Нормативно-правове та методичне забезпечення архівного зберігання документів в електронній та цифровій формах

ЗаявникКовтанюк Юрій Славович (Україна)
ФорумМіжнародна наукова конференція «Бібліотека. Наука. Комунікація. Інноваційні трансформації ресурсів і послуг» (2022)
ЗахідСекція 5. Архівна та рукописна наукова спадщина: традиції та перспективи формування, дослідження, цифровізаційні виклики
Назва доповідіНормативно-правове та методичне забезпечення архівного зберігання документів в електронній та цифровій формах
Інформація про співдоповідачів
Презентаціяне завантажено
СтаттяЗавантажити статтю


Тези доповіді

УДК [005.92:004.63]:340.136(477)
Ковтанюк Юрій Славович,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
кандидат історичних наук,
завідувач,
відділ документознавства,
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
Київ, Україна,
e-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ТА МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В ЕЛЕКТРОННІЙ ТА ЦИФРОВІЙ ФОРМАХ

Розглянуто склад документів в електронній та цифровій формах, що приймаються на архівне зберігання, а також нормативно-правове регулювання та методичне забезпечення архівного зберігання таких документів. Доведено, що добре унормованими є процеси архівного зберігання тільки електронних документів, але такі документи ще не приймаються на архівне зберігання, зважаючи на відсутність відповідної технології, яка була б доступна для її впровадження в діяльності архівних установ. Разом з тим, архівні процеси щодо інших електронних, цифрових форм документів, обсяги приймання яких на постійне зберігання щороку зростаються, залишаються не регламентованими на нормативно-правовому рівні.
Ключові слова: архівне зберігання, документ в електронній формі, електронний, цифровий аудіовізуальний документи, електронні інформаційні ресурси, впровадження технологій.

Щороку збільшуються обсяги документів в електронній формі, що продукуються юридичними та фізичними особами та на підставі експертизи цінності приймаються на постійне архівне зберігання. Цьому сприяє розвиток і поширення технологій документування інформації в нових цифрових, електронних формах. Нові технології активно використовуються та все більше витісняють паперові документи, саме як кінцевий продукт їх створення. Тут слід зазначити, що суттєві зміни в технології продукування паперових документів повністю завершено з часу повсюдного поширення комп’ютерної техніки в усіх сферах діяльності, що призвело к високому рівню автоматизації діловодства.
Застосування нових технологій для організації роботи з документами не обмежувалося лише службовою діяльністю. Ці технології активно використовувалися і в особовій діяльності людей. Для цього було створено чимало корисних і зручних програмних засобів для їх масового застосуваннях, а з розвитком і поширенням веб-технологій, на основі цих засобів, було створено багато різних онлайн сервісів, які надаються у користування переважно безкоштовно або є складовою розповсюджених інформаційних систем, сімейства популярних комп‘ютерних або мобільних пристроїв. Такий стан поширеності цифрових інформаційний технологій призвів до того, що, до часу друку документної інформації на папері чи іншому матеріальному носієві, немає різниці між паперовим документом і документом в електронній формі. До зазначеного моменту складові процесу їх створення є однаковими.
Зважаючи на викладене, виникають питання щодо зміни видового складу документів, які продукуються в електронній та цифровій формах? Різниці між електронними та цифровими документами? Складу документів в електронній та цифровій формах, що приймаються на постійне архівне зберігання? Унормованості процесів архівного зберігання таких документів?
Сучасний термінологічний апарат щодо документів в електронній формі, цифрових документів та електронних інформаційних ресурсів утворився відповідно до розвитку цифрових інформаційних технологій. Це дозволяє найкращім чином розрізняти документи, які мають однакову цифрову природу, але створені за різними технологіями. Крім того, за потребою можуть утворюватися похідні, що краще відбивають сутність таких документів, наприклад, нормативно визначеним є «аудіовізуальний електронний документ». Це цифровий аудіовізуальний документ, що створюються в службовій діяльності та на який накладено кваліфікований (цифровий) електронний підпис. По суті, це електронний документ, однак відмінний за технологією створення від текстового електронного документа.
Найбільш дослідженими на сьогодні є електронні документи. Різні аспекти щодо цих документ протягом тривалого часу досліджувалися українськими документознавцями С. Кулешовим, М. Слободяником, Г. Швецовою-Водкою, В. Бездрабко, Ю. Ковтанюком, О. Лабою та іншими науковцями. Тому закономірно, що на сьогодні майже всі документаційні процеси щодо електронних документів є врегульованими на законодавчому та нормативно-правовому рівнях, у тому числі щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання та приймання-передавання електронних документів НАФ на постійне зберігання. Затвердженню відповідних постанов Кабінету Міністрів України та наказів міністерств, які пройшли державну реєстрацію в Міністерстві юстиції України, передувала багаторічна науково-методична робота в Центральному державному електронному архіві України та науково-дослідна робота в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства. Ця робота вже тримає понад 12 років.
Однак, не зважаючи на глибоке нормативне визначення організаційних і технічних вимог до електронних документів від їх створення до передавання на постійне зберігання або знищення, з урахуванням міжнародного досвіду, зокрема міжнародних стандартів і специфікацій, до тепер в Україні не створено відповідної технології, що можна було поширити для впровадження в діяльність юридичних особах – джерел формування НАФ та архівних установах. Архівісти повинні отримати програмні засоби, що дозволять працівникам архівних підрозділів юридичних осіб вести підготовку електронних документів до передавання на архівне зберігання, а працівники архівних установ – для отримання можливості приймати електронні документи на постійне зберігання. У архівістів повинен з’явитися власний програмний інтерфейс, що дозволить виконувати в автоматизованому режимі всі процеси, визначені нормативно-правовою базою.
Процес створення такої технологій потребує чималого грошового забезпечення. Його вже розпочато Національним банком України та Міністерством юстиції України.
Разом з тим, державними архівами виконуються завдання з приймання на зберігання документів в електронній формі (без застосування цифрових електронних підписів), зокрема особового походження, цифрових аудіовізуальних документів та електронних інформаційних ресурсів. Безперечно, це важлива робота, однак виконується вона відповідно до розуміння безпосередніх виконавців.
Нормативне регулювання архівних процесів щодо цих документів здійснюється лише в межах діяльності окремих архівних установ на науково-методичному рівні. Те саме стосується документів в електронній формі та електронних інформаційних ресурсів. На жаль, у архівістів немає підстав визначати технологічні умови їх створення, як це відбувається з електронними документами. Це, безперечно, ускладнює підготовку регуляторних актів щодо архівного зберігання цифрових аудіовізуальних документів, документів в електронній формі та електронних інформаційних ресурсів. Однак, на нашу думку, не є вирішальним щодо відмови від загального нормування їх архівного зберігання.
Отже, маємо добре врегульовану на нормативно-правовому рівні роботу з електронними документами, але без практичного її застосування в архівній справі та, фактично, не врегульовану на нормативно-правовому рівні діяльність архівних установ щодо комплектування, обліку та постійного зберігання цифрових аудіовізуальних документів, документів в електронній формі особового походження та електронних інформаційних ресурсів.

UDC [005.92:004.63]:340.136(477)
Yurii Kovtaniuk,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
Candidate of Historical Sciences,
Head,
Department of Document Studies,
Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Document Studies,
Kyiv, Ukraine,
e-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

REGULATORY AND METHODOLOGICAL PROVISION OF ARCHIVE STORAGE OF DOCUMENTS IN ELECTRONIC FORM

The composition of documents in electronic (digital) form, which are accepted for archival storage, as well as legal regulation and methodical support for archival storage of such documents are considered. It has been proven that the archival storage processes of only electronic documents are well regulated, but such documents are not yet accepted for archival storage, due to the lack of appropriate technology that would be available for its implementation in the activities of archives. At the same time, archival processes regarding other electronic, digital forms of documents, the volumes of which are accepted for permanent storage are growing every year, remain unregulated at the regulatory level.
Keywords: archival storage, document in electronic form, electronic, digital audiovisual documents, electronic information resources, implementation of technologies.