ЄВРОПЕЙСЬКИЙ ДОСВІД ПРИЙМАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ОСОБОВОГО ПОХОДЖЕННЯ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ

Тези доповіді

УДК 930.253:004
Остапчук Валерія Борисівна
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5363-235X
аспірантка,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського
Київ, Україна
e-mail: valery400@ukr.net

ЄВРОПЕЙСЬКИЙ ДОСВІД ПРИЙМАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ОСОБОВОГО ПОХОДЖЕННЯ
В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ

Розглянуто досвід європейських країн із приймання і зберігання документів особового походження в електронному вигляді. Визначено актуальні напрями з розвитку системи зберігання електронних документів в архівних установах Ук-раїни на основі досвіду роботи європейських архівів і бібліотек.
Ключові слова: фонди особового походження, електронні документи, стратегії зберігання документів в електронному вигляді.

Документи особового походження в електронному вигляді є досить враз-ливими, так як обсяг інформації в електронному вигляді постійно збільшується, змінюються види носіїв, формати файлів тощо. Через ці обставини особа, що ними володіє, зазвичай намагається оптимізувати вигляд своїх документів, уна-слідок чого видаляються проміжні копії, втрачається інформація під час перене-сення з різних носіїв і важливі деталі, без яких неможливо зробити анотацію документа. В архівах і бібліотеках країн Європи накопичено певний досвід із подолання негативних чинників у ході приймання та зберігання документів осо-бового походження в електронній формі.
Метою дослідження є розгляд європейських практик із приймання і збері-гання електронних документів під час формування архівних фондів особового походження в електронному вигляді.
У 2006 р. у Польщі створено Архів електронних документів (АЕД), до якого надходять електронні документи з органів державної влади і місцевого самоврядування, політичних партій та інших недержавних організацій, а також фізичних осіб. Архітектура АЕД складається з трьох рівнів: зовнішнього, внут-рішнього та прихованого. Зовнішній рівень, або рівень презентації, є порталом з відповідною інфраструктурою, що складається із внутрішнього (додатку для управління ресурсами) і зовнішнього інтерфейсів (додатку для пошуку й обміну матеріалами для зовнішніх користувачів). На внутрішньому рівні розташовано цифровий архів, який містить засоби для управління даними і зберігання елект-ронних документів з можливістю їх перенесення до глибокого архіву. Складо-вою цифрового архіву є зона очікування, де зберігаються до верифікації та за-твердження всі цифрові дані (тобто список приймання-передавання, пакети ар-хівних документів, а також їхні наступні версії). Прихований рівень включає глибокий архів, який призначений для постійного зберігання архівних елект-ронних документів.
Розвиток цифрової бібліотеки Франції Gallica розпочався з 1997 р., а в 2015 р. вона була адаптована під електронні документи і стала називатися Gallica Labs. Концепцією, яка обрана для зберігання даних, є OAIS (Open Archival Information System), що дозволяє усім неархівним організаціям бути активними учасниками у процесі зберігання документів. OAIS описує структуру архіву для існуючих і майбутніх архівів, слугує підставою для порівняльного аналізу і дискусій з питань функціональної та інформаційної моделей довготри-валого зберігання електронних даних, пропонує специфікації функцій прийому, доступу, адміністрування та зберігання електронних даних. І засобом тривалого збереження електронних документів є SPAR, яка почала діяти з 2010 року та за-безпечує збір, зберігання і поширення даних, при цьому гарантуючи цілісність та автентичність переданих документів, а також надає всю необхідну інформа-цію, що забезпечить сприйняття документальних даних користувачем. У систе-мі усі дані завантажені у картотеки (файли) метаданих у форматі METS, який дозволяє завантажувати у XML всю інформацію про об’єкт і гарантує довговіч-ність. Потім копії цих метаданих передаються до модуля управління – сховища метаданих, до якого здійснюються комплексні запити, що дозволяють проводи-ти операції зі зберігання. Життєвий цикл документів забезпечується координо-ваною діяльністю різноманітних учасників проєкту зберігання.
Проте найбільшого прогресу досягли фахівці з Великобританії. У 2005 р. розпочала роботу система Electronic Records Online, що забезпечує приймання, зберігання, опрацювання і доступ до електронних документів. Основними ета-пами передавання електронних документів до архівних фондів є відбір елект-ронних документів для зберігання, підготовка їх до передавання на основі спе-ціального програмного забезпечення, передавання за допомогою інформаційних систем (як виняток – на фізичних носіях), карантин, перевірка якості, внесення в інформаційний масив, створення резервної копії, забезпечення доступу. Для ав-томатичної ідентифікації форматів файлів розроблено спеціалізовані інструмен-ти, а саме програму DROID і систему PRONOM, які мають вільне розповсю-дження для усіх зацікавлених осіб з метою ефективного управління файлами.
Основною функцією DROID є точна ідентифікація формату файлу на ос-нові записів у базі даних PRONOM, навіть якщо його розширення неправильне або відсутнє, він здатен одночасно сканувати мільйони файлів і визначати сотні різних форматів, особливо для зберігання документів, аудіо- і відеозаписів і графічних образів. Крім основної функції DROID також забезпечує і інші дії з файлом, а саме визначає: його розмір, дату останньої зміни та шлях до нього. PRONOM містить ряд інструментів і послуг з підтримки функцій електронного зберігання, до яких можна віднести оцінку ризиків, планування напрямів мігра-ції, ідентифікацію та розміщення об’єкта, витяг із метаданими. У такий спосіб створюється можливість для усіх користувачів щодо визначення файлів які вони зберігають, для кращого забезпечення процесу довготривалого зберігання у від-повідному форматі.
Проведений аналіз систем зберігання електронних документів у країнах Європи дозволяє сформулювати такі шляхи розвитку для вітчизняної системи зберігання електронних документів:
– розробити (або адаптувати існуючі закордонні аналоги) автоматизо-вану систему управління процесом експертизи надісланих електронних докуме-нтів і подальшого зберігання;
– забезпечувати постійну технічну підтримку роботи цієї системи шляхом постійного додавання нових форматів зберігання даних і забезпечення своєчас-ної міграції файлів у новітні формати;
– створити інтерактивне керівництво для користувачів різного рівня дос-тупу (фахівців-архівістів, фондоутворювачів тощо) для можливості ознайомлен-ня з функціоналом програмного забезпечення для його ефективного викорис-тання.

UDC 930.253:004
Ostapchuk Valery,
ORCID: https://orcid.org/0000-0001-5363-235X
Phd student,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: valery400@ukr.net

EUROPEAN EXPERIENCE OF RECEIVING AND STORAGE
DOCUMENTS OF PERSONAL ORIGIN IN ELECTRONIC FORM
The experience of European countries in accepting and storing documents of personal origin in electronic form is considered. Current trends in the development of the elec-tronic document storage system to Ukrainian archival institutions have been deter-mined based on the experience of European archives and libraries.
Keywords: funds of personal origin, electronic documents, strategies for storing doc-uments in electronic form.