Удосконалення інструктивно-нормативних документів з архівного обліку в Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського як один із чинників збереження рукописних фондів

Тези доповіді

Корчемна Ірина Степанівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-1317-9452,
кандидатка історичних наук,
завідувачка відділу,
відділ фондів рукописної спадщини,
Інститут рукопису,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: korchemna5@gmail.com

Удосконалення інструктивно-нормативних документів з архівного обліку в Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського як один із чинників збереження рукописних фондів

Висвітлено процес удосконалення та оновлення інструктивно-нормативних документів з архівного обліку в ІР НБУВ, які визначають загальні підходи до організації та ведення обліку документів НАФ на паперових носіях та аудіовізуальних документів. Перераховано основні нормативно-правові та методичні документи, на підставі яких удосконалились та оновились інструкції з обліку документів у ІР НБУВ.
Ключові слова: збереження рукописної спадщини, облік архівних документів, науково-методичне забезпечення, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського.

Збереження історико-рукописної спадщини України завжди було і залишається пріоритетним в діяльності Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (далі ІР НБУВ), особливо в умовах воєнного сьогодення.
Одним із ключових засобів гарантування збереженості фондів ІР НБУВ є архівний облік документів та належне науково-методичне забезпечення цього процесу. Облік архівних документів належить до основних архівних процесів і на практичному рівні виконує низку важливих функцій для ІР НБУВ: фіксує належність документів до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їхню організаційну впорядкованість, єдину систему реєстрації, адресний пошук та контроль за наявністю і станом.
Документаційне забезпечення процесу обліку рукописних фондів в ІР НБУВ та основні документи, які регулюють цю діяльність, відображають вимоги сучасних нормативних документів та правил, затверджених Державною архівною службою України. Однак зміни в нормативно-правовій базі функціонування архівної галузі України, в документуванні життєдіяльності українського суспільства, що супроводжуються виникненням нових видів документів і носіїв інформації, а також необхідність забезпечити інтелектуальний доступ до інформації про конкретний архівний документ через архівні інформаційні системи – все це зумовило відповідне удосконалення та оновлення інструкції з обліку документів у ІР НБУВ.
Затверджена наказом генерального директора НБУВ інструкція «Облік документів у Інституті рукопису НБУВ» (від 19.08.2024 р. № 41-осн) визначає організацію та ведення державного обліку документів НАФ в ІР НБУВ. Ця інструкція орієнтована на регламентацію взаємоузгодженого комплексу управлінських, організаційних, науково-методичних, контрольно-охоронних заходів з обліку архівних документів, що забезпечують фіксацію їх наявності, отримання відомостей про їх склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Цей документ визначає загальні підходи до організації та ведення обліку документів НАФ на паперових носіях та аудіовізуальних документів.
У Інструкції надано роз’яснення щодо методики основних робіт і технологій з обліку документів НАФ в ІР НБУВ на підставі нормативно-правових актів, нормативно-методичних документів, нормативних актів НАН України, локальних нормативних документів НБУВ. Зокрема Інструкція опирається на закони України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27 січня 1995 р. № 32/95-ВР зі змінами, «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. № 3814–ХІІ зі змінами, Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116 зі змінами, Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 27.09.2013 № 2045/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2013 р. за № 1695/24227, Інструкцію «Облік документів у державних архівах України», схвалену Науково-методичною комісією Укрдержархіву (протокол від 29 грудня 2014 р. № 4).
Зберігаючи наступність нормативних документів і відповідність вимогам чинного законодавства України, у тексті цієї Інструкції, що включає 6 розділів і додатки, деталізовано технології застосування системи облікових документів і актів за результатами робіт з архівними документами – обліку надходження документів до ІР НБУВ та вибуття з нього, видавання документів з архівосховища у тимчасове користування у межах ІР НБУВ та за межі Бібліотеки, а також обліку окремих видів архівних документів, бібліотечного фонду, страхового фонду документів і фонду користування ними.
Дана інструкція забезпечує як облік історико-культурної спадщини України в Інституті рукопису НБУВ, так і її збереження. Дотримуючись основних принципів державного обліку документів НАФ, ІР НБУВ своєчасно та оперативно вносить зміни до основних облікових документів та укладає нові, щорічно складає відомості про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку для централізованого державного обліку документів НАФ.

Iryna Korchemna,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-1317-9452,
Candidate of Historical Science,
Head of Department,
Department of Manuscript Heritage Fonds,
Institute of Manuscript,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: korchemna5@gmail.com

Improvement of instructional and regulatory documents on archive accounting at the Institute of manuscripts V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine as one of the factors of preserving manuscript funds

The process of improving and updating the instructional and regulatory documents on archival accounting at the Institute of Manuscripts of the NBUV, which determine general approaches to the organization and maintenance of accounting for NAF documents on paper media and audiovisual documents, is highlighted. The main regulatory and methodological documents were provided, on the basis of which the instructions for accounting documents at the the Institute of Manuscripts of the NBUV were improved and updated.
Keywords: preservation of manuscript heritage, accounting of archival documents, scientific and methodological support, Manuscript Institute of the V. I. Vernadskyі National Library of Ukraine.