи зберігання документів, історико-культурна спадщина, цифрова трансформація, цифрові копії, оригінали в електронній формі, база даних, класифікування матеріалів і речовин, моніторинг фізичного стану фондів.

На сьогодні достатньо детально досліджена проблема змін системи зберігання бібліотек і архівів, а також документної складової музейних фондів під впливом зростання темпів оцифрування аналогових документів, а також поступового переходу суспільства і держави на нові технології документування інформації в електронній формі, що забезпечує основу відмови від створення паперових оригіналів. Такі тенденції змін технологічного рівня створення документів, безсумнівно, повинні вивчатися бібліотекознавцями, архівознавцями і документознавцями та враховуватися бібліотекарями, архівістами для забезпечення надійного зберігання документів у цифрових форматах. Особливо, якщо ідеться про їх постійне та тривале зберігання. Результатом таких досліджень повинна стати нова теоретична основа, наприклад у формі концепцій, стратегічного бачення принципів проведення експертизи (цінності) таких документів, комплектування ними інституцій, що постійно зберігають документальну спадщину, а також нормативно-правові та нормативні акти, які регламентують функціонування системи зберігання документів у бібліотечній та архівній галузях. Найбільш нерегламентованою на загальному рівні залишаються процеси постійного та тривалого зберігання документів у цифрових форматах. Зберігання таких документів впливає і на інші процеси бібліотечної й архівної справи, насамперед на надання доступу до документної інформації. Вочевидь, ця проблема досліджена найбільш детально у численних наукових працях по всьому світу, зокрема в Україні. На нашу думку, недостатньо дослідженою залишається проблема трансформації системи зберігання аналогової документальної історико-культурної спадщини під впливом цифрових технологій. Одним із небагатьох доробків в Україні, що було присвячено цій проблемі стала колективна монографія Базові складові сучасної системи збереження особливо цінних бібліотечних та архівних фондів, що становлять культурне надбання України, що була підготовлена Центром збереження та оцифрування фондів Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (НБУВ) за авторством Т. І. Власюка, Л. П. Затоки, Ю. С. Ковтанюка, Т. В. Крікової Л. М. Куяви, Я. І. Савчука, Л. А. Сорокіної (далі – монографія). Крім цікавих досліджень щодо автоматизації, зокрема роботизації систем зберігання аналогових документів та Важливим доробком, представленим у цьому виданні стала класифікація матеріалів документів із фондів НБУВ. У межах науково-дослідної теми «Технологічні та соціально-економічні чинники довговічності особливо цінних бібліотечних фондів, що становлять культурне надбання України» (2021–2023 рр.), яку виконував відділ наукових технологій збереження фондів НБУВ, було досліджено усі матеріали, із яких виготовлені документі, що зберігаються у фондах НБУВ (монографія, с. 131–187). Зважаючи на великі обсяги фондів НБУ та універсальний характер цих фондів, було зібрано великий масив даних, що може стати інформаційною основою для системи зберігання документів не лише НБУВ. На основі отриманої інформації запропоновано класифікацію матеріалів за такими групами: носія інформації; фіксації інформації; виготовлення індивідуальних засобів для зберігання (обкладинки, папки, конверти тощо); реставрації та відновлення документів. До матеріалів було включено не тільки саму основу, а також і ті, за допомогою яких ці матеріали закріплюються у фізично нероздільні одиниці зберігання, наприклад клеї. Усі матеріали були розділені на дві великі групи: природні та штучні. Крім того, були виділені способи фіксації інформації на носіях: письмові, графічні, фото- й кінодокументи та фотодокументи. Представлена класифікація не є вичерпною, але може удосконалюватися за визначеними фасетами. Зважаючи, що документи з паперовою основою є найбільшою складовою будь-яких фондів інституцій, що зберігають документальну спадщину, зокрема історико-культурну, авторами класифікації було запропоновано критерії для класифікування саме паперових носіїв, насамперед за їх фізико-хімічними властивостями та призначенням (монографія, с. 129–130).
З 2024 р. розпочата практична робота над застосуванням вищезгаданої класифікації. У межах науково-дослідної теми НБУВ «Цифрова трансформація системи збереження фондів Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського» виконано розроблення структури і змісту бази даних «Фізичний стан фондів НБУВ», що виконувалося відповідно до затвердженого технічного завдання. Метою цього завдання було запровадження системи моніторингу фізичного стану документів, результати якого повинні накопичуватися у спеціально передбачених для цього структурах даних. У 2025 р. виконано реалізацію зазначеної бази даних в системі керування базами даних MySQL та розпочато створення власного користувацького інтерфейсу для її наповнення відомостями про матеріали документів, що зберігаються в структурних підрозділах НБУВ. До кінця 2025 р. заплановано проведення тестової експлуатації бази даних «Фізичний стан фондів НБУВ», за результатами якої вона буде доопрацьована й з 2026 р. можна її поширювати серед структурних підрозділів НБУВ для активного наповнення. Зазначимо, що ця база даних може стати інформаційною основою для створення нових програмних інструментів автоматизованого аналізу фізичного стану фондів НБУВ, що дозволить значно покращити підготовку стратегій подальшого зберігання окремих документів, масивів та фондів, а також рекомендацій щодо їх обстеження, консервації, реставрації, стабілізації, відновлення на короткострокову перспективу. Такі інструменти дозволять з часом враховувати результати застосування попередніх рекомендації.
Разом із зазначеним інформаційним ресурсом щодо фізичний стан фондів НБУВ у 2025 р. продовжено розбудову системи автоматичного моніторингу температурно-вологісного режиму у сховищах НБУВ, яка дозволяю за визначеним графіком цілодобово без вихідних вимірювати температуру і вологість без участі людини та передавати отримані дані по комп’ютерній мережі до бази даних. На сьогодні завершено створення мережі датчиків у сховищах у корпусі НБУВ по вул. Володимирській, 62 та проведено обстеження сховищ у корпусі по просп. Голосіївському, 3 для проєктування мережі датчиків у цій будівлі. Основним завданням під час проєктування таких мереж є оптимальне розташування датчиків, щоб їх кількість була мінімально достатньою для охоплення всіх сховищ у будівлі або окремому поверсі та ці датчики були в змозі вимірювати температуру і вологість по всьому обсягу цих сховищ.
На нашу думку, наведені інформаційні ресурси у складі сучасних систем зберігання документальної історико-культурної спадщини є основою для здійснення цифрової трансформації цих систем. Розбудова таких ресурсів повинна відбуватися поетапно від складових для накопичення інформації до створення інструментів для її автоматизованої обробки, насамперед з метою покращення управління системою зберігання, покращення збереженості документів. Поступово завдання, що покладаються на такі ресурси, повинні ускладнюватися за рахунок впровадження нових методів дослідження документів, наприклад ядерно-фізичних, що дозволить збирати приховану інформацію про об’єкти зберігання, яка недоступна людині при застосуванні поширених методів, що не дозволяють працювати на фізичному рівні не менше мікрометрів (10-6 м). Ядерно-фізичні методи дослідження дозволяють переходити до досліджень з фізичними вимірюваннями у нанометрах (10-9 м), що відкриває нові можливості для застосування методів превентивної консервації та виконання реставрації із застосуванням новітніх наноматеріалів. Результати проведених обстежень матеріальної основи документів на таких рівнях вимірювання, безумовно, потребують ретельного фіксування разом з інформацією про заходи щодо забезпечення їх збереженості, зважаючи на високу імовірність неможливості побачити отримані результати за допомогою звичайних методів обстеження, наприклад шляхом огляду документів фахівцями без застосування спеціалізованого обладнання. Інформаційні ресурси в системі зберігання документальної спадщини, особливо історико-культурної, дозволяють змінити підходи фахівців у роботі з інформацією про матеріальну основу документів, їх фізичний стан, покращити їх інформованість, забезпечити автоматизований порівняльний аналіз фізичного стану документів у часі, а також надати швидкий доступ до історії заходів щодо обстеження, консервації, реставрації, стабілізації, відновлення документів із зазначенням застосованих матеріалів і речовин, а також деталізації технологічних процесів, що застосовувалися.
На сучасному етапі розвитку системи зберігання документальної історико-культурної спадщини найбільш вражаючою з позиції технологічної складності та витратності є концепція моніторингу стану кожного документа за допомогою системи датчиків, що працюють цілодобово та автоматично передають інформацію по комп’ютерній мережі про фізичний стан документів до автоматизованих систем, що накопичують та обробляють отримані дані.
Однак, якою б складною не була система зберігання документів, без створення інформаційної системи, що дозволяє накопичувати інформацію про фізичний стан одиниць зберігання на рівні, документів, фондів, сховищ, як інформаційної основи, що може оброблятися в автоматизованому режимі, не можливо забезпечити трансформацію цієї системи для переходу до якісно нового рівня керування усіма процесами забезпечення збереженості документів.

Yurii Kovtaniuk
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
Candidate of Historical Sciences, Senior Researcher,
Deputy Director General for Research,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine
Kyiv, Ukraine
e-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

Conceptual principles of digital transformation of the system for preserving documentary historical and cultural heritage of Ukraine

The main conceptual principles influencing the digital transformation of the system of preserving documentary historical and cultural heritage are considered. The main attention is paid to the creation of information systems, in the databases of which information about the physical condition of the funds of institutions storing documents is accumulated, as a basis for the creation of software tools for automated processing of the accumulated information, which allows changing the approaches of specialists to working with information and making a transition to a qualitatively new level of management of all processes for ensuring the preservation of documents.
Keywords: document storage systems, historical and cultural heritage, digital transformation, digital copies, originals in electronic form, database, classification of materials and substances, monitoring of the physical condition of funds.