ОПТИМІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЧНОГО ПРОЦЕСУ ВИКОНАННЯ ЗАМОВЛЕНЬ КОРИСТУВАЧІВ НА ДОКУМЕНТИ З БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Тези доповіді

УДК 027.54(477-25)НБУВ:[024-4]:025.7/.9

Яковенко Олена Григорівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-7688-6173,
кандидатка історичних наук,
завідувачка відділу,
відділу теорії та історії бібліотечної справи,
Інститут бібліотекознавства,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: nbuv.gov.ua@yakovenko

Дмитрієва Наталія Вікторівна,
ORCID https://orcid.org/0000-0001-9423-0349,
молодша наукова співробітниця,
відділ організації та обслуговування основним фондом,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: dmytrieva@nbuv.gov.ua

ОПТИМІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЧНОГО ПРОЦЕСУ ВИКОНАННЯ ЗАМОВЛЕНЬ КОРИСТУВАЧІВ
НА ДОКУМЕНТИ З БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Розглянуто процес обслуговування користувачів на основі інтеграції можливостей традиційної та інформаційно-комунікаціної технологій. Спираючись на результати експерименту зі скорочення термінів виконання замовлень користувачів, висвітлено переваги й перспективи впровадження
е-замовлень на документи з фонду основного зберігання Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського.
Ключові слова: бібліотечно-інформаційне обслуговування користувачів, бібліотечний документ, е-замовлення користувачів, технологічний процес, експеримент, Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського.

Сучасні вимоги інформатизації суспільства зумовлюють необхідність визначення перспективних напрямів розвитку технології обслуговування користувачів наукової бібліотеки.
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського (далі НБУВ) здійснює прикладні дослідження, спрямовані на забезпечення функціонування дієвої системи бібліотечно-інформаційного обслуговування користувачів на основі інтеграції можливостей традиційної та інформаційної технологій. За результатами цих досліджень переглядаються та вдосконалюються технологічні процеси, розробляються відповідні інструктивно-методичні документи.
Обслуговування користувачів НБУВ документами з фонду основного зберігання (далі ФОЗ) регламентується загальнобібліотечною технологічною інструкцією «Шлях замовлень документів користувачами в Національній бібліотеці України імені В. І. Вернадського» та «Нормами на виконання основних технологічних процесів з обслуговування користувачів документами з ФОЗ та роботи з бібліотечним фондом».
Згідно з інструкцією «Шлях замовлень…» термін виконання замовлень користувачів НБУВ із зазначеними на бланках замовлень шифрами документів – 1 год. 30 хв., нині цей процес становить не більше однієї години. Скорочення терміну виконання замовлень користувачів відбулося за рахунок поступового зменшення впродовж останніх 15 років кількості замовлень від користувачів, які безпосередньо відвідують приміщення бібліотеки, хоча технологія виконання замовлень залишилася традиційною, наявне застаріле технічне обладнання книгосховища, а одна година очікування в бібліотеці – це забагато для сучасного динамічного життя
з розвиненими електронними сервісами.
У квітні 2023 р. у НБУВ було проведено експеримент щодо можливості прискорення технологічного процесу виконання замовлень користувачів на документи з ФОЗ. Аналогічний експеримент проводився у 2006 р., але не дав позитивних результатів у зв’язку з великою кількістю замовлень користувачів на документи, значним навантаженням співробітників, отже в той період терміни виконання замовлень залишилися незмінними.
Технологічний процес виконання замовлень користувачів включав:
– формування партії замовлень на пункті приймання замовлень;
– доставляння партії замовлень на різні ділянки книгосховища пасажирським ліфтом з 1 по 26-й поверх;
– виконання замовлень співробітниками на ділянках книгосховища;
– відправлення документів і відповідей на пункт приймання документів багатокабінним вертикальним конвеєром (далі – БВК);
– реєстрація документовидачі на диспетчерському пункті.
За період з 2006 по 2023 рр. технологічний процес виконання замовлень користувачів на документи з ФОЗ здійснювався
з використанням традиційної технології і не зазнав суттєвих змін.
Під час експерименту в 2023 р. було сформовано 40 партій замовлень на документи, загальна кількість прийнятих від користувачів замовлень становила 552, документовидача – 565 од. зб. Порівняно з 2006 р., коли за аналогічний період було сформовано 80 партій замовлень, прийнято 7566 замовлень, згідно з якими видано 7150 документів, кількість замовлень у 2023 р. зменшилася в 13,7 разів, кількість виданих документів – у 12,7 разів. Технічний стан пасажирських ліфтів і БВК у 2023 р., на відміну від їхнього стану
в 2006 р., був задовільним.
За результатами експерименту в 2023 р. термін очікування користувачами замовлених документів, ураховуючи час на формування партій замовлень, можливо скоротити в середньому до 20–50 хв. (очікування при формуванні партії замовлень – від 1 до 30 хв., безпосередньо виконання замовлень – 15–20 хв.) за рахунок значного зменшення кількості замовлень користувачів, порівняно
з 2006 р. Задля орієнтації користувачів у термінах виконання замовлень на пункті приймання замовлень і кафедрах видачі документів представлено графік відправлення партій замовлень (кожні 30 хв.) і приблизний час очікування документів із ФОЗ (20–50 хв.).
Значно скоротити цей час неможливо через техніко-організаційні умови роботи в книгосховищі, необхідність виконання співробітниками ФОЗ своїх посадових обов’язків, зокрема: доставляння замовлень на ділянки книгосховища пасажирським ліфтом; реєстрація замовлень, приймання документів, замовлених абонентами, консультантами, відділами, дефектних примірників; відправлення документів на ділянки ФОЗ, кафедру видачі документів; перенаправлення замовлень користувачів на інші ділянки ФОЗ (службовий фонд, колекції, архівні матеріали, відомча література, замовлення, що містять декілька шифрів тощо) та інші внутрішні процеси й операції.
У подальшому, при достатньому кадровому забезпеченні, можливо спробувати скоротити час на формування партії замовлень з 30 до 20 хв. Однак, це не вирішить основної проблеми щодо скорочення терміну виконання замовлень. Задля оптимізації цього процесу, підвищення комфортності надання користувачам бібліотечних послуг необхідно організувати приймання е-замовлень на документи з ФОЗ, а саме:
– створити окремий електронний сервіс для приймання та опрацювання замовлень користувачів (на першому етапі шляхом використання електронної пошти);
– підготувати автоматизовані робочі місця для роздрукування та опрацювання е-замовлень користувачів;
– вивчити досвід роботи суміжного структурного підрозділу НБУВ, де успішно запроваджено процес виконання е-замовлень абонентів;
– переглянути й оновити інструктивно-методичні, нормативні документи з урахуванням змін у технології виконання замовлень користувачів.
Сервіс е-замовлення на документи набув активного застосування ще на початку ХХІ століття в бібліотеках європейських країн, у багатьох бібліотеках закладів вищої освіти України, у НБУВ його використання затримується через організаційно-технологічні
й фінансові проблеми установи. Створення електронного сервісу для приймання замовлень на документи, відомості про які наявні
в електронному каталозі бібліотеки, дасть змогу зекономити час користувачів і співробітників, створити базу даних інформаційних запитів користувачів, обирати між е-замовленням, яке користувачі можуть зробити в будь-який зручний для них час, і замовленням на документи з ФОЗ на паперових бланках безпосередньо в приміщенні бібліотеки.

UDC 027.54(477-25)НБУВ:[024-4]:025.7/.9
Olena Yakovenko,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-7688-6173,
Candidate of Historical Sciences,
Head Department,
Department of Theory and History of Library Science,
Institute of Library Science,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: yakovenko@nbuv.gov.ua

Natalia Dmitrieva,
ORCID https://orcid.org/0000-0001-9423-0349,
Junior Researcher,
Department of Organization and Maintenance of Fixed Assets,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: dmytrieva@nbuv.gov.ua

PROCESS OPTIMIZATION FULFILLMENT OF USER ORDERS FOR DOCUMENTS FROM THE LIBRARY FOUNDATION

The process of user service based on the integration of the capabilities of traditional and information and communication technology is considered. Based on the results of an experiment to reduce the time for fulfilling user orders, the advantages and prospects for the introduction of e-orders for documents from the main storage fund of the V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine are reflected.
Keywords: library and information services for coristuvachiv, library document, e-completion of coristuvachiv, technological process, experiment, V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine.