Формування архівного фонду науково-дослідного інституту в сучасних умовах (на прикладі архівного фонду Інституту держави і права ім. В. М. Корецького НАН України)

ЗаявникСічова Оксана Василівна (Україна)
ФорумМіжнародна наукова конференція «Бібліотека. Наука. Комунікація: формування національного інформаційного простору»
Захід• Семінар: Архівна спадщина в інформаційному просторі: традиції, інновації, перспективи
Назва доповідіФормування архівного фонду науково-дослідного інституту в сучасних умовах (на прикладі архівного фонду Інституту держави і права ім. В. М. Корецького НАН України)
Інформація про співдоповідачів
Презентаціяне завантажено
Статтяне завантажено


Тези доповіді

Інститут держави і права ім. В. М. Корецького НАН України здійснює фундаментальні теоретико-методологічні та прикладні дослідження актуальних проблем державно-правового будівництва в Україні; координує фундаментальні наукові розробки відповідних проблем; готує кадри вищої кваліфікації – докторів і кандидатів юридичних наук; проводить наукові і науково-практичні конференції; видає юридичну літературу; надає експертну та науково-консультативну допомогу Верховній Раді України, адміністрації Президента України, судовим органам, Генеральній прокуратурі України та іншим державним органам.
Пріоритетними напрямами фундаментальних досліджень інституту є: проблеми державотворення в Україні: теорія, історія, практика; правові проблеми демократизації суспільних відносин інформування громадянського суспільства та утвердження прав та свобод людини; теоретичні та прикладні проблеми розвитку правової системи України; теоретичні проблеми реалізації Конституції та законодавства України; Україна в системі сучасного міжнародного правопорядку та Європейської інтеграції: теорія і практика; проблеми енциклопедичних юридичних досліджень, філософії і соціології права. Інститут підтримує тісні зв’язки з центральними органами державної влади, з окремими відомствами, установами, організаціями в сфері державно-правового будівництва, правоохоронними та судовими органами України. Науковці інституту беруть активну участь у законотворчій роботі шляхом безпосередньої розробки проектів законодавчих актів, концепцій законів, роботи в якості членів робочих груп і комісій, підготовки науково-правових висновків, зауважень і пропозицій до проектів нормативних актів та ін.
Діяльність інституту в цілому та його працівників зокрема, фіксується в документах, що стають частиною архівного фонду установи. Документи, передані в архів інституту зі структурних підрозділів, формуються в справи за окремий діловодний рік, з дотриманням принципу континуїтету. Разом з тим у процесі роботи виявлено, що окремі документи помилково сформовані в діловодстві більше ніж за один календарний рік, тому, враховуючи це та їх інформаційну повноту, вирішено об’єднувати такі документи в одну справу. Ці справи вміщені в річний розділ опису по даті першого документа. В решті річних розділів, до яких відносяться документи справи, містяться посилання з зазначенням її номера. Дати справ відповідають датам створення вміщених у них документів.
Документи архівного фонду інституту формуються в чотири самостійні продовжувані описи. Опис на управлінську та науково-організаційну документацію (№ 1) формується за хронологічно-структурним принципом  в середині річних розділів робляться підрозділи відповідно до структури Інституту. У середині підрозділів справи вміщені з врахуванням значимості включених до них документів та логічного порядку. Таким чином, у річному розділі опису № 1 є підрозділи: «Директор», «Вчена рада», «Наукові відділи», «Відділ кадрів», «Бухгалтерія», «Профспілковий комітет».
До підрозділу «Директор» включаються постанови та розпорядження Президії НАН України; накази директора інституту з основної діяльності; листування з Верховною Радою України, Секретаріатом Президента України, Кабінетом Міністрів України, міністерствами, окремими відомствами, установами, організаціями в сфері державно-правового будівництва, правоохоронними та судовими органами України з питань удосконалення законодавства, практики роботи державних органів та науково-правових питань; листування з Президією та Відділеннями НАН України про виконання їх доручень та з організації наукових досліджень. До підрозділу «Вчена рада» входять протоколи засідань Вченої ради інституту з додатками (довідки про хід роботи по наукових темах, обґрунтування тем кандидатських і докторських дисертацій, рекомендації до друку монографічних праць, висунення кандидатів у дійсні члени та члени-кореспонденти НАН України, Національної академії правових наук України, висунення видань і співробітників на здобуття премій, обговорення наукових доповідей, інформації про роботу конференцій, методологічних семінарів, звіти співробітників інституту про участь в роботі комітетів, рад тощо). Тематичні та робочі плани науково-дослідних робіт інституту. Звіти про наукову та науково-організаційну діяльність інституту за рік містяться в окремих справах, в додатках до них містяться різноманітні статистичні дані з діяльності установи та контрольні списки наукових співробітників. Запити на відкриття тем наукових досліджень та протоколи приймання завершених НДР сформовані в окремі справи по даті запитів чи протоколів. Разом з тим дати цих документів не завжди збігаються з хронологією роботи над науковою темою, тому в заголовках вказано рік початку (для запитів) чи рік завершення (для протоколів) роботи по науково-дослідній темі. Оскільки наукові дослідження за конкурсною тематикою, як правило, здійснювалися в межах року, договори на виконання наукових досліджень та акти здаванняприймання завершених науково-дослідних робіт сформовані в одну справу. В додатках до вищезазначених документів містяться постанови Відділення історії, філософії та права НАН України, витяги з протоколів засідань Вченої ради інституту та з протоколів засідань наукових відділів, кошториси, рецензії, реферати, висновки та рекомендації, довідки, облікові картки, експертні висновки, акти впровадження тощо. В окрему справу сформовані постанова Президії НАН України, план заходів, списки учасників, програма урочистої конференції, доповіді, привітання, прес-реліз, статті, фотодокументи про відзначення ювілейних дат в інституті. Документи наукових конференцій, семінарів, круглих столів, проведених інститутом протягом року, сформовані в одну справу. Документи науково-дослідних підрозділів через специфіку формування в діловодстві, розміщуються в межах одного підрозділу. Протоколи засідань наукових відділів сформовані за кілька календарних років в одну справу окремо для кожного відділу. Річні звіти наукових відділів об’єднані разом у томи окремо за кожен рік. До підрозділу «Відділ кадрів» включаються річні статистичні звіти по кадрах та особові справи видатних учених. Підрозділ «Бухгалтерія» в описі представлений штатними розписами, кошторисами і фінансовими звітами. До підрозділу «Профспілка» входять колективні договори та протоколи засідань профспілкового комітету інституту.
Опис № 1-додатковий сформований за номінально-хронологічним принципом. До нього включені окремі управлінські та науково-організаційні документи, що надійшли в архів інституту несвоєчасно, уже після створення і затвердження опису на основний блок вищезазначеного класу документації інституту.
Опис на науково-дослідну документацію інституту (№ 2) формується з дотриманням хронологічно-номінального принципу. В річних розділах містяться підрозділи, що відповідають видам науково-дослідної документації, включеної до опису, це: звіти по завершених науково-дослідних темах; наукові записки; наукові доповіді; проекти законів, розроблені співробітниками інституту. Документи в підрозділах опису вміщені за алфавітом прізвищ авторів або керівників НДР.
Опис № 3-к документації з кадрових питань також складається за хронологічно-номінальним принципом. В середині річних розділів справи систематизовані за видами документів та значимістю. До опису внесені наступні види документів: накази директора інституту з кадрових питань; накази директора інституту про доплати та відпустки без збереження зарплати; особові справи звільнених докторів і кандидатів наук; особові справи звільнених працівників; особові справи аспірантів; особові рахунки працівників і аспірантів; протоколи засідання екзаменаційних комісії з приймання кандидатських іспитів; протоколи засідань конкурсних комісій по заміщенню вакантних посад.