Нормативне забезпечення зберігання цифрових аудіовізуальних документів у Литві

Тези доповіді

УДК 930.5:0.034.2-028.26]:347.129(474.5)
Чорноморець Євгенія Матеївна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-1521-0129,
кандидатка філософських наук,
старша наукова співробітниця,
відділ архівознавства,
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
Київ, Україна
e-mail: eugeniamch@gmail.com

НОРМАТИВНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРІГАННЯ ЦИФРОВИХ АУДІОВІЗУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ У ЛИТВІ

Розглянуто визначення термінів «документ цифрового походження», «оцифрований документ», «електронний документ», «резервна копія», умови забезпечення зберігання документів цифрового походження та рекомендації щодо форматів та носіїв цифрових кінодокументів, сформульовані в нормативних актах Литви з архівної справи.
Ключові слова: цифровий аудіовізуальний документ, цифровий кінодокумент, Литва, нормативний акт, резервна копія.

У зв’язку із стрімким розвитком технологій зростає кількість цифрових фото, фоно, відео та кінодокументів, відповідно, зростає і кількість цифрових аудіовізуальних документів, які надходять на збереження у державні архівні установи. Особливо цей процес активізувався в роки війни, оскільки відбувається активне документування подій воєнного часу (збирання та зберігання фотографій, аудіо та відеозаписів, включаючи опубліковані на веб-сайтах та в соціальних мережах). Вивчення зарубіжного досвіду забезпечення зберігання цифрових аудіовізуальних документів буде корисним для модернізації вітчизняної стратегії в цьому питанні. Ми коротко оглянемо основні нормативні акти Литви.
У Правилах документообігу та обліку №V-118 від 04.07.2011 наведено визначення документа цифрового походження: це «інформація, зафіксована в цифровому форматі, якою керують засобами інформаційних технологій» та цифрової копії документа: це «зафіксований у нецифровому форматі зміст документа, переведений у цифровий формат засобами інформаційних технологій». На ці визначення посилаються інші нормативні акти з архівної справи. Натомість у Законі Литовської Республіки про документи та архіви № І-1115 від 05.12.1995 використовується термін «електронний документ» — «документ, створений або отриманий засобами інформаційних технологій». Поняття електронного документа є ширшим і включає як документи цифрового походження, так і оцифровані документи. Засвідчений електронним підписом електронний документ називається офіційним електронним документом.
Основний нормативний акт Литви з архівної справи — Закон Литовської Республіки про документи та архіви № І-1115 від 05.12.1995 встановлює загальні вимоги до зберігання електронних документів. Так, за ст. 12 державні та комунальні установи, підприємства, уповноважені державою особи, громадські організації, приватні юридичні особи зобов’язані «зберігати документи в надійному та безпечному середовищі, оцінюючи можливі фактори ризику; забезпечити, щоб наявні електронні та інші документи, доступ до яких можливий лише за допомогою спеціального обладнання, залишалися автентичними, надійними та доступними протягом усього періоду їх зберігання, причому контекстна інформація повинна зберігатися разом із цими документами».
Правила зберігання документів V-157 від 28.12.2011 встановлюють зокрема вимоги до зберігання оцифрованих документів та документів цифрового походження (цьому присвячений п’ятий розділ).
Передусім висуваються рекомендації щодо забезпечення цілісності та читабельності вмісту таких документів.
Для забезпечення цілісності приписується принаймні раз на два роки перевіряти надійність використовуваних інструментів (таких як алгоритми узагальнення даних) і за необхідності оновлювати їх.
Для забезпечення читабельності вмісту приписується не рідше одного разу на два роки переглядати та оновлювати перелік форматів, а також в разі необхідності оновлювати програмні засоби, щоб забезпечити можливість надавати вміст документів у надійних форматах. Для забезпечення збереженості документів цифрового походження та оцифрованих документів рекомендується використовувати оновлення носія (перезапис даних з носія, на якому зберігаються цифрові та оцифровані документи, на носії нового покоління) та зворотну конвертацію.
Для забезпечення контролю зберігання та цілісності документів приписується здійснювати низку заходів: не рідше, ніж раз на два роки, здійснювати перевірку носіїв інформації та пристроїв копіювання даних, при цьому фіксувати виявлені помилки та несправності та заходи, вжиті для їх усунення; впровадити засоби автоматичного запису помилок у носіях інформації; здійснювати перевірку наявності та стану документів та їх облікових даних; здійснювати облік та контроль ємності цифрових сховищ; здійснювати облік та контроль інформації про переміщення документів (файлів). Також рекомендується регулярно створювати резервні копії документів та пов’язаних з ними даних та цифрового сховища. Цей припис потребує прояснення, оскільки, з одного боку, не вказується, як часто слід створювати резервні копії, як їх обліковувати та де зберігати; з іншого, резервними копіями в Законі про архіви називаються копії документів, призначені для використання (а не для забезпечення збереженості документів та їх відновлення в разі втрати чи пошкодження).
Щодо носіїв висуваються наступні вимоги: документи слід переносити на нові носії принаймні раз на три роки (окрім випадків, коли носій забезпечує стійке довготривале збереження відповідно до технічних (заводських) параметрів (наприклад, магнітна стрічка)); кожен носій повинен мати унікальний номер; слід складати перелік носіїв із зазначенням місць їх зберігання; слід перевіряти, чи відповідає кількість документів на носіях їх кількості, зазначеній в обліковій документації; документи рекомендується зберігати нестисненими.
В Інструкції щодо порядку передачі оригінальних національних кіноматеріалів до державного архіву VE-87 від 22.08.2017 серед іншого визначено перелік форматів та носіїв, які рекомендовано застосовувати при передачі на зберігання художніх, документальних, анімаційних фільмів та аудіоматеріалів цифрового походження.
Отже, загальні умови забезпечення збереженості документів цифрового походження визначені у Правилах зберігання документів V-157 від 28.12.2011, вони є такими і для аудіовізуальних документів цифрового походження. Специфічні вимоги до форматів та носіїв кіноматеріалів та аудіоматеріалів визначаються в Інструкції щодо порядку передачі оригінальних національних кіноматеріалів до державного архіву VE-87 від 22.08.2017.

UDC 930.5:0.034.2-028.26]:347.129(474.5)
Yevheniia Chornomorets,
Candidate of Philosophical Sciences,
ORCID: https://orcid.org/0000-0002-1521-0129,
Senior Research Fellow of the Department for Archival Studies,
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping,
Kyiv, Ukraine
e-mail: eugeniamch@gmail.com

NORMATIVE REGULATION OF THE STORAGE OF DIGITAL AUDIOVISUAL DOCUMENTS IN LITHUANIA

The article examines the normative acts of Lithuania on archival affairs, which consider the definition of the terms «document of digital origin», «digitized document», «electronic document», «backup copy», conditions of storage of documents of digital origin and recommendations on the formats and storage media of digital film documents.
Keywords: digital audiovisual document, digital film document, Lithuania, regulatory act, backup copy.