Авторитетний файл „Колективні автори” як засіб ідентифікації і репрезентації наукової установи та міжбібліотечної корпоративної взаємодії

ЗаявникКоваленко Світлана Георгіївна (Україна)
ФорумМіжнародна наукова конференція "Бібліотека.Наука.Комунікація"
ЗахідСекція 5. Електронні інформаційні ресурси наукової бібліотеки в сучасному веб-середовищі
Назва доповідіАвторитетний файл „Колективні автори” як засіб ідентифікації і репрезентації наукової установи та міжбібліотечної корпоративної взаємодії
Інформація про співдоповідачів
Презентаціяне завантажено
СтаттяЗавантажити статтю


Тези доповіді

УДК 025.323-021.53 Коваленко С. Г., науковий співробітник ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського

Авторитетний файл „Колективні автори” як засіб ідентифікації і репрезентації наукової установи та міжбібліотечної корпоративної взаємодії

Анотація. У статті представлено результати дослідження щодо створення й використання авторитетних файлів колективних авторів. Розкрито значення авторитетних файлів і
авторитетного контролю для організації електронного каталогу і забезпечення його якості, а також використання їх як засіб ідентифікації та репрезентації наукової установи. Проаналізовано також важливість авторитетного контролю в умовах корпоративної взаємодії бібліотек.
Ключові слова: авторитетний контроль, авторитетні файли, колективні автори, репрезентація, ідентифікація, наукові установи, корпоративна взаємодія.
Використання інформаційних технологій і засобів у процесах опрацювання бібліотечних фондів, збереження інформації та надання доступу до інформаційного ресурсу відкриває нові можливості й перспективи щодо організації повноцінного інформаційно-бібліографічного обслуговування користувачів і забезпечення їхніх інформаційних потреб на якісно новому рівні.
Завдяки впровадженню різних форм міжбібліотечної співпраці бібліотеки отримали можливість вийти за межі своїх електронних каталогів (ЕК), поширювати свої бібліографічні записи (БЗ) та використовувати інформацію, накопичену іншими бібліотеками. Проте результат корпоративної співпраці бібліотек залежить від певних умов, дотримання яких забезпечує рівень її ефективності. Одним із головних показників якості масивів бібліографічної інформації, створених з використанням автоматизованих бібліотечних інформаційних систем, є ступінь стандартизації під час формування основних полів БЗ, зокрема пошукових.
Розвиток корпоративних мереж, обмін бібліографічними базами даних, взаємне надання бібліотеками доступу до своїх інформаційних ресурсів потребують ведення автоматизованої каталогізації в єдиному форматі з дотриманням єдиних для всіх правил каталогізування. Кожна окрема бібліотека завдання стандартизації вирішує через створення й використання довідників різної структури, що містять нормативну інформацію, – так званих нормативних баз даних. Проте в процесі інтегрування інформаційних ресурсів різних бібліотек виникає проблема їх уніфікування. Особливо важливого значення набуває уніфікація в умовах корпоративної співпраці бібліотек для забезпечення максимальної точності, конкретності й чіткості у процесі створення БЗ і релевантному пошуку документів в ЕК як у межах однієї бібліотеки, так і в об’єднаних інформаційно-бібліотечних ресурсах. Тому формування і ведення авторитетних файлів (АФ) та авторитетний контроль (АК) є невід’ємною складовою частиною роботи з організації ЕК, важливим засобом забезпечення його якості та удосконалення інформаційно-пошукової системи бібліотеки (ІПС). У сучасних умовах завдання АК передбачає створення авторитетних/нормативних файлів та інтегрування їх в єдину базу нормативних даних як у межах одного ЕК, так і для об’єднаних галузевих національних і міжнародних АФ [1].
Створення системи АК навіть у межах однієї бібліотеки потребує системного підходу в напрямі науково-інформаційного, методичного та організаційного забезпечення. Що стосується реалізації АК на рівні міжбібліотечної мережі – це питання має вирішуватися централізовано. Зокрема, важливість цієї роботи відзначена в Стратегії розвитку бібліотечної справи на період до 2025 року „Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України”. Одним із стратегічних напрямів розвитку бібліотечної справи, визначених у цьому документі, є „інтенсивний розвиток та актуалізація документно-інформаційних ресурсів бібліотек на традиційних та електронних носіях і забезпечення доступу до них” [1]. Серед заходів, спрямованих на досягнення цієї мети, є створення корпоративної бази даних національних АФ на осіб, організації, предметних заголовків, галузевих АФ.
Процеси корпоратизації й АК взаємопов’язані. З одного боку, ефективне
функціонування корпоративних бібліотечних мереж неможливе без застосування АК, з іншого, – створення й функціонування мереж дає змогу бібліотекам отримувати якісні БЗ й уніфікувати точки доступу за рахунок використання авторитетних записів, що значно полегшує роботу бібліотек. Враховуючи актуальність застосування АК в умовах міжбібліотечної співпраці, постало питання проведення дослідження і з’ясування можливостей провідних освітянських бібліотек України щодо створення й використання АФ у процесі аналітико-синтетичного опрацювання документів і відображення їх в ЕК.
Формування АФ у ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського розпочато зі створення авторитетного файлу „Колективні автори” [2]. Назви установ та організацій мають підлягати контролю, оскільки функціонування значних за обсягом бібліографічних записів породжує множину варіантів формулювань одного й того ж заголовка, що негативно впливає на результат бібліографічного пошуку.
База даних АФ „Колективні автори” (АФ „КА”) ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського була створена у 2006 році на базі програмного забезпечення АБІС „ІРБІС” на основі карткової Картотеки назв колективного автора, яка велася з 2004 р. і стала прообразом АФ „КА”, та включає в себе колетиви/організації педагогіко-психологічного та освітянського направлення.
Джерелами створення АФ „КА” стали також офіційні видання НАН, НАПН та інших галузевих академій наук України, інформація з довідкових видань (енциклопедій, довідників), офіційна інформація з сайтів установ та організацій, видання установ та організацій тощо.
Формування й ведення авторитетного файлу „Колективні автори” гарантує уніфікацію назв колективів і організацій разом із варіантними формами назв, повноту відомостей про назви, а також створення єдиної системи посилань із відповідними поясненнями. Використання офіційної назви установи є кращім засобом ідентифікації, репрезентації та точнішого аналізу наукової діяльності як авторів (характеризує їх публікаційну активність), так і установи, яку вони представляють [3]. Для адекватної самопрезентації наукової установи у спеціалізованих системах і базах даних необхідно використання її членами офіційної назви установи при створенні індивідуальних профілів та у супровідній інформації до публікацій результатів досліджень у наукових журналах і репозитаріях, доповідях конференцій. Пра¬вильне використання належності до установи дає змогу краще ідентифікувати автора, сприяє виконанню точніших наукометричних розрахунків результатів наукової діяльності, а також може слугувати для демонстрації академічних досягнень у швид¬кий та ефективний спосіб. Це сприяє також коректному відображенню інформації в науково-метричних базах даних, що впливає на пошук і визначення цитованості публікацій.
Для уніфікації створення АФ „КА” на базі АБІС „ІРБІС” науковцями ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського розроблена інструкція з правил заповнення полів і підполів. Зміст авторитетних записів АФ „КА” (поля та підполя) був визначений переліком формату авторитетних даних для колективів-організацій у АБІС „ІРБІС”. Обраний набір полів дав змогу сформувати АФ, який повністю виконує своє головне призначення – підтримує процес каталогізації і ведення БЗ, а також сприяє підвищенню повноти і точності інформаційного пошуку в ЕК. Рисою створеного інформаційного продукту є зосередження в одному авторитетному запису сучасної назви, назви іншими мовами, всіх попередніх, варіантних та скорочених назв колективу. Також заповнювалися поля, які несли деяку довідкову інформацію про колектив. Таким чином у процесі формування авторитетного запису заповнювалися такі поля:
Поле 210 – Основна (уніфікована) назва колективу
Поле 410 – Посилання типу „див.” (інші назви колективу)
Поле 510 – Посилання типу „див. також” (зв’язані основні назви колективу)
Поле 710 – Зв’язані основні назви колективу іншою мовою.
Поле 900 – Вид колективу/заходу
Поле 300 – Інформаційна примітка
Поле 801 – Джерело створення авторитетного запису
Поле 810 – Джерело, в якому виявлена інформація про заголовок.
Інші поля було зазначено як факультативні.
АФ „КА” створювався на назви постійних колективів/організацій за умови наявності їх документів у фондах ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського. Авторитетні записи створювалися на мові каталогізації - український. Якщо назви колективів в різні часи наводилися двома і більше мовами, в тому числі на український, для полегшення пошуку та формування авторських комплексів заголовок АФ „КА” створювався на українській мові. Назви на інших мовах записувалися в поле 710: зв'язані основні назви колективу /організації іншими мовами. Зміни назв установ відображалися в полі 510: Посилання типу „см. також ”. Інші назви колективу /організації (ненормовані назви колективу /організації) - в полі 410: Посилання типу „см”.
Що стосується форми власності установи, було прийняте рішення при формуванні запису в базі даних „КА” для зручного і швидкого пошуку на перше місце ставити назву колективу, а потім зазначати форму власності.
Якщо назву колективу подано російською мовою, то його найменування, окрім української мови в полі 210 „Основне (уніфіковане) найменування колективу” також вводиться російською мовою у поле 510 „Посилання типу „див.”. У пошуковому словнику назва колективу з’являється як українською, так і російською мовами. Якщо нова установа створена шляхом злиття двох інших установ, то в інформаційному записі пов’язуються три найменування: нове та обидва старі. Нижче наведений приклад формування авторитетного запису (см. рис.).



Рис. Авторитетний запис на назву установи Донбаський державний педагогічний університет
На 01.11.2018 р. обсяг БД АФ „КА” становить понад 800 записів. Усі відомості про стан БД відображено в „Паспорті БД АФ „КА”, в якому зазначено дату створення АФ „КА”, та на базі якого програмного забезпечення, назви яких установ присутні БД АФ „КА”.
Для підвищення ефективності міжбібліотечної співпраці фахівці ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського у 2016 р. провели дослідження питання формування галузевих АФ, в тому числі АФ „КА”, та їх використання в процесі опрацювання документів в ЕК. Дослідження проведено методом анкетування, для чого розроблено анкету, що містить зокрема такі запитання:
1. Чи знайомі ваші фахівці з технологією авторитетного/нормативного контролю
для уніфікування заголовків бібліографічних записів?
2. На вашу думку, чи дасть змогу використання авторитетних файлів:
– уніфікувати введення інформації;
– поліпшити якість опрацювання документів;
– прискорити опрацювання документів;
– поліпшити рівень інформаційного забезпечення користувачів;
– оптимізувати пошук документів в ЕК.
3. Чи створюєте (використовуєте) ви авторитетні файли в процесі формування
ЕК вашої бібліотеки?
4. Чи хотіли б ви отримувати від ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського
авторитетні файли для використання в процесі створення БЗ у власному ЕК?
У ході дослідження опитано 35 бібліотек вищих педагогічних навчальних
закладів України і деяких національних університетів України; відповіді надіслали 32 бібліотеки.
За результатами дослідження встановлено, що 17 з 32 опитаних бібліотек знайомі з технологією створення АФ. Виявлено, що більшість респондентів вважають, що використання АФ дасть змогу уніфікувати введення інформації (це 22 бібліотеки), поліпшити якість опрацювання документів (12 бібліотек), прискорити опрацювання документів (17 бібліотек), поліпшити рівень інформаційного забезпечення користувачів (14 бібліотек), оптимізувати пошук документів в ЕК (19 бібліотек). Проте АФ створюють лише кілька бібліотек, у тому числі АФ „КА” створюють 3 бібліотеки, що використовують програмне забезпечення САБ „ІРБІС”. Але за результатами опитування 19 бібліотек хотіли б використовувати АФ „КА”. Загалом 23 бібліотеки виявили бажання отримувати різні АФ від ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського, з них 15 бібліотек, які працюють в різних програмних забезпеченнях, бажали б отримувати АФ „КА”. Але можливість надання АФ бібліотекам, які працюють не в САБ „ІРБІС” на сьогодні є проблемною, тому що не вирішено питання конвертування бібліографічних записів.
Результати проведеного дослідження свідчать про те, що більшість опитаних бібліотек не створюють АФ, а АФ „КА” створюють лише 3 бібліотеки. Це цілком зрозуміло, оскільки робота зі створення АФ та їх підтримки в актуальному стані потребує часу, людських ресурсів, матеріальних витрат, яких бібліотекам часто бракує. Проте позитивним є той факт, що переважна більшість бібліотек бажає використовувати АФ при створенні своїх ЕК. І у цьому випадку повинен працювати фактор розвитку міжбібліотечної взаємодії, що потребуватиме упровадження уніфікації у процес електронної каталогізації, а це можливо лише за умови використання АФ.

Список використаної літератури
1. Коваленко С. Г. Авторитетні файли як засіб уніфікації в умовах формування єдиного інформаційного простору / Наталія Зоріна, Світлана Коваленко // Вісник Кн. палати. – 2017. – № 9. – С. 10–16.
2. Коваленко С. Г. Створення авторитетного файлу "Колективний автор" на базі АБІС "ІРБІС" для електронного каталогу Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського / Коваленко С. Г., Гаврилюк Р. П. // Інформ. технології і засоби навчання. – 2009. – вип. 2 (10). – Режим доступу http://lib.iitta.gov.Ua/7953/l/591-2019-l-PB.pdf. - Назва з екрана. - Дата доступу 20.09.2018 .
3. Назаровець М. Використання офіційної назви установи для репрезентації університету в системі Google Академія / Марина Назаровець // Вісник Кн. палати. – 2017. - №5. – С. 33-36.


Authoritative file "Collective authors" as a means of identification and representation of a scientific institution and inter-library corporate interaction

Коваленко Світлана Георгіївна, науковий співробітник Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського; тел. 066-132-86-44.