ОСОБЛИВОСТІ ШИФРУВАННЯ КОЛЕКЦІЙНИХ ЗІБРАНЬ З ФОНДУ ОСНОВНОГО ЗБЕРІГАННЯ НБУВ ТА ЇХ ВІДОБРАЖЕННЯ В ЕЛЕКТРОННОМУ КАТАЛОЗІ

Тези доповіді

УДК 027.5(477-25)НБУВ:[025.17:0901]:025.3:[017.1:004.65]

Ткаченко Олександра Петрівна,
ORCID : 0000-0003-2193-5596
молодший науковий співробітник,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail : ttkachenko@nbuv.gov.ua

ОСОБЛИВОСТІ ШИФРУВАННЯ КОЛЕКЦІЙНИХ ЗІБРАНЬ З ФОНДУ ОСНОВНОГО ЗБЕРІГАННЯ НБУВ ТА ЇХ ВІДОБРАЖЕННЯ В ЕЛЕКТРОННОМУ КАТАЛОЗІ

Висвітлено питання комплексного опрацювання колекційних видань. ‎ Розглянуто проблеми відображення та пошуку бібліографічних записів колекційних видань в електронному каталозі НБУВ.
Ключові слова :колекційні зібрання, комплексне опрацювання документів, традиційнні та електронні носіі.

Культурна спадщина кожного народу - результат духовної і матеріальної діяльності, успадкований людством від попередніх поколінь. До культурної спадщини відноситься утримання бібліотек, музеїв, архівів. В них зосереджені документальні експонати, в яких відображений соціальний і духовний досвід людства. Однією з головних святинь бібліотечних фондів України, безумовно, є Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського (НБУВ).
У Бібліотеці закладено надійні науково-методичні основи для формування інформаційних ресурсів колекційної документальної спадщини України. Багатство фонду Бібліотеки, можливість широкого доступу до інформаційних ресурсів, розвиток сервісів дистанційного обслуговування надають НБУВ переваги у подальшому поширенні знань, корисної інформації, культури, духовності. НБУВ є найбільшим книгосховищем України. Її фонд, унікальний за змістом і універсальний за видовим складом, на сьогодні містить документи від зародження писемності (клинописні тексти ІІІ тис. до
н . е.) до сучасних вітчизняних та зарубіжних наукових видань на усіх видах традиційних та цифрових носіїв. За роки існування в ній сформовано найпотужніші фонди наукової літератури світового рівня. І саме колекційним зібранням належить важливе місце у створенні такого могутнього інформаційного ресурсу.
Книжкові колекції НБУВ представлені різними типами фондів (тематичні, колективних власників, особові). Станом на 2024 рік Бібліотека має на обліку 55 колекційних зібрань (корпус по Голосіївському проспекту, 3), 39 з яких було отримано та опрацьовано за роки незалежності України. Вони відрізняються галузевою спрямованістю, змістом, чисельністю рідкісних і цінних видань. Зберігаються колекційні зібрання переважно у фондах основного книгозбереження та спеціалізованих читальних залах.
Частина колекцій має складні багатоелементні шифри, частина колекцій опрацьовується без урахування форматів та без книг шифрів
За особливостями опрацювання колекційні зібрання розподіляються наступним чином :
- колекційні зібрання, які шифрують без урахування форматів;
‎‎‎ - колекційні зібрання, які шифрують з урахуванням форматів;
- колекції, які шифруються без використання книг шифрів;
- колекційні зібрання із складними шифрами.
Електронний каталог (ЕК) Національної бібліотеки ім. В. І. Вернадського), виконуючи інформаційно-пошукову функцію дає змогу не тільки швидко встановити наявність конкретного документа у фондах бібліотеки, але й отримати доступ до інформаційних ресурсів відповідно сформульованого пошукового запиту.
Свого часу для каталогізації документів у САБ «ІРБІС-64» були розроблені робочі аркуші та налаштовані засоби для введення даних. У тому числі – поле «Шифр».
В електронному каталозі НБУВ усі без винятку колекційні шифри починаються із загальноприйнятої форми назви колекції.
Незалежно від мови, на якій видано документ, поле «Шифр» заповнюється кирилицею.

Рис. 1. Приклад заповнення поля «Шифр» документу, виданого латиницею з колекційного зібрання установи.

Це правило стосується усіх колекційних видань за винятком опрацювання документів Австрійської бібліотеки. Незалежно від мови, на якій видано документ, назва Австрійської колекції в шифрі завжди вноситься латинськими літерами.
Австрійській бібліотеці належить особливе місце серед колекційних зібрань НБУВ. Створення Австрійської бібліотеки при НБУВ – один з прикладів участі Бібліотеки в міжнародних та культурних проектах. Відкриття Австрійської бібліотеки стало можливим лише після здобуття Україною незалежності, коли наша держава стала самостійною на теренах Європи. Австрія була однією з перших держав, яка встановила з Україною прямі двосторонні відносини
Для заповнення поля «Шифр» при складанні бібліографічного запису (БЗ) на документи Австрійської бібліотеки каталогізатор вносить назву колекції, використовуючи діакритичні знаки.

Рис. 2. Використання діакритичних знаків для опрацювання документів з Австрійської бібліотеки.

Особливу групу складають колекційні зібрання із складними шифрами :
- Гімназія I Київська («1 Київська гімназія» )
- Колегія Павла Галагана ( «Галаган П.»)
- Сікорський Іван Олексійович («Сікорський І. О.»)
Для цих історичних зібрань було збережено автентичну систему шифрів. Кожна з трьох колекцій має свої особливості шифрування. Документи розставлялись їх збирачами за розділами знань, які збережено і дотепер. У кожному тематичному розділі книги мали свій порядковий номер. Ця система розташування відображена і у шифрах. Адже шифр документу - це адреса, за якою його легко можна знайти в безмежжі книгосховища.
Приклади складних шифрів колекційних примірників:
ГАЛАГАН П. право №195 - документ знаходиться у розділі «Право», порядковий номер у розділі – 195.
І КИЇВ. ГІМН. № ХVI-А 43 - документ знаходиться у відділі «Філософія, педагогіка», надрукований кирилицею, порядковий номер у відділі – 43.
СІКОРСЬКИЙ І. О. №VII A 338 – документ знаходиться у відділі «Психіатрія», його порядковий номер у відділі – 338.
Основний масив цих колекційних зібрань було опрацьовано раніше. Тому примірники, які ВКОД отримує на опрацювання зустрічаються досить рідко. Всі екземпляри видання, які записані в одному документі, мають однаковий шифр. Назви колекційних зібрань, які складають частину колекційного шифру, при внесенні до електронного каталогу під час складання бібліографічного запису також мають бути ідентичні. Але на практиці маємо зовсім іншу картину.
Особливої уваги при заповненні поля «Шифр» потребують видання колекцій із складними шифрами. Згідно «Централізованому бібліотечному опрацюванню документів у НБУВ» шифр на примірник проставляють співробітники одного структурного підрозділу, а вносять його до ‎ЕК під час каталогізування,- іншого. Історично склалось так, що при цьому не завжди звертається увага на уніфікацію графіки складного шифру в цілому. Як зазначалося вище, у макеті одного колекційного шифру одночасно можуть бути римські та арабські цифри, кириличні та латинські назви колекцій та відділів, а також літерні, як правило, латинські, позначки форматів. Знаки «№» , «/», «-» також часто густо проставляються там, де вважає за потрібне співробітник, який не вносить ці дані до ЕК, а розміщує складну конструкцію на обмежений за площиною ярлик-наліпку.
Зазвичай назви відділів у колекційних зібраннях із складними шифрами позначаються великими латинськими літерами. Але структура шифру з колекції І. О. Сікорського, до прикладу, передбачає використання саме прописної латинської літери для запобігання злиття римських цифр і великих латинських букв у суцільний лінгвістичний ряд. Невиконання цього правила під час внесення шифру до ЕК приводить до викривлення самої суті структури шифру. І пошуковий інтерфейс колекції І. О. Сікорського у базі даних «Каталогізатор» з десятком різних варіантів занесення шифрів яскраво ілюструє наслідки подібної неузгодженості.

Рис. 3. Пошук документу за шифром у САБ «ІРБІС-64» (база даних «Каталогізатор»).

Сучасна діяльність НБУВ спирається на щоденну кропітку роботу сотень науковців та фахівців бібліотечно-інформаційної галузі. Впровадження цифрових технологій та розбудова науково-інформаційного комплексу на базі створення електронного каталогу й формування електронних ресурсів сучасної наукової літератури світового та національного значення, наукове описування та дослідження історико-культурної спадщини, створення величезного масиву інформації про історичний розвиток української культури, науки, освіти - пріоритетні напрями подальшого розвитку НБУВ.
Однак, впровадження нових напрямків роботи та їх удосконалення вимагають відповідних знань, навичок, і матеріально-технічної бази. А постійне недофінансування та відсутність належного матеріально-технічного забезпечення суттєво зменшує можливості НБУВ у подальшій реалізації своїх функцій, загострює вже існуючі проблеми та сповільнює інтеграцію вітчизняної науки в європейський та світовий науковий простір.

UDC 027.5(477-25)НБУВ:[025.17:0901]:025.3:[017.1:004.65]

Tkachenko Oleksandra,
Junior Researcher,
V. I. Vernadsky National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
ORCID : 0000-0003-2193-5596
e-mail : tkachenko@nbuv.gov.ua

FEATURES OF ENCRYPTION OF COLLECTIONS FROM THE MAIN STORAGE FUND OF THE NBUV AND THEIR DISPLAY IN THE ELECTRONIC CATALOG

The issue of comprehensive processing of collection editions is highlighted. Problems of displaying and searching for bibliographic records of collection publications in the electronic catalog of the NBUV are considered.
Keywords: collections, complex processing of documents, traditional and electronic media