Розвиток системи моніторингу фізичного стану документів Національної бібліотек України імені В. І. Вернадського

Тези доповіді

Ковтанюк Юрій Славович,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
кандидат історичних наук, старший дослідник,
заступник генерального директора з наукової роботи,
Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського,
Київ, Україна
e-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

Розвиток системи моніторингу фізичного стану документів Національної бібліотек України імені В. І. Вернадського

Розглянуто створення системи автоматизованого моніторингу фізичного стану бібліотечних та архівних документів у Національній бібліотеці України імені В. І. Вернадського як важливого складника збирання та опрацювання критично важливої інформаційної основи цифрової трансформації системи збереження.
Ключові слова: бібліотека, архів, одиниця зберігання, фізичний стан документів, моніторинг стану документів, забезпечення збереженості, цифрова трансформація.

У межах наукової роботи за темою «Цифрова трансформація системи збереження фондів Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського», що здійснюється протягом 2024–2026 рр. відділом наукових технологій збереження фондів (далі ВНТЗФ), було створено автоматизовану систему на основі бази даних «Фізичний стан фондів НБУВ» (далі БД ФСФ). Авторизований доступ до автоматизованої системи надається виключно із локальної комп’ютерної мережі Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (далі НБУВ). Адміністратором системи є ВНТЗФ. Система, зокрема БД ФСФ, функціонує на ресурсах Центру збереження і оцифрування фондів (далі ЦЗОФ) НБУВ, а саме мережевому сховищі даних NAS QNAP TS-873A відділу оцифрування фондів, що входить до складу ЦЗОФ. На таке рішення вплинуло два чинники. Інформація, що буде накопичуватися згодом у системі є суто службовою. На відміну від більшості інформаційних ресурсів, ця система більше спрямована не на перегляд інформації широким загалом, а як інструментарій для автоматизування та покращення діяльності фахівців з різних напрямів щодо забезпечення збереження фондів НБУВ як важливого складника загальної цифрової трансформації системи зберігання документів історико-культурної спадщини.
База даних створена в системі керування базами даних MySQL, що надається у вільне використання у складі програмного забезпечення NAS QNAP TS-873A. Застосунки для онлайн роботи розроблені власними силами на мові програмування PHP як адаптивний дизайн на основі поширеного вільного фронтенд-фреймворку з відкритим кодом Bootstrap. Це означає, що зберігачам буде зручно працювати у системі безпосередньо із сховищ за допомогою їх мобільних пристроїв, що можуть легко підключатися до локальної мережі НБУВ.
Структуру БД ФСФ НБУВ можна розділити на два великих складники: описовий та результативний.
Розглянемо дані описового складника.
Зареєстровані користувачі, їхня роль у системі, на підставі яких надається авторизований доступ до системи працівникам усіх структурних підрозділів НБУВ, котрі відповідають за зберігання фондів і здійснюють постійний моніторинг фізичного стану документів, а також виконують завдання щодо аналізу отриманих даних та адміністрування системи.
Матеріально-технічне забезпечення збереження фондів НБУВ: будівлі, сховища, стелажне обладнання.
Обладнання та його технічний стан, за допомогою якого здійснюється моніторинг умов зберігання документів, насамперед усі термогігрометри.
Фонди та облікові документи. Створена структура, що дозволить охопити усі особливості обліку документів НБУВ, зважаючи на універсальний характер установи та множину спеціалізованих структурних підрозділів, які зберігають різні масиви документів за технологіями їх виготовлення, первинним оперативним призначенням, наявною атрибутацією, станом описування та чинними нормативно-правовими актами, нормативними і методичними документами. Наприклад, нормативно-визначеним є облік документів в Інститутах рукопису й архівознавства, що зберігають документи, віднесені до Національного архівного фонду.
Матеріальна основа усіх документів НБУВ. За результатами науково дослідження ВНТЗФ, що завершилося у 2023 р. було видано монографію «Базові складові сучасної системи збереження особливо цінних бібліотечних та архівних фондів, що становлять культурне надбання України» (https://doi.org/10.15407/r_nbuv.0005085), у якій представлено класифікацію матеріалів, що використані для створення носіїв документів та фіксування їх інформації. Ця класифікація взята за основу для укладання відповідної підструктури БД ФСФ, що визначає ці матеріали, їхні види та підвиди. Натепер БД містить описання 27 різних матеріалів, виявлених у документах НБУВ, 98 їх видів та 45 підвидів. До прикладу: для паперу визначено 24 його види та 25 підвидів, що деталізують ці види. Для пергаменту (не слід плутати з пергаменом зі шкіри) визначено чотири підвиди: калька, пергамент харчовий, підпергамент небілений та силіконовий. Для фотопаперу три: баритований (баритовий), основа для фотопаперу та фотопапір для друку на лазерних і струменевих принтерах.
Фактори ризику та їх деталізація.
Механічне пошкодження. Якщо раніше це відбувалося лише за наслідками поступового природнього старіння матеріалів, особливо тих, що не призначені для постійного їх зберігання та потребують примусового стабілізування, або була випадковість як результат недбайливого відношення до документів, то натепер висока ймовірність такого пошкодження руйнівної дії як результату бойових дій, що п’ятий рік поспіль тривають на всій території України. Важливо, що остання загроза може мати масовий характер.
Нагрівання. Не всі матеріали документів однаково стійкі до нагрівання без зміни їхніх фізико-хімічних властивостей та більшість не може витримати, навіть нетривале нагрівання прямим вогнем. Найбільш небезпечним рівнем такого неконтрольованого та масового нагрівання є пожежа як найбільш руйнівна загроза, зважаючи на високу горючість матеріалів документів. Так само як і механічне руйнування, на сьогодні залишається висока ймовірність руйнування вогнем за результатами будь-яких атак на будівлі бібліотек та архівів. Однак, чималий, але поступово непомітний вплив може завдати і сухий клімат у сховищі, коли температура повітря є тривалий час підвищеною, що прискорить перетворення матеріалів документів на крихкий стан. Тому контроль температурно-вологісного режиму є важливим складником повсякденної роботи зберігачів.
Підвищення вологості та пряме потрапляння води, зокрема затоплення сховищ. Такий вплив можливий якщо у сховищі підвищений рівень вологості, навіть, якщо це не помітно без точного вимірювання, що призведе до поступового всмоктуванню матеріалами зайвої вологи у повітрі та зміни їхніх властивостей, а також утворення сприятливого середовища для життєдіяльності різних мікроорганізмів. Несвоєчасне рятування документів від намокання з подальшим їх природнім висиханням, може призвести до пресування аркушів у фізично цілісний об’єкт, що схожий на камінь, механічне роз’єднання якого на аркуші призведе до повного руйнування документа. Затоплення документів є загрозою найвищого порядку, особливо внаслідок пориву системи опалення, коли на документи відбувається одночасно вплив вологи та підвищення температури.
Мікробіологічні шкідники, найчастіше це утворення мікобіоти, якщо умови зберігання сприяють не збереженню документів, а нормальному розвитку мікроорганізмів, навіть вищого порядку на документах, стелажному обладнанні, стінах, стелі та підлозі.
Ентомологічні шкідники. Основні шляхи потрапляння комах у сховища з подальшим ураженням документів, обладнання та сховищ, це недотримання механічного захисту приміщення під час його провітрювання за допомогою системи вентиляції або шляхом відкривання вікон, потрапляння в сховище вже заражених одиниць зберігання та внаслідок порушення температурно-вологісного режиму утворення сприятливого вологісного середовища для оживання (регідратації) личинок, що перебувають в ангідробіозі (у висушеному стані) – тривалий час знаходяться у, так званій, глибокій сплячці.
Вплив різних випромінювань, що переважно мають руйнівний характер для матеріалів документів, зокрема прискорюють їх старіння, не кажучи вже про тривалу шкідливість на живих організмів, зокрема людини, та їх накопичуваний ефект. Насамперед до таких випромінювань відносяться радіаційне, електромагнітне, ультрафіолет (сонячне світло) тощо.
Речовини, що мають руйнівний вплив на матеріали документів. На жаль, здебільшого такі речовини застосовувалися чи можуть застосовуватися для оброблення документів відповідно до застарілих технологій для їх консервації, реставрації та рятування. Найчастіше зустрічаються: дихлордифенілтрихлорметилметану (ДДТ), формальдегіди, силіконові полімери, спирт тощо. На сьогодні зберігачами та реставраторами у документах НБУВ виявлено лише наслідки застосування спирту та силіконового клею.
До кожного шкідника створено базову номенклатуру найбільш типових, ураження якими траплялося за досвідом діяльності ВНТЗФ за останні 25 років, з часу створення такого структурного підрозділу в НБУВ.
За потребою, автоматизована система дозволяє додавати нові записи до кожного довідника для описування виявлених матеріалів, шкідників, нового обладнання, введених в експлуатацію сховищ тощо.
Результативний складник дозволяє зафіксувати на певний момент часу стан документів та обладнання для їх збереження й містить нижче розглянуті.
Стан документів – це узагальнена оцінка, що визначається експертами відповідно до хіміко-фізичного стану матеріалів документів, з урахуванням наведених вище ризиків та їхнього впливу на різні матеріали, а також поточної спроможності документа відтворювати інформацію, яка в ньому зафіксована. Відповідно до отриманих результатів оцінювання стану документів ВНТЗФ плануються такі заходи: додаткового обстеження, проведення лабораторних експериментів, превентивної консервації, ремонту, реставрації, негайного рятування та оцифрування, а також першочерговості цих заходів. До прикладу, часто перед фахівцями постає міждисциплінарне запитання: спочатку рятувати, а потім оцифровувати документ? Чи навпаки? Рішення приймаються різні. Найбільш складне передбачає оцифрування пошкодженого або зараженого документа, його рятування та повторне оцифрування вже зміненої одиниці зберігання. Глибина цих змін є вирішальною щодо планування подальших дій. Чим більше імовірність наступних змін або його неминучого руйнування, тим ближче фахівці до першочергового оцифрування документа таким, який він є. Це також часто буває непростим заходом, особливо оцифрування документів, заражених мікроорганізмами, що тягне за собою додаткові дії захисту та превентивного знезараження обладнання для оцифрування.
За такими саме принципами визначається узагальнена оцінка також стану пакування документів, термогігрометрів, стелажного обладнання, сховищ.
Особливе місце займає фіксування стану температурно-вологісного режиму. До появи зазначеної автоматизованої системи відповідальні за цей режим щодня подавали відомості про температуру та вологість у кожному сховищі НБУВ по телефону до ВНТЗФ. Отримана інформація постійно додавалась до спеціалізованої БД. Вимірювання температури і вологості здійснювалося за допомогою термогігрометрів, якими обладнано кожне сховище або його частина, якщо сховище має значні розміри. Нова система передбачає надання авторизованого доступу зберігачів по структурним підрозділам для незалежного введення зазначених даних у зручний для них час. Відповідальному ВНТЗФ залишається лише контролювати своєчасне надходження цих даних і дотримання нормативно визначених значень. У разі визначення відхилення цих значень, своєчасно реагувати та організовувати відповідні заходи з нормалізування температурно-вологісного режиму у відповідному сховищі.
У 2026 р. завершено створення мережі датчиків для автоматичного отримання показників температури і вологості у всіх сховищах у корпусі НБУВ по вул. Володимирській, 62, що було розпочато у 2024 р. як експерименту в межах наукової роботи. Отримання показників відбувається двічі на добу (по одному разу вдень і вночі) по мережі інтернет, без участі зберігачів. За потребою, кількість вимірювань на добу може бути збільшена за визначеним графіком.
Надалі планується створення подібної мережі у корпусі НБУВ по просп. Голосіївському, 3. Однак, це завдання є набагато складнішим, зважаючи на значні розміри цієї мережі, що повинна покривати сховища, розташовані у будівлі, що має 27 поверхів та площу понад 35 тис. кв. м. У цьому році розпочато підготовку проєктування мережі для приблизної оцінки витрат на її створення.
Отже, до створення мережі датчиків для автоматичного вимірювання температури і вологості у корпусі НБУВ по просп. Голосіївському, 3 зберігачі будуть продовжувати працювати в режимі введення показників в БД ФСФ.
Наступним кроком для усіх зберігачів повинно стати опанування роботи в системі для оперативного додавання інформації про стан документів, що опрацьовуються ними. Вочевидь, що перша черга введення в експлуатацію БД ФСФ потребує підготовки Інструкції користувача, що буде доопрацьовуватися після певного часу апробації автоматизованої системи у структурних підрозділах НБУВ.
Важливе значення для поєднання метаданих, які описують користувачів і матеріально-технічне забезпечення є метадані, що визначають структуру НБУВ: дирекція, інститути (служби, бібліотеки, фонди, центри), відділи, сектори. На сьогодні у БД представлена чинна структура НБУВ. Проте, у майбутньому слід передбачити її розвиток, що дозволить переходити до нової структури НБУВ і зберігати інформацію про її зміни.
Крім того, ця частина БД ФСФ може стати джерелом інформації для інших БД, в яких багаторазово, але в різних формах представлення, використовується інформація про структурні підрозділи НБУВ. Більш того, БД ФСФ дозволить надавати відомості не тільки про сам структурний підрозділ, а також про місце його розташування (адреса, будівля), контакти, поверховість, номер приміщення тощо. Ці дані також неодноразово повторюються в різних БД НБУВ. Зазвичай достатньо перейти в інших БД до використання ідентифікаторів, якими потрібна інформація позначена в єдиному джерелі (БД), що дозволить поступово уніфікувати доступ до інформації загальної для всіх БД НБУВ і не тільки про структурні підрозділи.
Подальший розвиток системи буде полягати у створенні нових довідників, які будуть формуватися за результатами численних експериментів щодо визначення різних шкідників за отриманими пробами із документів НБУВ та аналітичних інструментів, насамперед для співробітників ВНТЗФ та реставраторів, що дозволять враховувати накопичені дані, зокрема про досвід попередніх заходів, для визначення найбільш ефективного оперативного плану заходів щодо збереження фондів НБУВ.

Yurii Kovtaniuk,
ORCID https://orcid.org/0000-0002-4120-1875,
Candidate of Historical Sciences, Senior Research Associate,
Deputy Director General for Research,
V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine,
Kyiv, Ukraine
e-mail: y.kovtaniuk@gmail.com

Development of a system for monitoring the physical condition of VNLU records

The creation of an automated monitoring system for the physical condition of library and archival records at the V. I. Vernadskyi National Library of Ukraine is considered as an important component of collecting and processing critical information for the digital transformation of the storage system.
Keywords: library, archive, storage unit, physical condition of records, monitoring of record condition, ensuring preservation, digital transformation.