Формування фонду електронних періодичних видань (копій друкованих газет) їх опрацювання, облік, зберігання, надання доступу користувачам

Тези доповіді

Носкіна Наталія Миколаївна,
завідувачка відділу,
відділ формування та використання газетних фондів,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: noskina@nbuv.gov.ua

Формування фонду електронних періодичних видань (копій друкованих газет) їх опрацювання, облік, зберігання, надання доступу користувачам.

Авторка проаналізувала сучасний стан надходження обов’язкового примірника документів (газет) до відділу формування та використання газетних фондів Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (НБУВ), окреслила шляхи поповнення газетного фонду НБУВ, зокрема через формування фонду електронних аналогів друкованих видань (копій) та розглянула аспекти їх накопичення, обліку, опрацювання та надання у користування електронних копій друкованих медіа.
Ключові слова: відділ формування та використання газетних фондів, газети, газетний фонд Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, друковані медіа, електронні аналоги друкованих медіа.

Сучасним бібліотекам доводиться підлаштовуватися під зміни науково-технічного прогресу, щоб відповідати потребам користувачів. У той час як друковані медіа потерпають від нестачі фінансів, паперу, технічної бази для друку, кваліфікованих кадрів, високих тарифів на поштові витрати тощо, сучасна ІТ індустрія надає можливість бібліотекам отримувати не тільки паперові видання, а й електронні. Швидкий розвиток та розповсюдження електронних видань вимагає від бібліотек вирішення питання чи відповідає той чи інший електронний документ критеріям та ознакам характерним для електронних видань та пошуку більш ефективних, сучасних шляхів отримання і використання електронних ресурсів, у т. ч. і періодичних видань.
Все частіше видавці пропонують бібліотеці електронну копію друкованого медіа, котра повністю відповідає друкованому виданню. Надсилання такої копії до бібліотеки не потребує поштових витрат за доставку видання та мінімізує час надходження газети до бібліотеки і користувача, виключає у майбутньому потребу оцифрування документів (газет). Нагальним завданням бібліотеки стає вирішення питань: формування, обліку, опрацювання, зберігання і використання електронних видань (копій) друкованих медіа, отриманих через інформаційно-телекомунікаційні мережі, у т. ч. як обов’язковий примірник документів. Згідно діючого законодавства України, зокрема законами України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», «Про обов’язковий примірник документів» Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського має право отримувати всі види обов’язкових примірників документів, у т. ч. видання електронні. У Законі визначено, що «документ [у т. ч. й електронний ] це матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві» [Закон України «Про обов’язковий примірник документів» від 17 січня 2002 року N 2953-III. Розділ I. Загальні положення. Стаття 1. Визначення термінів та понять]. Отримані бібліотекою від видавців електронні видання (копії) друкованих видань це документи, які пройшли редакційно-видавниче опрацювання, мають вихідні відомості та призначені для розповсюдження в незмінному вигляді. Такі електронні документи відповідають визначенню електронного видання, наведеному в ДСТУ 7157:2010 «Інформація та документація. Видання електронні. Основні види та вихідні відомості».
Діючим законодавством «Про обов’язковий примірник документів» не передбачено надходження до бібліотеки електронних аналогів періодичних видань (газет), котрі не мають матеріального носія. Контрольні примірники електронних аналогів періодичних видань (газет), у форматі PDF, за Законом України «Про МЕДІА» від 13 грудня 2022 р. №2849-ІХ, мають надходити до Національної ради України з питань телебачення і радіомовлення. У законі зазначено, що «зареєстровані суб’єкти у сфері друкованих медіа зобов’язані надсилати контрольні примірники кожного випуску друкованого медіа в електронній формі (за наявності) до Нацради [Закон України «Про МЕДІА» від 13 грудня 2022 р. №2849-ІХ. Стаття 48. Облік і зберігання програм та примірників друкованих медіа]. Було б доречно виступити з пропозицією внесення змін до Закону України «Про обов’язковий примірник документів» щодо передачі видавцями електронної копії друкованих медіа до Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського як найбільшого депозитарія української преси в Україні.
З метою отримання і формування фонду електронних аналогів друкованих медіа, відділ формування та використання газетних фондів НБУВ співпрацює з видавцями і редакціями друкованих медіа через листування, комунікації у соцмережах, засоби телекомунікації. Електронні документи не потребують фізичної площі для розміщення та оправи річників, мінімізують процеси опрацювання видань, однак їх теж треба десь зберігати, обліковувати, бібліографувати, каталогізувати, надавати доступ користувачам.
Отримані аналоги друкованих медіа, є такими самими об’єктами обліку, як і паперові видання. Їх облік має вестись згідно з «Інструкцією з обліку фонду Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського», затвердженої Вченою радою НБУВ, протокол № 3 від 22.04.2019 (розділ 4. «Особливості обліку окремих видів та категорії документів»). Одиницею обліку електронних аналогів друкованих медіа має бути повнотекстовий електронний документ (для газет – річний комплект і назва), включений до інстальованих баз даних, розміщених на жорсткому диску комп’ютера (сервері) бібліотеки і доступний користувачам через інформаційно-телекомунікаційну мережу бібліотеки (серверні електронні документи). Оскільки такі документи не мають електронного носія їх необхідно зберігати не лише на сервері бібліотеки, як страхову копію, а й продублювати на диск або інший носій.
Індивідуальний облік, отриманих електронних копій друкованих медіа ведеться в реєстраційних картотеках, обліковому каталозі з позначкою «електронний документ». Сумарний облік електронних локальних документів (копій друкованих медіа) обчислюється в «Книзі сумарного обліку електронних локальних документів. Ч. 1» згідно з додатком №18 «Інструкції з обліку фонду Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського». У сумарній книзі зазначається загальна кількість документів, назва, обсяг в Гб, мова видання, для газет – кількість отриманих номерів і річних комплектів.
Опрацювання отриманих електронних документів здійснюється згідно з технологічною інструкцією «Централізованого бібліотечного опрацювання документів у Національній бібліотеці України імені В.І. Вернадського. Київ, НБУВ, 2015 та «Інструкцією з обліку та опрацюванню газетного фонду НБУВ», котрими регламентуються виконання виробничих процесів, необхідних для здійснення обліку та опрацювання документів: формування фонду електронних документів, початкове опрацювання видань, облік, аналітико-синтетичне опрацювання, формування бібліографічного запису, завантаження до інстальованих баз даних бібліотеки й надання доступу користувачам бібліотеки через інформаційно-телекомунікаційну мережу бібліотеки. На даному етапі проєкт формування фонду електронних копій друкованих медіа та можливості їх подальшого використання читачами знаходиться у процесі розробки та вирішення низки організаційних та юридичних питань.
У період 2024–2025 рр. до відділу формування і використання газетних фондів НБУВ надійшло 68 назв газет у електронному форматі (копії друкованих медіа у форматі PDF), що складає 171 річний комплект газет за період 2018–2025 рр. Станом на 2025 р. відділ формування та використання газетних фондів НБУВ отримав від видавців 771 назву газет у друкованому форматі. Всього Національною радою з питань телебачення та радіомовлення зареєстровано 1461 назв газет. Надходження друкованих видань до газетного фонду бібліотеки, з числа зареєстрованих, складає лише 52, 7%. Працівники відділу формування та використання газетних фондів НБУВ щороку аналізують надходження видань до бібліотеки та вживають всіх можливих заходів для надходження обов’язкового примірника документів до газетного фонду НБУВ. З метою поновлення надходження обов’язкового примірника видань постійно комунікують з видавцями і редакціями газет, беруть участь у заходах організованих Національною радою з питань телебачення і радіомовлення, Національною спілкою журналістів України, Центром журналістської солідарності України тощо. Однак, умови, в котрих опинилися видавці деяких друкованих медіа: робота в прифронтових регіонах, поблизу районів ведення бойових дій, на деокупованих територіях, в умовах релокації редакцій тощо, призвели до проблем з відправкою обов’язкових примірників документів до бібліотеки та зупинки виходу великої кількості друкованих медіа. Отже, надходження електронних видань (копій друкованих газет) до газетного фонду НБУВ стає сьогодні актуальним, а іноді єдиним можливим способом отримати газети.

Nataliia Noskina,
Head of Department,
Department of Formation and Use of Newspaper Funds,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: noskina@nbuv.gov.ua

Creation of electronic periodicals collection (copies of printed newspapers), their processing, accounting, storage, and provision of access to users.

The author has analyzed the current state of acquisition of obligatory deposit copies of document (newspapers) to the Department of Formation and Use of Newspaper Collections of the V. S. Vernadskyi National Library of Ukraine (VNLU), outlined ways of replenishing the VNLU newspaper collections, in particular through creation of collection of electronic analogues of printed publications (copies), studied various aspects of accumulation, accounting, processing and provision for use of electronic copies of printed media.
Keywords: Department of Formation and Use of Newspaper Collections, newspapers, newspaper collections of V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine, printed media, electronic analogues of printed media.