Щодо визначень деяких базових понять у проєкті Словника архівної термінології

Тези доповіді

Кулешов Сергій Георгійович,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-1950-9651,
доктор історичних наук, професор,
завідувач відділу документознавства,
Український науково-дослідний інститут
архівної справи та документознавства,
Київ, Україна
е-mail: posena@ukr.net

Бойко Віта Федорівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-5725-9641,
кандидатка історичних наук, старша дослідниця,
заступниця директора з наукової роботи,
Український науково-дослідний інститут
архівної справи та документознавства,
Київ, Україна
е-mail: vitaminzik5@gmail.com

Щодо визначень деяких базових понять
у проєкті Словника архівної термінології

Пропонуються визначення термінів «архів», «усний архів», «архівний документ», «авторський рукопис», «приватне зібрання архівних документів», «національні архівні інформаційні ресурси» для внесення до проєкту Словника архівної термінології.
Ключові слова: словник, термін, поняття, визначення, архівна справа, діловодство.

На замовлення Державної архівної служби України відповідно до Тематичного плану замовлення на виконання наукових робіт у сфері архівної справи на 2024 рік Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства упродовж 2024–2025 рр. виконує наукову роботу «Сучасна архівна термінологія: український та міжнародний досвід», результатом якої буде Словник архівної термінології (далі – Словник).
У технічному завданні на наукову роботу зазначено, що її мета – формування сучасного поняттєвого апарату архівної галузі, його адаптація до міжнародної архівної термінології. Водночас така адаптація не завжди можлива через значну кількість визначень понять і невідповідність концептуальних підходів, прийнятих в Україні, до формулювання визначень, зокрема ключових архівознавчих термінів із міжнародними. До того ж, багатозначність формулювань протирічить принципу побудови структури розроблювального Словника.
Наприклад, у Словнику Міжнародної ради архівів термін «архів» трактується так: 1) документи, створені або отримані та накопичені особою чи організацією у процесі ведення справ і збережені через їхню неминущу цінність; 2) будівля або частина будівлі, в якій зберігаються архіви (у першому значенні) і яка доступна для ознайомлення; 3) архівне сховище; 4) установа або програма, відповідальна за відбір, придбання, збереження та надання доступу до архівів (у першому значенні); 5) архівне агентство, архівна установа або архівна програма.
Було прийнято рішення взяти за основу визначення терміна «архів» зафіксоване в ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (далі – ДСТУ 2732:2023): «юридична особа чи її структурний підрозділ, що забезпечує комплектування, облікування, зберігання архівних документів і використання інформації, яка в них міститься». Це визначення стало похідним для формулювань визначень низки інших термінів Словника: «аудіовізуальний архів», «науково-технічний архів», «технічний архів», «церковний архів», «усний архів» тощо. Зокрема, визначення терміна «усний архів» пропонується як «архів, призначений для зберігання та використання задокументованих свідчень подій минулого»; терміна «аудіовізуальний архів» як «архів, призначений для зберігання та використання аудіовізуальних документів»; терміна «технічний архів» як «архів, призначений для зберігання і використання технічних документів».
Виходячи з прийнятого нами визначення поняття «архів» є пропозиція змінити термін «особистий архів» на «приватне зібрання архівних документів» визначивши його як «сукупність архівних документів, що є власністю однієї або кількох юридичних або фізичних осіб». Також варто вилучити термін «особовий архівний фонд», замінивши його на «архівний фонд особового походження» і визначивши його як «архівний фонд окремої фізичної особи, сім’ї, роду, що утворився впродовж їхнього життя й діяльності».
Проблемним стало формулювання визначення такого ключового поняття як «архівний документ». У ДСТУ 2732:2023 зафіксоване таке визначення: «документ, що зберігають або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави». Це визначення напочатку було зафіксоване у проєкті Словника. Але, на нашу думку, в ньому не відображено на якому етапі життєвого циклу документа він стає архівним. Цей етап пов’язаний з виконанням документом його основної соціальної функції, заради виконання якої його було створено. Коли він виконав цю функцію – це буде перша умова надання йому статусу архівного документа. Іншою умовою є зберігання його як цінного для особи, суспільства чи держави в архіві або необхідність його зберігання там. У підсумку пропонується таке визначення терміна «архівний документ»: «документ, що виконав свою основну соціальну функцію, заради виконання якої його було створено, та/або через його історичну та іншу суспільно-культурну цінність має зберігатися чи підлягає зберіганню в архіві». Здавалося, що є винятки з такого визначення. Так, у Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України зберігаються, наприклад, такі оригінали архівних документів як Акт проголошення незалежності України від 24 серпня 1991 р. та Конституція України, прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 р., що здавалося досі виконують свою основну соціальну функцію. Однак основна соціальна функція цих документів була як авторських рукописів, де автором виступає Верховна Рада України. У проєкті Словника визначення терміна «авторський рукопис» таке: «рукописний або машинописний текст на правах рукопису, підготовлений автором для оприлюднення». Оскільки тексти Акта та Конституції були опубліковані, то ці документи виконали свою основну соціальну функцію.
Поняття «національні архівні інформаційні ресурси» пропонується визначити як «сукупність архівних документів, що зберігають в архівах України або мають зберігатися в них та довідкового апарату до цих документів».
Висловлені міркування щодо визначень деяких ключових архівознавчих понять є пропозиціями, як і інші складники проєкту Словника. Просимо небайдужих до змісту Словника фахівців висловити зауваження та рекомендації щодо визначень термінів, зазначених у тезах.

Serhii Kuleshov,
ORCID https://orcid.org/0000-0003-1950-9651,
Doctor of Historical Sciences, Professor,
Head of the Departament of Records Management
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs
and Records Кeeping,
Kyiv, Ukraine
е-mail: posena@ukr.net

Vita Boiko,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-5725-9641,
Candidate of Historical Sciences, Senior Research Associate,
Deputy Director
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs
and Records Кeeping,
Kyiv, Ukraine
е-mail: vitaminzik5@gmail.com

Regarding the definitions of some basic concepts
in the draft Dictionary of Archival Terminology
Definitions of the terms «archive», «oral archive», «archival document», «author’s manuscript», «private collection of archival documents», «national archival information resources» to be included in the draft Dictionary of Archival Terminology.
Keywords: vocabulary, term, concept, definition, archival affairs, record keeping.