Вхідний контроль документів як складова діяльності зі збереження бібліотечних та архівних фондів у НБУВ

Тези доповіді

Вхідний контроль документів як складова діяльності зі збереження бібліотечних та архівних фондів у НБУВ

Розглянуто питання значення вхідного контролю нових надходжень. Проаналізовано фактори ризику, надано рекомендації щодо їх усунення, визначено заходи із забезпечення довготривалого зберігання бібліотечних та архівних документів.

Ключові слова: документи, вхідний контроль, нові надходження, архівний фонд.

Зберігання бібліотечних фондів є однією з фундаментальних проблем та напрямків практичної діяльності бібліотек. Перед бібліотечними фахівцями постійна дилема – як у сучасних умовах реального зростання ролі й значення збереження національного документального спадку бібліотек та архівів задовольнити потреби користувачів у доступі до цих інформаційних ресурсів.
У процесі зберігання та використання бібліотечних фондів загроза для документів виникає насамперед через домінування певного чинника: фізико-хімічного, температурно-вологісного, біологічного, санітарно-гігієнічного та екологічного. Зрозуміло, що стан бібліотечного фонду значною мірою залежить від дотримання нормативних умов зберігання документів. Розроблення стратегії захисту фондів є спільною науковою проблемою для фахівців різних профілів. Саме у цьому напрямі реалізується діяльність відділу наукових технологій збереження фондів (ВНТЗФ) Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (НБУВ), спрямована на сприяння дотриманню оптимальних умов зберігання фондів шляхом гарантування біологічної безпеки, мінімізації негативного впливу навколишнього середовища, унеможливлення прискорення старіння матеріальної основи документів, запобігання та попередження факторів соціального ризику для зберігання фондів.
Тому, відповідно до плану науково-дослідної роботи (НДР), у рамках постійно діючого екологічного моніторингу приміщень і фондів, для запровадження превентивних заходів виконувалися обстеження стану фізичного збереження нових надходжень, що надійшли на постійне зберігання до НБУВ, а саме: документів, які були подаровані Бібліотеці; які передаються з інших установ для зберігання в НБУВ; зберігаються у відділі обмінно-резервних фондів (ВОРФ) та використовуються для комплектування фондів спеціалізованих відділів, а також документи з особистих архівів видатних вчених НАН України.
Вхідний контроль передбачає проведення візуального огляду на наявність механічного пошкодження, мікологічного забруднення та ентомологічного ураження; дослідження конструктивних та хіміко-технологічних властивостей матеріальної основи отриманих документів, визначення вологості паперу книжкових блоків та елементів оправ контактним способом. Вимірювання вологості матеріальної основи зазначених документів, паперового носія інформації та елементів оправ здійснювалося за допомогою вологоміра контактної дії «Testo 606». За виявлення на поверхні документів ознак мікологічного забруднення (плісняви) проводяться додаткові лабораторні дослідження (виявлення життєздатності мікобіоти), за результатами яких вирішується питання щодо необхідності додаткових санітарно-гігієнічних заходів або дезінфекції. Під час проведення вхідного контролю документів виконавці діють відповідно до вимог комплексу контрольно-профілактичних заходів щодо забезпечення збереження документів, які надійшли на державне зберігання, передбачених галузевим стандартом ОСТ 55.6-85 Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. п/п 1 та вимог чинного стандарту ДСТУ ГОСТ 7.50:2006. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Консервація документів. Загальні вимоги (ГОСТ 7.50-2002 ІДТ).
За останні роки вхідний контроль був здійснений для великого масиву переданих до НБУВ дисертацій, місцем постійного зберігання яких є відділ організації обслуговування основного фонду (ВОООФ). Велику увагу фахівців під час проведення обстеження було зосереджено на стані матеріальної основи та конструкцій дисертацій, оскільки для матеріальної основи використовувалися різні види паперу, часто невисокої якості. Також для виготовлення оправ дисертацій не в умовах бібліотеки часто використовуються матеріали, що не відповідають вимогам міждержавного стандарту з консервації документів. З цих причин дисертації перебувають під постійним контролем. Усього було оглянуто 2 750 од. зб. Для 195 дисертацій за результатами обстеження було проведено необхідний комплекс стабілізаційних заходів.
Постійно проводиться контроль нових надходжень до Інституту архівознавства. Це архівні справи (комплекти документів особового походження) видатних вчених, які передаються на державне зберігання.
Зазвичай, кожен архівний фонд містить: робочі матеріали до наукових праць, автобіографічні документи, окремі документи з діяльності, уривки монографій, статті та рецензії на праці інших науковців, кольорові листівки, фотографії тощо. Іноді зустрічаються документи на електронних носіях.
Особливої уваги потребують рукописні документи (записи олівцем і чорнилом) та фотодокументи, які доцільно зберігати в окремих папках або конвертах. Для подальшого зберігання оглянутих документів, з метою стабілізації старіння паперу, фондоутримувачам було рекомендовано видаляти металеві скріпки, які прискорюють окислювальні процеси в папері. Крім того, у зв’язку з особливостями хімічного складу полімерних обкладинок зошитів, що містять щоденникові записи й нотатки, для запобігання подальшого руйнування паперового блоку, обкладинки слід також видаляти. Матеріали на компакт-дисках необхідно зберігати вертикально в контейнерах з інертного матеріалу, а також уживати заходів для запобігання дії вібрації та переміщення всередині контейнерів.
Загалом упродовж 2018–2020 років в Інституті архівознавства НБУВ було обстежено 30 архівних фондів та надано відповідні рекомендації щодо подальшого зберігання.
Відповідно до типу надходжень відбувався вхідний контроль і в інших спеціалізованих відділах. Так, у відділі образотворчих мистецтв була проведена експертиза фізичного стану 24 живописних полотен. За результатами обстеження виявлено полотно з ознаками мікологічного ураження, для якого було застосовано дезінфекційну обробку. Для решти документів, перед розміщенням на місці постійного зберігання, було здійснено сухе чищення для стабілізації їх матеріальної основи.
У відділі зарубіжної україніки проводилося обстеження документів отриманих як дарунок від пані Марії Дідик у кількості 235 од. зб. Для стабілізації ослабленої матеріальної основи всі документи пройшли знепилювання. Також пройшли контроль книги з особистої бібліотеки професора Київського державного університету імені Т. Шевченка Починка В. Я. (1916 од. зб.), які надійшли до ВОРФ і після перевірки використовуються для комплектування фондів спеціалізованих структурних підрозділів НБУВ.
Таким чином, вхідний контроль документів, які надходять до Бібліотеки, є невід’ємною складовою роботи фахівців ВНТЗФ для забезпечення довготермінового зберігання бібліотечних та архівних фондів.

UDC 027.54(477-25)НБУВ:[025.7/.9:025.85+025.2-047.64]
Volosatykh Lіudmyla,
orcid 0000-0002-9862-8626,
Lead Engineer-Chemist,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
е-mail: volluda7@gmail.com

Documents incoming control as a component of activity with library and archival funds preservation in VNLU

The importance of incoming control of new arrivals is considered. Risk factors are analyzed, recommendations for their elimination are provided, and measures to ensure long-term storage of library and archival documents are identified.

Keywords: documents, incoming control, new arrivals, archival fund.