ВПЛИВ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ НА АРХІВНУ СПРАВУ В УМОВАХ ВОЄННОГО СТАНУ В УКРАЇНІ

Тези доповіді

УДК 930.25(477)
Артеменкова Олена Миколаївна,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-3226-9472,
аспірантка кафедри інформаційних технологій,
Київський національний університет культури і мистецтв,
Київ, Україна
e-mail: artemenko415@gmail.com

ВПЛИВ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ
НА АРХІВНУ СПРАВУ В УМОВАХ ВОЄННОГО СТАНУ В УКРАЇНІ

Висвітлено вплив інформаційних технологій на українську архівну галузь. Доведено, що найефективнішим рішенням є пришвидшене впровадження інформаційних технологій і цифровізація всієї архівної справи, що у перспективі значно спростить роботу як архівістам, так і користувачам.
Ключові слова: архівна установа, архівний фонд, воєнний стан, інформаційні технології, оцифрування, російсько-українська війна, цифрова інформація, цифровізація.

Упровадження інформаційних технологій в архівну справу за щоденного зростання обсягів документації стало необхідною умовою ефективної роботи архівних установ. Через ускладнення доступу до архівів спочатку 2020–2021 рр., які позначилися карантинними обмеженнями, а з 24 лютого 2022 р. з повномасштабним вторгненням російської федерації, введенням воєнного стану по всій території України та активних бойових діях на її значній частині – збільшився час пошуку документів і як наслідок – вимушених затримок, а подекуди й простоїв. Саме тому найефективнішим рішенням стало пришвидшене впровадження інформаційних технологій та цифровізація всієї архівної галузі, що у перспективі значно спростить роботу як архівістам, так і користувачам.
Сьогодні визначальним аспектом створення і запровадження цифрового архівного простору є оцифрування всіх масивів архівних документів, які перебувають на зберіганні у фондах архівних установ України. Зробити оцифрування всього архівного фонду самостійно неможливо, тому що це колективна робота, адже розробка цифрового архіву – питання національної ваги, особливо в умовах війни.
Запровадження масштабних проєктів з оцифрування документів, які містяться в українських архівних фондах, потребує залучення штату кваліфікованих працівників: операторів персональних комп’ютерів і сканерів, системних адміністраторів, які вносять оцифровані дані на носії інформації, менеджерів проєкту, котрі керують процесом реалізації проєкту, а також надійних сховищ цих матеріалів й організації платформ доступу користувачів.
Щодо вирішення питання вибору носіїв цифрової інформації, на яких мають зберігатися оцифровані документи, фахівці виокремлюють такі:
– сервери (необхідна наявність потужних серверів);
– платні цифрові «хмари»;
– жорсткі диски.
Зауважимо, що всі ці сховища не можна вважати абсолютно надійними для перенесення великої кількості інформації. Перевага у разі вибору місця зберігання надається серверу, оскільки він за технічними характеристиками є більш надійний і може бути під’єднаний до загальнодержавної системи зберігання архівних джерел.
Головною проблемою цифровізації, на якій наголошують фахівці, – це захист і доступ до оцифрованих документів. Оцифрування архівних фондів розширить можливості доступу до них, проте може й порушити конфіденційність архівної інформації. І саме з цих причин потрібно робити селективне оцифрування, тобто здійснювати чіткий відбір матеріалів на переведення у цифровий формат. Також важливим в умовах війни та постійної загрози знищення документальної спадщини є наявність належного технічного і програмного забезпечення, яке відповідає стандартам захисту інформації. Це можна вважати визначальним для архівної цифровізації у межах конфіденційності архівних джерел.
Особливо значущою у цьому контексті вбачається впроваджувана інформаційна технологія – програмне забезпечення, яке потрібне для функціонування інформаційних систем і мереж. Тобто саме програмне забезпечення, яке використовується під час провадження будь-яких масштабних проєктів, відіграє надзвичайно важливу роль для успішності у досягненні поставленої мети. Крім програмного забезпечення інформаційні технології включають і технічне обладнання, і програми та багато іншого. Дослідники констатують, що із запровадженням інформаційних технологій та їх подальшим розвитком світ змінився назавжди.
В умовах воєнної загрози особливу актуальність упровадження інформаційних технологій набуває в архівній справі, адже саме у цій важливій галузі доводиться опрацьовувати та зберігати величезні масиви документів національної пам’яті, а також аналізувати, обробляти, задовольняти різноманітні користувацькі запити тощо. Звідси впровадження інформаційних технологій в українські архіви та проведення загальної цифровізації всіх виробничих процесів здатні значно підвищити ефективність функціонування архівних установ зокрема та всієї галузі загалом.
Архівна справа нині органічно вписується у загальну концепцію цифрової трансформації всієї економічної та суспільно-політичної сфери України. Водночас фахівці наголошують, що створення цифрового формату роботи архівів має базуватися на єдиних галузевих стандартах і правилах щодо створення, зберігання, обліку, опису, використання цифрових копій для забезпечення єдиного механізму взаємодії органів влади всіх рівнів.
Складнощі впровадження інформаційних технологій зумовлені специфікою роботи архівних установ та стрімкістю розвитку їх техніко-технологічного забезпечення, що потребує постійної модифікації, організації навчання персоналу, удосконалення законодавчої бази відповідно до рівня розвитку інформаційних технологій.

UDK 930.25(477)
Olena Artemenkova,
ORCID https:// orcid.org/0000-0002-3226-9472,
PhD student of the Department of Information Technologies,
Kyiv National University of Culture and Arts,
Kyiv, Ukraine
e-mail: artemenko415@gmail.com
INFLUENCE OF INFORMATION TECHNOLOGY
ON THE ARCHIVE CASE UNDER THE CONDITIONS OF THE STATE OF MARTIAL
The influence of information technologies on the Ukrainian archival industry is highlighted. It has been proven that the most effective solution is the accelerated introduction of information technologies and digitization of the entire archival case, which in the long run will greatly simplify the work of both archivists and users.
Keywords: archival institution, archival fund, martial law, information technologies, digitization, Russian-Ukrainian war, digital information, digitalization.