Цифровий фонд користування звітами про роботи науково-дослідних інститутів з фондів ЦДНТА України: шляхи створення та напрями використання

Тези доповіді

УДК 930.25 (477)
Алєксєєнко Анна Олександрівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-3483-1836,
заступниця директора,
Центральний державний науково-технічний архів України,
м. Харків, Україна
e-mail: alekseenkoaa1@gmail.com

ЦИФРОВИЙ ФОНД КОРИСТУВАННЯ ЗВІТАМИ ПРО РОБОТИ НАУКОВО-ДОСЛІДНИХ ІНСТИТУТІВ З ФОНДІВ ЦДНТА УКРАЇНИ: ШЛЯХИ СТВОРЕННЯ ТА НАПРЯМИ ВИКОРИСТАННЯ

Висвітлено досвід Центрального державного науково-технічного архіву України з оцифрування звітів про роботи науково-дослідних інститутів, що зберігаються у фондах архіву. Окреслено перспективи робіт у цьому напрямі та шляхи використання цифрового фонду користування.
Ключові слова: українська наука, науково-дослідна документація, оцифрування, цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду, Центральний державний науково-технічний архів України (ЦДНТА України).

Діяльність сучасних архівних установ здійснюється в контекстному полі панівної парадигми цифрового розвитку. Досягнення основних стратегічних орієнтирів доступності, відкритості, клієнтоорієнтованості архівів тісно пов’язані з цифровізацією та оцифруванням документів Національного архівного фонду (НАФ) як її складовою. Аналіз публікацій про діяльність українських архівів у науковій періодиці, стрічках новин офіційних сайтів та сторінок у соціальних мережах, а також повідомлень у ЗМІ свідчить про значну увагу до цього питання. Воно стоїть на порядку денному в Державній архівній службі України (Укрдержархів). Так, її Голова Анатолій Хромов, підбиваючи підсумки 2023 року, відзначив високі темпи оцифрування документів Національного архівного фонду.
Центральний державний науково-технічний архів України (ЦДНТА України) теж не залишається осторонь цих процесів. Проте тут вони мають певні особливості, пов’язані зі специфікою профільної для архіву науково-технічної документації (НТД).
Метою статті є висвітлити досвід ЦДНТА України зі створення цифрового фонду користування документами (ЦФК), які зберігаються в його фондах, зокрема, звітами про роботи науково-дослідних інститутів; окреслити перспективи цього напряму роботи.
Ретроспективний погляд на діяльність ЦДНТА України дозволяє виокремити три етапи в його історії, які характеризувалися різними підходами до оцифрування документів.
Перший – початковий – є найдовшим (2009–2018 роки), але найменш продуктивним з огляду на кількість оцифрованих одиниць зберігання. У цей час одиничні цифрові копії створювались переважно для представлення на офіційному вебсайті архіву у складі тематичних виставок або для демонстрації виставкових презентаційних виставкових версій. Означені копії виготовлялися різними технічними засобами без урахування вимог до їх якості. Звіти про науково-дослідні роботи копіювалися досить фрагментарно, найчастіше: обкладинка або титульний аркуш; фотоілюстрації. У такий спосіб не було створено повних цифрових копій одиниць зберігання науково-дослідної документації. Що задовольняло першочергові потреби використання, але не було цифровим фондом користування (ЦФК) в його сучасному розумінні.
Для другого етапу можна умовно встановити межі 2018–2021 рр., коли у ЦДНТА України оцифрування документів було поставлено на ґрунтовну методологічну основу. Фактично розпочато системне виготовлення ЦФК як структурованої сукупності копій документів НАФ, створених шляхом конверсії (переведення) паперових та інших аналогових документів у цифрову форму і призначених для користування замість оригіналів. Процеси його створення, зберігання та обліку організовано згідно з методичними рекомендаціями, розробленими Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та затвердженими наказом Укрдержархіву від 16 квітня 2019 року № 36. Копії аркушів звітів про науково-дослідні роботи (які є багатосторінковими зброшурованими документами), об’єднуються у файли *.pdf, де кожній одиниці зберігання відповідає один файл. Такий формат дозволяє зберігати інформацію без втрати змісту та переглядати її без необхідності придбання ліцензійних програм.
Пришвидшення темпів створення ЦФК стало характерною рисою для третього етапу (з 2022 р.). Значною мірою цьому сприяло розроблення Державною архівною службою України Програми оцифрування документів НАФ на 2022–2025 роки. До неї ЦДНТА України запропонував включити найбільш затребувані документи, а також документи, чий фізичний стан є уразливим та викликає занепокоєння. Для оцифрування відібрано звіти про науково-дослідні роботи з восьми комплексів НТД. Зокрема, напрацювання інституту «КиївНДПІмістобудування» (комплекс 3-32), Науково-дослідного інституту (НДІ) автоматизованих систем планування та керування у будівництві (комплекс 3-42), НДІ типового та експериментального проектування житла і громадських будівель (комплекс 3-65), НДІ будівельного виробництва (комплекс 3-66), Українського наукового центру охорони вод (комплекс 3-71) тощо. З усього запланованого до оцифрування обсягу документів ЦДНТА України науково-дослідна документація складала 28% за кількістю одиниць зберігання та більше половини за кількістю сканованих сторінок. Повномасштабне вторгнення російської федерації на територію України внесло свої корективи у ритм роботи архіву, змусило переглянути плани. У наслідок чого питома частка науково-дослідної документації за означеними показниками збільшилася.
Не зважаючи на такі негативні чинники як постійні обстріли Харкова та перебої з електропостачанням темпи оцифрування документів ЦДНТА України зросли порівняно з попереднім етапом. Вагомим мотивуючим фактором стало усвідомлення того, що існує реальна загроза втрати оригіналу, який є одиничним і унікальним, виражене у гаслі «Копії рятують архіви!». З метою здійснення системного оцифрування документів у структурі архіву створено окремий підрозділ – сектор інформаційних технологій. Завдяки підтримці благодійних організацій ЦДНТА України отримав сканери та мережеве сховище, оновив комп’ютерну техніку, провів апгрейд інформаційно-комунікаційної системи. Означені заходи дозволили виконувати поставлені завдання на сучасному рівні.
Відповідно до настанов Міжнародної ради архівів (ICA), викладених у практичному посібнику з оцифрування архівної спадщини в умовах збройних конфліктів та надзвичайних ситуацій (2024), потрібно сконцентруватися на документах, які потребують спрощеного робочого процесу. Для оцифрування текстових документів (якими є більшість звітів про науково-дослідні роботи) використовується рекомендований цими настановами безконтактний сканер Fujitsu 600 формату А3. Обов’язково здійснюється резервне копіювання ЦФК.
У травні 2024 р. ЦДНТА України та FamilySearch International (США) в Україні уклали угоду про масове оцифрування фондів. Ця подія може стати початком нового етапу щодо створення ЦФК в архіві, з огляду на результати співпраці українських архівів з цією міжнародною корпорацією. За досягнутими домовленостями планується оцифрування науково-дослідної документації з фондів провідних українських науково-дослідних інститутів у галузях коксохімічного виробництва, монокристалів та сцинтиляційних матеріалів, організації виробництва і праці чорної металургії обсягом понад півмільйона сторінок. Наразі ЦДНТА України підготував для масового оцифрування документи з трьох комплексів НТД за період 1926–1991 рр., які містять цінну інформацію у галузі історії науки.
Створені цифрові інфомасиви архівної науково-дослідної документації можуть оприлюднюватися на вебресурсах архіву та партнерів, поєднуватися з наявними наукометричними базами даних для формування цілісного уявлення про науковий доробок вчених.
Таким чином, запропонована періодизація характеризує основні етапи оцифрування документів у ЦДНТА України, зокрема науково-дослідної документації як важливого джерела з історії української науки. Намічені перспективи співпраці відкривають додаткові можливості використання документної ретроінформації.

UDC 930.25 (477)
Anna Alekseenko,
ORCID https://0000-0002-3483-1836,
deputy director,
Central State Scientific and Technical Archives of Ukraine,
Kharkiv, Ukraine
e-mail: alekseenkoaa1@gmail.com

DIGITAL USING FUND OF REPORTS ON THE WORK OF SCIENTIFIC RESEARCH INSTITUTIONS FROM THE FUNDS OF CSSTA OF UKRAINE: WAYS OF CREATION AND DIRECTIONS OF USE

The experience of the Central State Scientific and Technical Archives of Ukraine in the digitization of reports on the work of scientific research institutes stored of the archive is regarded. The perspectives of work in this direction and the ways of using the digital using fund are outlined.
Keywords: Ukrainian science, scientific and research documentation, digitization, digital using fund of documents of the National Archival Holdings, Central State Scientific and Technical Archives of Ukraine (CSSTA of Ukraine), remote use through network.